Adjoint(e) de direction

iA Financial Group (Industrial Alliance); Quebec; Hybrid; CAD 55,000 - 79,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

Épargne retraite

Achat d’actions

Journées bien-être

Télémédecine

PAEF

Mobilier ergonomique

Bonus de performance

Rabais iA

Job summary

iA Financial Group recherche un Adjoint(e) de direction pour soutenir deux vice-présidents des Services aux concessionnaires. Le rôle combine gestion d’agenda, communications et logistique exécutive, dans un cadre stratégique et visible.

Vous coordonnerez les réunions, préparerez les documents et garantirez la confidentialité des informations sensibles, tout en collaborant avec des partenaires internes et externes à travers le Canada.

Qualifications

• 5 à 10 ans d'expérience en soutien exécutif ou administratif de haut niveau.
• Capacité à gérer agendas, communications et logistique exécutive.
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d'informations confidentielles.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 et outils bureautiques.
• Capacité à collaborer avec divers partenaires internes et externes.

Responsibilities

• Soutien administratif et opérationnel à deux vice-présidents du secteur.
• Coordination des réunions de direction et des comités de gouvernance.
• Préparer et mettre en forme la correspondance, rapports et présentations.
• Collaborer avec adjoints et partenaires internes et externes.
• Soutien accueil, sécurité et initiatives d’intégration.
• Maintenir les informations relatives à la main-d’œuvre et organigrammes.
• Identifier des améliorations de processus et former des collègues.
• Contribuer à des projets stratégiques et à l’évolution des priorités.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Discrétion

Professionnalisme

Communication

Microsoft 365

IA et outils

Collaboration

Bilinguisme FR/EN

Tools

Teams

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

SharePoint

OneNote

Job description

Description

Adjoint(e) de direction

Services aux concessionnaires

Bâtissez l’avenir avec nous

Êtes‑vous passionné(e) par le soutien aux hauts dirigeants et motivé(e) à aider les équipes à donner le meilleur d’elles-mêmes? Souhaitez‑vous jouer un rôle clé au sein d’une organisation dont la raison d’être est d’aider ses clients à se sentir confiants et en sécurité quant à leur avenir?

À titre d’Adjoint(e) de direction, vous offrirez un soutien administratif et opérationnel coordonné à deux vice-présidences du secteur des Services aux concessionnaires. Dans ce rôle hautement stratégique et visible, vous gérerez les priorités, faciliterez les activités exécutives, coordonnerez les interactions entre plusieurs équipes et contribuerez directement à l’efficacité de l’équipe de direction. Ce poste représente une excellente occasion de mettre à profit votre expertise organisationnelle, votre jugement et votre souci du détail dans un environnement collaboratif et axé sur les personnes.

Ce que vous accomplirez avec nous

• Offrir un soutien administratif et opérationnel proactif à deux vice-présidents, notamment en assurant la gestion des agendas, des communications, des priorités, des déplacements et de la logistique exécutive
• Coordonner les réunions de direction, les comités de gouvernance et les événements stratégiques, incluant la préparation des ordres du jour, du matériel requis, le suivi des actions et les suivis subséquents
• Préparer, réviser, traduire et mettre en forme la correspondance exécutive, les rapports, les présentations et divers documents d’affaires
• Collaborer avec les autres adjointes et adjoints de direction, les partenaires internes et les intervenants externes afin d’assurer une coordination fluide des activités
• Soutenir les activités d’accueil et d’intégration, les demandes liées à la sécurité, les mises à jour organisationnelles, les initiatives d’engagement des employés ainsi que divers processus opérationnels
• Maintenir à jour les informations relatives à la main-d’œuvre et les organigrammes tout en assurant l’exactitude et la confidentialité des renseignements sensibles
• Identifier des opportunités d’amélioration des processus administratifs et offrir du soutien ainsi que de l’accompagnement à des collègues administratifs moins expérimentés
• Contribuer à des projets spéciaux et à l’évolution des priorités d’affaires au besoin

Ce qui pourrait accélérer votre réussite dans ce rôle

• Possède entre 5 et 10 ans d’expérience progressive en soutien exécutif ou administratif de haut niveau au sein d’organisations complexes et en évolution rapide
• Démontre d’excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités, tout en respectant des échéances critiques
• Fait preuve d’un jugement irréprochable, de discrétion et de professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles
• Excelle dans la résolution de problèmes et sait proposer des solutions pratiques en s’appuyant sur les processus et les précédents établis
• Développe des relations de confiance et collabore efficacement avec des dirigeants, collègues et partenaires de différents secteurs
• Communique de façon claire, professionnelle et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Possède une maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint et OneNote
• Utilise de façon responsable l’intelligence artificielle et les outils numériques émergents afin d’accroître son efficacité et d’optimiser les processus administratifs
• Apprécie soutenir et accompagner des collègues, sans nécessairement exercer de supervision formelle
• Est en mesure de travailler à partir du bureau de Toronto ou de Montréal (Brossard) et de s’adapter aux besoins changeants de l’organisation
• Possèder un bilinguisme (français et anglais) est primordial pour la réussite dans ce poste. La personne titulaire sera appelée à préparer, traduire, réviser et coordonner régulièrement des communications exécutives, des présentations, des rapports, des rencontres et des interactions avec des partenaires internes et externes à travers le Canada, de manière occasionnelle. Une maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est donc requise.

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous

• Un environnement où l’apprentissage, le développement et la recherche de l’excellence vont de pair
• L’intelligence artificielle à la portée de tous, afin d’accroître votre efficacité personnelle et de soutenir la croissance de l’organisation
• Un milieu de travail sain, sécuritaire, équitable et inclusif où chacun peut réaliser pleinement son potentiel
• La possibilité d’évoluer dans un environnement hybride offrant flexibilité et espaces de travail modernes et inspirants

Avantages compétitifs

• Régime d’assurance collective flexible
• Régime d’épargne-retraite compétitif
• Régime d’achat d’actions pour les employés
• Programme de vacances, journées bien-être et journées de développement personnel
• Services de télémédecine
• Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF)
• Programme de mobilier ergonomique
• Boni de performance
• Rabais sur les produits iA
• Et bien plus encore!

L’échelle salariale habituelle pour ce poste se situe entre 55 385 $ et 78 882 $ CA par année. Le salaire de base offert peut varier en fonction des connaissances, des compétences, des années d’expérience ainsi que de l’équité interne liée au poste.