Administrative Coordinator - External Relations

Royal College of Physicians and Surgeons of Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

An established industry player is seeking an Administrative Coordinator for External Relations. This pivotal role involves providing comprehensive project coordination and administrative support for national health initiatives. The ideal candidate will excel in communication, have a keen eye for detail, and possess advanced skills in Microsoft Office applications. You will be responsible for managing project timelines, coordinating meetings, and ensuring smooth logistical operations. Join a dynamic team that values flexibility and diversity, and contribute to enhancing the well-being of healthcare professionals across Canada. This opportunity not only promises professional growth but also the chance to make a significant impact in the healthcare sector.

Qualifications

• 3-5 years of related experience in administrative roles.
• Advanced computer skills in MS Office and project software.
• Ability to manage confidential data with discretion.

Responsibilities

• Coordinate various Royal College projects and activities.
• Prepare documents and manage meeting logistics.
• Monitor and reconcile work unit budget.

Skills

Project Coordination

Communication

Budget Monitoring

Attention to Detail

Bilingualism (French/English)

Education

College Diploma

Equivalent Experience

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Microsoft PowerPoint

Database Applications

Job description

Administrative Coordinator - External Relations

Join to apply for the Administrative Coordinator - External Relations role at Royal College of Physicians and Surgeons of Canada

Administrative Coordinator - External Relations

Join to apply for the Administrative Coordinator - External Relations role at Royal College of Physicians and Surgeons of Canada

Get AI-powered advice on this job and more exclusive features.

Job Title:

Administrative Coordinator

External Relations

Term until March 2028

Detailed Description

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Manager, External Relations, the Administrative Coordinator is responsible for providing project coordination, administrative and logistical support for the National Health Workforce Well-Being initiative. Duties typically include building project timelines, scheduling meetings, preparing documents and invoices, monitoring budgets, recording data, and helping with other day-to-day logistical needs.

Here’s an insight into your typical day-to-day:

• Coordinate Royal College-specific projects or activities (e.g., accreditation, exam, election processes, international initiatives, etc.), including establishing milestone dates, monitoring progress, drafting, and issuing materials, managing schedules, and reviewing and identifying process improvements.
• Communicate with internal and external contacts of all varying seniority for the purpose of exchanging information, coordinate schedules, support requests, and answer inquiries pertaining to Royal College initiatives.
• Coordinate meetings (e.g., committee meetings, workshops, conferences etc.) including logistics, materials attendees, agendas.
• Prepare information/documents for meetings including collecting and compiling background material, assembling and distributing documents, taking minutes or notes, consolidating approved minutes, outlining decisions and action items and distributing and following up to ensure resolution.
• Compose/prepare correspondence, forms, and reports; track emails by urgency and follow up to ensure issue is resolved.
• Design presentations and prepare briefing notes using content created by others.
• Coordinate translation process as required.
• Arrange domestic/international travel and accommodation; includes, researching to ensure time/cost effectiveness; may include arranging for travel visas, etc.
• Prime point of contact to provide general information/assistance within the functional area or work unit.
• Track information based in unit requirements, maintain database of information and generate reports/lists. Conduct internet searches.
• Maintain supervisor’s calendars and schedules.
• Set up, maintain, and monitor filing systems (electronic and hard copy)
• Complete expense claims, process, and follow-up with Finance on discrepancies
• Monitor, update and reconcile work unit budget.
• Acts as a resource to committees by providing guidance and information on Royal College initiatives.
• Monitor, provide advice and guidance on college standards and protocols and monitor to confirm compliance.
  
  

Does this sound like you?

• A minimum of 3-5 years of related experience
• College diploma preferred (equivalent experience may be considered).
• Knowledge / skills may be gained either through study/specific training or through direct on-the-job experience to become functional and knowledgeable about the organization and the role.
• Advanced computer skills required: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, database applications and/or project software, ability to learn and, in some instances, be administrator of specific software, desktop publishing, internet search skills.
• Ability to think at a high-level to conceptualize strategy and expectations from management.
• Attention to detail and high level of accuracy.
• Ability to exercise discretion and judgement when dealing with confidential data.
• Ability to research, analyze, interpret, and synthesize data.
• Bilingualism (French/English) is preferred
  
  

Assets: Experience working with finance processes, including budget/expense claims and travel; experience working with governments, either in supporting a government-funded program, or working directly in government.

How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by May 16, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

Hybrid work arrangement is in place for this position, which allows flexibility to work from home and from the office on an as needed basis. Flexibility is key in our new world.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [e-mail]

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Hourly rate, Band 4 ranges from $26.21 to $32.79

Titre du poste

Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative

Relations externes

Durée déterminée jusqu’en mars 2028

Description détaillée

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes afin qu’ils et elles puissent offrir les meilleurs soins de santé qui soient à toute la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patients, les résidents et toute la communauté des soins de santé pour être un chef de file de la formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu, de sorte que toutes et chacun puissent obtenir des soins optimaux.

