Agent(e) Administratif(ve)

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 66,000 - 99,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé et assurance-dentaire

Assurance-vie

Régime de retraite à cotisations défin

REER et CELI

Job summary

McGill University recherche un(e) agent(e) administratif(ve) pour assurer la gestion opérationnelle et administrative du Partenariat Nkabom. Vous soutiendrez le responsable académique de McGill et du Partenariat, gérerez l’information et les documents, et ferez le lien avec les partenaires interna­tionaux au Canada et au Ghana.

Le poste implique des déplacements et une gestion rigoureuse des dossiers, des budgets et des ressources humaines afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien d’un

Qualifications

• Expérience démontrée en gestion administrative et financière au sein d’un bureau universitaire.
• Maîtrise des outils informatiques et des processus RH et de gestion documentaire.
• Bonne capacité à communiquer et à travailler en contexte international.

Responsibilities

• Superviser les fonctions opérationnelles, administratives et logistiques.
• Fournir des conseils pour les programmes collaboratifs et les livrables.
• Élaborer et mettre en œuvre des procédures administratives et de contrôle interne.
• Planifier le budget, recommander les allocations et préparer les budgets d’exploitation.
• Rédiger rapports, documents et assurer la gestion documentaire et Web du Partenariat.
• Administrer les processus RH pour le personnel du Partenariat.
• Organiser les événements Nkabom et coordonner les réunions et activités.
• Analyser les questions budgétaires et proposer des solutions.

Skills

Supervision des opérations

Conseil administratif

Planification budgétaire

Gestion des ressources humaines

Gestion des documents

Education

Baccalauréat 3 ans

Tools

Banner FIS

Workday

Excel

Job description

Sommaire du poste

La Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement de McGill, située sur le campus Macdonald à 35 km du centre-ville de Montréal, est à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve) pour fournir des conseils de haut niveau en matière d’organisation, de planification, de communication et d’administration au responsable académique de McGill ainsi qu’au responsable académique de la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement du Partenariat Nkabom à l’Université McGill. La personne titulaire contribuera au fonctionnement efficace du Partenariat afin de soutenir ses priorités et sa mission.

La personne retenue assurera la gestion de l’information, l’organisation ainsi que l’élaboration de documents et de correspondance, tout en faisant preuve d’un niveau exceptionnel de précision, de jugement, de discrétion et d’efficacité. Elle sera responsable du bon déroulement des activités administratives du Partenariat Nkabom.

L’Université McGill, en partenariat avec la Fondation Mastercard, entreprend une collaboration ambitieuse avec sept organisations africaines dans le cadre du Partenariat agroalimentaire Nkabom pour la nutrition et la durabilité. Cette initiative vise à combler les écarts entre l’éducation et le marché du travail en formant des jeunes dans les secteurs de la nutrition et de l’agroalimentaire, particulièrement dans les communautés rurales, afin de contribuer à la transformation des systèmes agroalimentaires africains et à l’émergence d’une nouvelle génération de leaders.

Relevant de la directrice ou du directeur de l’administration de la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement (FAE), l’agent(e) administratif(ve) agira à titre de gestionnaire des opérations et de l’administration du bureau du responsable académique partenaire de McGill ainsi que du bureau du responsable académique de la FAE. Cette personne fera également le lien entre le bureau du responsable académique, les autres partenaires de McGill participant au Partenariat ainsi que diverses organisations externes au Canada et au Ghana, ce qui nécessitera des déplacements au Ghana quelques fois par année.

La personne titulaire élaborera et maintiendra les normes et pratiques administratives du bureau du responsable académique et des partenaires de McGill. Elle assurera également la gestion générale du bureau afin de soutenir le fonctionnement quotidien d’un programme complexe réunissant de multiples partenaires au Canada et au Ghana, de maintenir les dossiers institutionnels et collaboratifs ainsi que de gérer les actifs du Partenariat.

Responsabilités principales

• Assurer la supervision d’un large éventail de fonctions opérationnelles, administratives et logistiques essentielles au bon fonctionnement de l’unité.
• Fournir des conseils administratifs et assurer la gestion des activités liées à la mise en œuvre des programmes collaboratifs des partenaires de McGill ainsi qu’à la réalisation des livrables du programme.
• Élaborer et mettre en œuvre des procédures administratives et des mécanismes de contrôle interne.
• Établir les priorités financières, élaborer et mettre en œuvre la planification budgétaire, recommander les allocations budgétaires ainsi que préparer et soumettre les budgets d’exploitation.
• Veiller à la préparation des rapports requis et de la documentation de fin d’exercice.
• Conseiller sur les politiques et procédures financières de l’Université, surveiller les dépenses des comptes, produire les rapports pertinents et appliquer les contrôles financiers appropriés.
• Effectuer des analyses de questions budgétaires, évaluer leur incidence sur l’Université ou l’unité, proposer des options et recommander des solutions.
• Agir à titre d’approbateur(trice) pour les opérations financières du bureau.
• Administrer les processus de ressources humaines pour le personnel du Partenariat (stagiaires postdoctoraux, universitaires invités, etc.), notamment le recrutement, l’embauche, l’accueil et le départ du personnel ainsi que les activités administratives connexes.
• Organiser les événements Nkabom coordonnés par McGill, y compris les réunions du MFCC, les séances de mobilisation des parties prenantes et les activités du Forum annuel.
• Préparer des rapports, des documents d’information, des présentations et des communications, et assurer la gestion de la documentation et du contenu Web du Partenariat.
• Élaborer et maintenir des systèmes de gestion des dossiers, de collecte de données, de gestion documentaire et de suivi de l’information.

Autres compétences et aptitudes requises

• Connaissance démontrée de la comptabilité et de la gestion financière.
• Connaissance des politiques budgétaires universitaires et des différents types de fonds.
• Capacité à communiquer efficacement et à interagir avec divers groupes de personnel, membres du corps professoral et autres parties prenantes.
• Approche axée sur le service et excellentes aptitudes en relation avec la clientèle; capacité à établir rapidement des relations de travail constructives.
• Expérience dans l’organisation d’événements complexes, de conférences, d’ateliers ou de visites internationales.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment des tableurs avancés, bases de données, logiciels de traitement de texte, du système Banner FIS, des processus de gestion des ressources humaines Workday et d’autres plateformes.
• Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
• Jugement sûr, discrétion et diplomatie dans le traitement de renseignements confidentiels ou sensibles.
• Capacité à anticiper les défis opérationnels et à proposer des solutions de façon proactive.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, capacité à prendre des décisions de manière autonome, à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéances.
• Expérience démontrée dans l’élaboration et l’amélioration de processus, procédures et mécanismes administratifs.
• Capacité démontrée à travailler efficacement dans un environnement hautement collaboratif tout en conservant un degré élevé d’autonomie.
• Compétence interculturelle démontrée et expérience de travail auprès de populations diversifiées, de partenaires internationaux et d’équipes multiculturelles.
• Capacité à communiquer clairement et avec concision, tant à l’oral qu’à l’écrit, en anglais; la maîtrise du français parlé constitue un atout.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler

Veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courante) sur une échelle de 0-4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Formation Et Expérience Minimales Requises

Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Annuel

(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00

Profil D'emploi

MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Directeur, Administration

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-12-23

Date Limite Pour Postuler

2026-10-20

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].