Assistante exécutive ou assistant exécutif

McConnell Foundation; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

McConnell Foundation est à la recherche d’un adjoint administratif bilingue (français/anglais) pour soutenir la présidence et l’équipe de direction, en garantissant une coordination efficace des activités et des processus de gouvernance.

La fonction exige au moins trois années d’expérience dans un rôle équivalent auprès de cadres supérieurs, avec une maîtrise des outils Microsoft 365 et SharePoint et un réel intérêt pour le secteur philanthropique et sans but lucratif.

Qualifications

• Bilingue (français et anglais) avec au moins trois années d’expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs.
• Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles.
• Maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint; jugement professionnel développé et intérêt pour la gouvernance et le secteur à but non lucratif.

Responsibilities

• Soutien à la présidence et à la direction; gestion de l’agenda, déplacements, communications, suivis et dépenses.
• Agir comme point de contact principal du Bureau de la présidence et soutenir les événements, les initiatives stratégiques et les relations avec les parties prenantes.
• Gouvernance et soutien au conseil d’administration; coordination des activités, planification des réunions et préparation des documents de gouvernance.
• Administration et coordination organisationnelle; soutien du fonctionnement quotidien, gestion documentaire et processus internes.
• Collaboration et amélioration continue; contribuer à des projets transversaux et optimiser outils et processus de travail.

Skills

Organisation

Relationnel

Rédaction

Gestion du temps

Planification

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

Énoncé du poste

Relevant de la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du Bureau de la présidence. À titre de principale personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes, cette personne assure un soutien administratif, organisationnel et de gouvernance de haut niveau afin de permettre à la présidente-directrice générale, à l’équipe de direction et au conseil d’administration d’atteindre leurs priorités stratégiques. Ce rôle contribue directement à la mission de la Fondation visant à bâtir une société plus résiliente, inclusive et durable.

• Soutien à la présidence et à la direction


• Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des communications, des suivis et des dépenses de la présidente-directrice générale. Agir comme point de contact principal du Bureau de la présidence et soutenir les événements, les initiatives stratégiques et les relations avec les parties prenantes.


• Gouvernance et soutien au conseil d’administration


• Appuyer la coordination des activités du conseil d’administration et de ses comités, notamment la planification des réunions, la préparation des documents de gouvernance, la logistique, la rédaction des procès-verbaux et le maintien de pratiques de gouvernance efficaces.


• Administration et coordination organisationnelle


• Soutenir le fonctionnement quotidien de la Fondation en coordonnant les services administratifs, les déplacements de l’équipe de direction, la gestion documentaire et les processus internes nécessaires à une organisation efficace.


• Collaboration et amélioration continue


• Contribuer à des projets transversaux, soutenir l’amélioration des outils, systèmes et processus de travail, et favoriser une culture de collaboration, de service et d’excellence opérationnelle.

Profil recherché

Personne bilingue (français et anglais) possédant au moins trois années d’expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs. Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles, maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint, jugement professionnel développé et intérêt marqué pour la gouvernance, la philanthropie et le secteur à but non lucratif.

Ce que nous offrons

Joignez-vous à l’une des principales fondations philanthropiques du Canada et contribuez à générer un impact social et environnemental durable. La Fondation offre un salaire compétitif, des avantages sociaux entièrement payés, une contribution de 6 % à un régime de retraite, quatre semaines de vacances, une fermeture rémunérée entre le 25 décembre et le 1er janvier, un mode de travail hybride, une allocation pour le télétravail, des programmes de mieux-être ainsi qu’un environnement de travail inclusif, collaboratif et guidé par des valeurs fortes.