Administrative Assistant | L'assistante administrative

Women's Shelters Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 50,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Benefits package

Job summary

Women's Shelters Canada (WSC) is seeking an Administrative Assistant to support the Executive Director and Operations team in a hybrid Ottawa role. You will manage calendars, coordinate travel, and handle correspondence while assisting with internal communications and office administration.

This full-time, one-year contract includes benefits and a collaborative team environment. The role emphasizes accuracy, responsiveness, and professional communication within a feminist, equity-focused

Qualifications

• Two years’ experience in an administrative and/or executive assistant role.
• Exceptional English writing skills, with the ability to communicate in plain language.
• Self-starter with an ability to think strategically and problem-solve.
• Ability to prioritize, multi-task and organize work effectively and under pressure.
• Excellent attention to detail.
• Ability to work within a small, vibrant team.

Responsibilities

• Coordinate the Executive Director’s calendar, including scheduling appointments and commitments.
• Monitor and coordinate correspondence and electronic inquiries directed to the Executive Director.
• Coordinate travel arrangements for the Executive Director, including transportation, accommodations, itineraries, meeting schedules, and related reservations.
• Type and proofread correspondence, forms and other documents.
• Process expense reimbursements.
• Monitor and manage WSC’s general information email account, responding to inquiries where appropriate and directing messages to the appropriate staff member for follow-up.
• Maintain office supplies and materials, including monitoring inventory, coordinating orders and ensuring the office is adequately stocked.
• Provide customer service to frontline workers and members of the public.
• Compile data and statistics to support team projects.
• Set up and maintain digital filing systems.
• Other administrative duties as assigned.
• Record, prepare and distribute minutes of board and members’ meetings, seminars and conferences online and in person.
• Support online and in-person event logistics.
• Support database management and data entry as needed.

Skills

English writing

Strategic thinking

Problem solving

Multi-tasking

Attention to detail

Team collaboration

Tools

CRM databases

Job description

le français suit

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Women's Shelters Canada (WSC) brings together 16 provincial and territorial shelter organizations and supports more than 620 shelters across the country for women and children fleeing violence. WSC is a unified voice on the issue of violence against women at the national/federal level. Together, we are a national, collaborative voice for systemic change with the goal of ending violence against women and children and gender-based violence. WSC works from an intersectional feminist framework. Shelters support women and children fleeing violence. We support the shelters.

You can read more about our vision, mission, and core values on our website.

OVERVIEW OF THE ROLE

The Administrative Assistant will aid the Executive Director and Operations team by liaising with members, WSC staff and the public. The role provides direct support to the Executive Director through calendar and meeting coordination, correspondence, travel arrangements, expense processing, preparation of meeting materials, follow-up on action items and other administrative priorities. The position also supports internal communications, office administration, event and meeting logistics, and responds to public and member inquiries to help ensure the efficient operation of the organization. The Administrative Assistant will report to the Operations Manager.

WSC practises employment equity and encourages applications from all qualified candidates. In particular, applications are encouraged from racialized people, Indigenous people, disabled people, queer and trans people, and women. If you wish to volunteer this information as part of your application, we encourage you to do so in your cover letter.

If you require any form of accessibility throughout this application, please let us know. We are committed to providing an inclusive workplace that supports the participation of all employees.

KEY RESPONSIBILITIES

Supporting the Executive Director (55%)

• Coordinate the Executive Director’s calendar, including scheduling appointments and commitments
• Monitor and coordinate correspondence and electronic inquiries directed to the Executive Director
• Coordinate travel arrangements for the Executive Director, including transportation, accommodations, itineraries, meeting schedules, and related reservations

Internal Operations (25%)

• Type and proofread correspondence, forms and other documents
• Perform administrative tasks, including processing expense reimbursements
• Monitor and manage WSC’s general information email account, responding to inquiries where appropriate and directing messages to the appropriate staff member for follow-up
• Maintain office supplies and materials, including monitoring inventory, coordinating orders and ensuring the office is adequately stocked
• Provide customer service to frontline workers and members of the public
• Compile data and statistics to support team projects
• Set up and maintain digital filing systems
• Other administrative duties as assigned

Membership and Meeting Support (20%)

• Record, prepare and distribute minutes of board and members’ meetings, seminars and conferences online and in person
• Support online and in-person event logistics
• Support database management and data entry as needed

KNOWLEDGE AND EXPERIENCE

• Two years’ (or more) experience in an administrative and/or executive assistant role
• Exceptional English writing skills, with the ability to communicate in plain language
• Self-starter with an ability to think strategically and problem-solve
• Ability to prioritize, multi-task and organize work effectively and under pressure
• Excellent attention to detail
• Ability to work within a small, vibrant team

Desirable:

• Knowledge of the gender-based violence and/or shelter sector
• Ability to communicate in French
• Experience taking meeting minutes
• Understanding of project management principles
• Experience with Customer Relationship Manager (CRM) databases
• Experience working from an intersectional feminist approach

LOCATION

Work is primarily completed through a hybrid work model in Ottawa with staff coming into the office 2-3 days per week.

WORKING CONDITIONS

This position involves working at a computer for extended periods of time as well as virtual, phone, and in-person meetings. Some event attendance may be required.

COMPENSATION & DURATION

Annual salary is between $49,902 and $51,663, based on relevant experience. An employee benefits package is included with this position. This is a full-time, one-year contract with the possibility of renewal.