Relevant du gestionnaire, Relations externes, le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative est responsable de la coordination de projet, ainsi que d’offrir un appui administratif et logistique pour l’initiative de bien-être national des effectifs médicaux. Les tâches comprennent généralement l’établissement d’échéanciers de projet, la planification de réunions, la préparation de documents et de factures, la surveillance des budgets, la prise de données et l’aide pour d’autres besoins logistiques quotidiens.

Aperçu de vos tâches quotidiennes

• Coordonner des projets ou des activités propres au Collège royal (p. ex., agrément, examen, processus électoraux, initiatives internationales), y compris l’établissement de dates de jalons, le suivi des progrès, la rédaction et la diffusion de documents, la gestion des calendriers, l’examen et la détermination des améliorations à apporter aux processus.
• Communiquer avec des personnes-ressources internes et externes de tous les niveaux afin d’échanger de l’information, de coordonner les horaires, de répondre aux demandes de soutien et de répondre aux demandes de renseignements sur les initiatives du Collège royal.
• Coordonner les réunions (p. ex., réunions de comités, ateliers, conférences, etc.); la logistique, le matériel, les personnes participantes et les calendriers.
• Préparer l’information et les documents pour les réunions : recueillir et compiler des documents d’information, assembler et distribuer des documents, rédiger des procès-verbaux ou des notes, consolider les procès-verbaux approuvés, décrire les décisions et les mesures à prendre, distribuer cette information et faire le suivi pour assurer le règlement du problème.
• Rédiger de la correspondance, remplir des formulaires et des rapports; suivre les courriels selon l’urgence et s’assurer que le problème a été réglé.
• Concevoir des présentations et préparer des notes d’information en utilisant le contenu créé par d’autres.
• Coordonner le processus de traduction au besoin.
• Organiser les déplacements et l’hébergement au Canada et à l’étranger : effectuer des recherches en faveur de l’optimisation du temps et de la rentabilité; peut inclure la demande de visas, etc.
• Personne-ressource privilégiée pour fournir des renseignements généraux ou de l’aide au sein du secteur fonctionnel ou de l’unité de travail.
• Suivre l’information selon les besoins de l’unité, tenir à jour la base de données et générer rapports et listes; effectuer des recherches sur Internet.
• Tenir à jour les calendriers et les horaires des cadres.
• Installer, maintenir et surveiller les systèmes de classement (électroniques et papier).
• Remplir les demandes de remboursement, les traiter et assurer le suivi des écarts avec les Services financiers.
• Contrôler, mettre à jour et concilier le budget des unités de travail.
• Servir de ressource aux comités en leur fournissant des conseils et de l’information sur les initiatives du Collège royal.
• Surveiller les normes et les protocoles du Collège royal, fournir des conseils et une orientation et surveiller la conformité.
  
  

Le profil suivant vous correspond?

• De trois à cinq ans d’expérience liée au poste.
• Diplôme d’études collégiales de préférence (une expérience équivalente peut être prise en compte).
• Connaissances ou compétences acquises dans le cadre d’une formation spécifique ou d’une expérience pratique dans l’objectif de bien connaître l’organisation et le poste.
• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint, des bases de données ou des logiciels de projet; capacité d’apprendre à utiliser des logiciels particuliers et, dans certains cas, d’en être l’administrateur; compétences en éditique et en recherche sur Internet.
• Capacité à réfléchir à la vue d’ensemble afin de conceptualiser les stratégies et les attentes de la direction.
• Souci du détail et de la précision.
• Capacité à faire preuve de discrétion et de jugement lors du traitement de données confidentielles.
• Compétences en recherche, en analyse, en interprétation et en synthèse de données.
• Bilinguisme (français et anglais) est préférable.
  
  

Atouts: Expérience des processus financiers, dont les demandes de remboursement de dépenses et de déplacements; expérience de la collaboration avec le gouvernement, acquise soit en appuyant un programme financé par le gouvernement, soit en travaillant directement au gouvernement.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 16 mai2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. Il s’engage fermement à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, et encourage les personnes noires, les minorités racisées ou visibles, les Autochtones, les femmes, les personnes handicapées et les personnes 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions tous les gens qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec ceux dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourra être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Il y existe des formules de travail hybrides pour ce poste, ce qui permet de travailler à la maison et au bureau, selon les besoins. Nous jugeons essentiel de faire preuve de souplesse compte tenu de la nouvelle réalité.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des accommodements qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous désirez obtenir une mesure d’adaptation durant le processus d’entrevue, veuillez nous envoyer un courriel à cet effet, [e-mail].

Taux horaire

Échelon 4 – Taux horaire de 26,21 $ à 32,79 $

Seniority level

• Seniority level

  Mid-Senior level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Other

• Industries

  Hospitals and Health Care

Referrals increase your chances of interviewing at Royal College of Physicians and Surgeons of Canada by 2x

Sign in to set job alerts for “External Relations Coordinator” roles.

Administrative Assistant to the President & CEO (FT Permanent)

Part-Time Administrative Assistant / Receptionist

Team Assistant, Temporary Full Time, Eastern Champlain North, Hawkesbury, Cornwall or Winchester

Councillor's Assistant VI - Office Manager / Executive Assistant

We’re unlocking community knowledge in a new way. Experts add insights directly into each article, started with the help of AI.