Agent ou agente de soutien administratif, classe principale - SCOS - DPA000827

C; Lévis; On-site; CAD 48,000 - 60,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Lévis recherche un(e) agent(e) de soutien administratif, classe principale, pour soutenir les processus documentaires des étudiants internationaux et assurer l’accueil du public au service d’orientation.

Sous la supervision de la coordonnatrice, vous contribuerez à la gestion des dossiers, à la planification des rendez-vous et à la logistique des activités d’information, avec rigueur, esprit d’équipe et autonomie.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée et six années d’expérience pertinente.
• Diplôme d’études secondaires (DES) et six années d’expérience pertinente.
• Diplôme ou attestation d’études équivalent et six années d’expérience pertinente.

Responsibilities

• Gérer les documents administratifs des étudiants internationaux et suivre le processus dépôts.
• Accueillir les clients et évaluer l’urgence; répondre au téléphone et diriger les appels.
• Planifier les rendez-vous, créer les dossiers et planifier les réunions.

Skills

Service à la clientèle

Travail d'équipe

Organisation

Autonomie

Analyse

Suite Office

Education

DEP avec option appropriée + 6 années d'expérience

DES + 6 années d'expérience

Équivalence reconnue + 6 années d'expérience

Tools

Suite Office

Job description

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiantset travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante,qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes,qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi: Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Numéro de référence: DPA000827

Direction:Direction des études

Services: Service du cheminement et de l'organisation scolaires

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi: Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat: Madame Brenda Pelletier

Lieu de travail: Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.

Statut de l'emploi: Régulier à temps complet

Horaire de travail: Lundi au vendredi 8 h 30 à 16 h 30 (35 heures / semaine)

Échelle salariale: Min : 26,54 $ Max : 32,47 $

Entrée en fonction prévue: Dès que possible.

AFFICHAGE

Début d'affichage: 2026-10-16

Fin d'affichage : 2026-10-29, 23 h 59

RAISON D’ÊTE DU POSTE

Sous la direction de la coordonnatrice, l’agent(e) de soutien administratif, classe principale est responsable de processus d’élaboration et de révision de systèmes, méthodes et procédures, notamment pour la gestion des documents administratifs des étudiants internationaux. Elle accueille également la clientèle du service d’orientation, d’information scolaire et professionnelle, et assure le soutien administratif pour ce secteur.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

Documents administratifs des étudiants internationaux:

• Gérer l’ensemble du processus du dépôt des documents administratifs pour les étudiants internationaux;

• Être responsable du processus d’élaboration et de révision du processus entourant le suivi des assurances pour les étudiants internationaux.

Service d’orientation, d’information scolaire et professionnelle:

• Accueillir la clientèle étudiante et évaluer le degré d’urgence;

• Prendre les appels, donner des renseignements et diriger les appels au besoin;

• Analyser les demandes de rendez-vous, créer les dossiers, assigner les rendez-vous;

• Planifier les réunions (réservation d’un local);

• Assurer diverses responsabilités liées au Centre d’information scolaire et professionnelles (classement, commandes, mise à jour de l’index, prêt de documents, etc.);

• Rechercher et compiler les statistiques sur la clientèle;

• Établir l’arborescence des dossiers d’orientation sur le réseau.

Gestion d’événements/communications:

• Concevoir des calendriers d’activités pour les différents projets;

• Être responsable de la logistique de l’organisation des activités d’information scolaire et professionnelle (élaboration de l’horaire, réservation des locaux et du matériel, accueil des exposants et organisation des kiosques);

• Alimenter les plateformes communicationnelles, diffuse les messages élaborés par elle et l’équipe et gère les demandes d’information.

Autres:

• Concevoir, proposer et tenir à jour les dossiers, lettres types et formulaires et les adapter aux politiques et règlements;

• Assurer différents suivis par rapport au cheminement des étudiants (attestations confirmant le statut, attestation de fréquentation scolaire, avis d’absence, abandons de cours, etc.);

• Classer et distribuer les diplômes d’études collégiales;

• Gérer les boîtes courriels génériques et l’agenda de la directrice adjointe du service;

• Faire la vérification académique d’étudiant à la suite d’une demande externe;

• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience:

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée et avoir six (6) années d’expérience pertinente;

Ou

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) et avoir six (6) années d’expérience pertinente;

Ou

• Détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Autres exigences:

• La capacité d’élaborer et de développer des procédures et outils de gestion appropriés à la tâche;

• D’excellentes habiletés pour le service à la clientèle;

• D’excellentes habiletés pour le travail d’équipe et de collaboration;

• Un bon sens de l’organisation, de l’autonomie et de l’initiative;

• Une excellente capacité d’adaptation;

• Une bonne capacité d’analyse, de la rigueur et une rapidité d’exécution dans le travail;

• Une excellente connaissance du français écrit et oral;

• Un niveau élevé d’habiletés et d’expérience dans l’utilisation d’outils informatiques, notamment avec différents logiciels tels que la suite Office;

• Intérêt et aptitudes pour comprendre et opérer divers systèmes informatisés notamment les applications pour la gestion complexe des dossiers étudiants.

TEST REQUIS

• Test de français;

• Test Word.

REMARQUES

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Notez que la lettre de présentation est obligatoire.

La priorité est donnée aux candidats internes. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.