Agent(e) des études sur le terrain et des stages scientifiques

McGill University; Montreal; On-site; CAD 73,000 - 110,000; Full time

Job summary

Le Bureau des études sur le terrain et des stages scientifiques de McGill University recrute un agent pour gérer les semestres d’études sur le terrain et les stages, coordonner le financement et les aspects logistiques.

Vous travaillerez étroitement avec les partenaires académiques et les employeurs, animerez des ateliers, et développerez les stratégies de promotion et de recrutement pour maximiser la participation des étudiants. La langue française et anglaise sont requises.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l'anglais; bilinguisme requis.
• Expérience de gestion de portefeuilles complexes et budgets.
• Connaissance des enjeux mondiaux; capacité à travailler avec partenaires.
• Compétences en planification, organisation et prise de décision.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations professionnelles.
• Expérience de supervision du personnel.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéances.
• Connaissance des outils informatiques et apprentissage rapide de Microsoft Office, SharePoint et Power BI; Banner est un atout.

Responsibilities

• Superviser l’administration et les opérations logistiques des programmes de semestres et de stages.
• Gérer le financement des budgets et organiser les paiements internationaux.
• Animer des ateliers sur les possibilités d’études sur le terrain et informer les étudiants des risques.
• Élaborer des stratégies de promotion et optimiser les occasions de recrutement.
• Superviser la mise à jour des sites Web des programmes.
• Gérer les candidatures et développer des relations avec partenaires et employeurs.
• Contribuer à l’évolution des programmes et déplacements écoresponsables.
• Superviser les activités de recrutement et rayonnement étudiants.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Planification

Gestion budgétaire

Communication écrite

Relationnel

Supervision du personnel

Power BI

SharePoint

MS Office

Rédaction et présentation

Education

Baccalauréat 3 ans

Tools

Banner

Power BI

SharePoint

Excel

Forms

Power Automate

Job description

Faculté des sciences

Bureau des études sur le terrain et aux stages scientifiques

Résumé Du Poste

L’agent(e) aux études sur le terrain et aux stages scientifiques assure la gestion des semestres d’études sur le terrain en Afrique de l’Est, à la Barbade et au Panama, ainsi que du programme de stages de la Faculté des sciences. Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire veille également à la gestion du financement des étudiantes et étudiants de premier cycle, des Occasions d’apprentissage enrichies (OAE), de la Déclaration relative à la participation à une activité étudiante, ainsi que de la Mention internationale du B. Sc. La personne titulaire du poste participe activement au McGill International Education Network (MIEN) et est fréquemment appelée à contribuer à diverses réunions et initiatives du Bureau des affaires étudiantes, du Service de planification de carrière et du Réseau des stages. Elle collabore étroitement avec le Conseiller Principal, Opérations et Priorités, les doyens associés et doyennes associées, ainsi qu’avec les directions des programmes d’études sur le terrain de la Faculté des sciences.

Responsabilités Principales

• Superviser l’administration et les opérations logistiques des différents programmes de semestres d’études sur le terrain (Afrique de l’Est, Panama, Arctique et Barbade) ainsi que des stages étudiants.
• Assurer la gestion financière des budgets de l’ensemble des programmes d’études sur le terrain, organiser les paiements internationaux et résoudre les questions financières.
• Animer des ateliers visant à promouvoir les possibilités d’études sur le terrain. Fournir des renseignements sur la gestion des risques et les aspects logistiques, et informer les étudiantes et étudiants des risques associés afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées. Intervenir lors de situations complexes liées aux stages et répondre aux demandes de renseignements des étudiantes et étudiants ainsi que des employeurs.
• Élaborer les stratégies de promotion et de marketing en collaboration avec l’équipe des communications et approuver le matériel produit par la personne coordonnatrice dans tous les formats. Optimiser les occasions de recrutement afin de maximiser la participation étudiante aux programmes de stages et d’études sur le terrain.
• Superviser la mise à jour et le maintien des sites Web des programmes.
• Gérer les processus de candidature aux programmes d’études sur le terrain et aux stages.
• Développer et maintenir des relations avec d’autres établissements, universités, organismes gouvernementaux, représentantes et représentants étudiants ainsi qu’employeurs. Agir à titre de personne-ressource entre l’unité académique, les organismes partenaires hors campus et l’équipe des affaires juridiques de l’Université afin d’effectuer les recherches nécessaires et de contribuer à la rédaction de baux, de contrats de services et d’ententes de détachement avec d’autres établissements d’enseignement et de recherche.
• Mettre en œuvre les meilleures pratiques et offrir le meilleur niveau de soutien possible en matière de gestion des risques (en collaboration avec les directions de programme et le Conseiller Principal), d’assurance et de gestion budgétaire. Effectuer des recherches sur les meilleures pratiques, assurer une traçabilité adéquate des dossiers et élaborer les procédures et la documentation requises.
• Superviser le personnel de soutien et évaluer l’avancement des mandats ainsi que les résultats obtenus.
• Assurer la gestion des ententes contractuelles liées au personnel enseignant sur le terrain, qu’il s’agisse de membres du corps professoral ou de chargées et chargés de cours, lesquelles sont administrées par les départements. Organiser les paiements associés aux contrats individuels des fournisseurs de services (par exemple les services médicaux sur place ou la coordination des stages), ainsi qu’aux personnes et institutions visées par des ententes de détachement.
• Contribuer aux initiatives visant l’évolution des programmes, notamment en matière de déplacements écoresponsables.
• Superviser les activités de recrutement et de rayonnement organisées par la personne coordonnatrice et les ambassadrices et ambassadeurs étudiants.

Compétences Et Aptitudes Recherchées

• Bilinguisme requis; excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais. La connaissance de l’espagnol ou du swahili constitue un atout.
• Expérience démontrée dans la gestion de portefeuilles complexes et multidimensionnels. Expérience en gestion budgétaire et en administration de transactions financières.
• Connaissance des enjeux mondiaux, un atout.
• Excellentes aptitudes en planification, en organisation et en prise de décision.
• Excellentes habiletés en communication, en rédaction et en présentation, ainsi qu’aptitude démontrée à établir et maintenir des relations professionnelles positives et efficaces avec des partenaires internes et externes.
• Expérience démontrée en supervision de personnel.
• Jugement éprouvé dans des environnements institutionnels complexes et capacité à développer des relations de travail constructives et efficaces.
• Grande autonomie, sens de l’initiative et professionnalisme constant.
• Souplesse démontrée permettant de s’adapter à des échéanciers serrés, à la diversité des responsabilités ainsi qu’à des changements et demandes fréquents.
• Capacité à cerner les problèmes potentiels et à proposer des solutions permettant d’en atténuer les impacts.
• Aptitude à travailler efficacement sous pression dans un contexte où les priorités évoluent rapidement.
• Maîtrise des applications informatiques ou capacité démontrée à apprendre rapidement les applications de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), les outils SharePoint (Listes, Forms, Power Automate, etc.) ainsi que Power BI. Une expérience avec Banner constitue un atout.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Formation Et Expérience Minimales Requises

Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Annuel

(MPEX – Classe 05) $73,470.00 - $91,840.00 - $110,210.00

Profil D'emploi

MPEX-SAF2B - Services aux étudiants – Professionnel 2

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Senior Advisor Operations and Priorities

Date Limite Pour Postuler

2026-10-15

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].