DESCRIPTION

Nous sommes à la recherche d'une personne positive et autonome, dotée d'un sens aigu de l'organisation, pour rejoindre notre équipe. L'assistante administrative soutiendra la logistique et les communications avec les principales organisations membres, améliorera la liaison avec les membres et renforcera la capacité de l'équipe à répondre aux demandes du public.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Hébergement femmes Canada (HFC) regroupe 16 organisations provinciales et territoriales de maisons d'hébergement (MH) et soutient plus de 620 MH pour les femmes fuyant la violence et leurs enfants partout au pays. HFC présente une voix unifiée sur l’enjeu de la violence faite aux femmes au palier national/fédéral. Ensemble, nous sommes une voix nationale et collaborative plaidant pour un changement systémique visant à mettre fin à la violence faite aux femmes et aux enfants et à la violence fondée sur le genre. HFC travaille à partir d'un cadre féministe intersectionnel. Les MH soutiennent les femmes et les enfants qui fuient la violence. Nous soutenons les MH.

Vous pouvez en apprendre plus sur notre vision, notre mission et nos valeurs fondamentales sur notre site web.

APERÇU DE LA FONCTION

L'adjointe administrative appuiera la directrice générale et l'équipe des opérations en assurant la liaison avec les membres, le personnel d’HFC et le public. L’adjointe apporte un soutien direct à la directrice générale en assurant la coordination de l’agenda et des réunions, s’occupant de la correspondance, organisant les déplacements, traitant les dépenses, préparant les documents de réunion, assurant le suivi des mesures à prendre et s’acquittant d’autres priorités administratives. L’adjointe apporte également son soutien en matière de communications internes, d’administration de bureau et de logistique des événements et des réunions. Elle répond aux demandes de renseignements du public et des membres d’HFC. L'adjointe administrative relèvera de la directrice des opérations.

HFC applique les principes d'équité en matière d'emploi et encourage toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. Nous invitons plus particulièrement, les personnes issues de minorités raciales, autochtones, en situation de handicap, queer et transgenres, ainsi que les femmes, à poser leur candidature. Si vous souhaitez fournir des renseignements à ce sujet de votre propre initiative dans le cadre de votre candidature, nous vous encourageons à le faire dans votre lettre de motivation.

Si vous avez besoin d'une aide quelconque pour présenter votre candidature, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif qui favorise la participation de tout le personnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien à la directrice générale (55%)

• Coordonner le calendrier de la directrice générale, notamment en planifiant ses rendez-vous et ses engagements
• Assurer le suivi et la coordination de la correspondance et des demandes électroniques adressées à la directrice générale
• Coordonner les déplacements de la directrice générale, notamment le transport, l'hébergement, les itinéraires, les horaires de réunions et les réservations connexes

Opérations internes (25%)

• Taper et relire la correspondance, les formulaires et autres documents
• Effectuer des tâches administratives, notamment le traitement des demandes de remboursement de dépenses
• Surveiller et gérer le compte courriel d’information générale d'HFC, répondre aux demandes de renseignements le cas échéant et acheminer les messages à la membre du personnel compétente pour qu’elle y donne suite
• Gérer les fournitures et le matériel de bureau, notamment en surveillant les stocks, coordonnant les commandes et veillant à ce que le bureau soit suffisamment approvisionné
• Offrir un service à la clientèle au personnel de première ligne et au grand public
• Compiler des données et des statistiques pour appuyer les projets d’équipe
• Mettre en place et tenir à jour des systèmes de classement numérique
• Autres tâches administratives au besoin

Adhésions et soutien aux réunions (20%)

• Rédiger, préparer et diffuser les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des membres, ainsi que des séminaires et des conférences, tant en ligne qu’en personne
• Assurer la logistique des événements en ligne et en personne
• Appuyer la gestion de la base de données et la saisie de données au besoin

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Deux ans (ou plus) d’expérience dans un poste d’adjointe administrative ou de chef de cabinet
• Excellentes compétences rédactionnelles en anglais, avec capacité de communiquer dans un langage simple et clair
• Personne faisant preuve d'initiative, dotée d'un esprit stratégique et capable de résoudre des problèmes
• Capacité à établir des priorités, mener plusieurs tâches de front et organiser son travail de manière efficace, même sous pression
• Grand souci du détail
• Capacité à travailler au sein d'une petite équipe dynamique

Souhaitable:

• Connaissance du secteur de la violence fondée sur le genre ou des maisons d'hébergement
• Capacité de communiquer en français
• Expérience en rédaction de procès-verbaux de réunions
• Compréhension des principes de gestion de projet
• Expérience avec les bases de données de gestion de relation client (CRM)
• Expérience de travail dans le cadre d’une approche féministe intersectionnelle

EMPLACEMENT

Le travail est principalement effectué selon un modèle hybride à Ottawa, le personnel se rendant au bureau deux à trois jours par semaine.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Ce poste implique de travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes ainsi que de participer à des réunions virtuelles, téléphoniques et en personne. La participation en personne à certains événements peut être requise.

RÉMUNÉRATION ET DURÉE

Le salaire annuel se situe entre 49 902$ et 51 663$ dollars, en fonction de l'expérience. Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages sociaux. Il s'agit d'un contrat à temps plein d'une durée d'un an avec possibilité de renouvellement.

Nous remercions toutes les personnes qui vont présenter une demande, mais seules les candidates sélectionnées pour un entretien seront contactées.