Administrative Assistant

Ontario Health; Toronto; On-site; CAD 60,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Couverture santé

Régime retraite à prestations détermin

Congés annuels et jours personnels

Jours flottants

Formation et développement

Communautés inclusives

Job summary

Ontario Health recherche un adjoint administratif proactif et très organisé pour soutenir les directeurs, les gestionnaires et leurs équipes à travers l'Est de la province. Vous gérerez l'agenda, préparerez les documents, et assurerez le suivi sur de multiples projets dans un environnement dynamique.

Le poste exige rigueur, excellentes compétences organisationnelles et la capacité de prioriser des tâches concurrentes, tout en assurant une expérience client professionnelle et réactive, au sein

Qualifications

• Diplôme de fin d'études secondaires ou supérieur en gestion administrative, commerce ou équivalent.
• Environ deux ans d'expérience administrative ou de soutien à un programme.
• Capacité à travailler sous pression et à faire preuve de professionnalisme.
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, SharePoint et Teams.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif quotidien (calendrier, réunions, voyages, notes de frais).
• Préparer et organiser documents, présentations et contenu SharePoint.
• Coordonner réunions et prendre des comptes rendus avec suivi des actions.
• Gérer les demandes et coordonner la communication avec les intervenants internes et externes.
• Aider à l’intégration des nouveaux employés et assurer les fournitures et accès nécessaire.

Skills

Gestion du stress

Analyse et résolution

Communication écrite et orale

Gestion du temps

Education

Diplôme secondaire ou supérieur en gestion administrative

Tools

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

SharePoint

Teams

Job description

Adjoint administratifÀ Santé Ontario, nous sommes résolus à bâtir une solide culture organisationnelle qui unifie et responsabilise tous les membres de notre équipe à travers la province. Notre vision est qu'ensemble, nous serons des responsables en matière de santé et de bien-être pour tous. Notre mission est d'interconnecter le système de santé afin de favoriser l'amélioration et l'équité des résultats, des expériences et de la valeur en matière de santé. Notre façon de travailler ensemble se reflète dans nos cinq valeurs, l'intégrité, l'inspiration, la ténacité, l'humilité et l'attention.Ce que Santé Ontario offre:Chez Santé Ontario, votre croissance et votre bien-être ne sont pas seulement soutenus, ils sont célébrés à chaque étape. Ici, vous avez l'opportunité d'avoir un impact significatif tout en construisant une carrière épanouissante et durable. En fonction du poste que vous occupez, vous pourriez avoir droitUne couverture santé complète dès le premier jour, avec des prestations médicales, dentaires et optiques entièrement prises en charge pour vous et votre familleDes comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé ou le bien-être, ainsi qu'un programme inclusif pour soutenir votre bien-être.Un régime de retraite préférentiel à prestations déterminées, assurant une sécurité financière à long termeUn droit à des congés compétitifs qui donnent le temps de se ressourcerTrois jours personnels et deux jours flottants par an, offrant ainsi une flexibilité favorisant l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, en plus des jours de congésDes opportunités de formation continue et de développement de carrière conçues pour vous aider à progresser, à évoluer et à vous épanouir dans votre profession.Un environnement de travail collaboratif et axé sur les valeurs, où l'intégrité, la bienveillance, l'humilité, l'inspiration et la ténacité façonnent tout ce que nous faisons.Des possibilités de participer à des communautés inclusives – favorisant le sentiment d’appartenance, l’équité et le partage de perspectives diverses au sein de notre équipeVoulez-vous faire la différence dans votre carrière? Examinez l'opportunité qui s'offre à vous.Santé Ontario recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et très organisé(e) pour fournir un soutien fiable aux directeurs, aux gestionnaires et à leurs équipes. Dans ce rôle, vous contribuerez à faire avancer les priorités en coordonnant les réunions, en gérant les documents et les sites SharePoint, en soutenant les activités d'intégration, en préparant le matériel et en assurant un suivi en temps opportun sur un éventail de projets et de programmes. Il s'agit d'une opportunité pour un professionnel rigoureux et attentif aux détails, qui s'épanouit dans un environnement dynamique, tisse des relations solides et est fier de permettre aux équipes de travailler efficacement.Veuillez noter que ce poste revêt un caractère régional et répond aux besoins de la région Est.Voici ce que vous aurez à faire :Fournir un soutien administratif au quotidien, notamment la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions, la préparation des déplacements, le traitement des notes de frais et la coordination des ressources du bureau.Préparer, relire, compiler et tenir à jour les documents, présentations, graphiques, plans de projet, dossiers, systèmes de classement et le contenu SharePoint.Coordonner les réunions de division et d'équipe en rassemblant les points à l'ordre du jour, en préparant le matériel, en rédigeant les comptes rendus, en assurant le suivi des actions et en garantissant un suivi en temps opportun.Recevoir, évaluer, prioriser et répondre aux demandes de renseignements, aux correspondances et au courrier entrant, internes et externes, en signalant les problèmes aux niveaux supérieurs le cas échéant.Favoriser une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et externes en partageant l'information, en résolvant les problèmes et en aidant les équipes à rester organisées et alignées.Contribuer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et au bon fonctionnement des bureaux en veillant à ce que les nouveaux employés et les consultants disposent du matériel, des fournitures, des accès et des informations dont ils ont besoin.Gérer les priorités concurrentes avec précision, discrétion et bon sens, tout en respectant les délais et en répondant aux besoins des projets ou des programmes selon les besoins.Ce dont vous aurez besoin pour réussir :Formation et expérienceDiplôme de fin d'études secondaires ou supérieures en gestion administrative, en gestion d'entreprise, en commerce ou équivalent reconnu.Environ deux ans d'expérience avérée dans le domaine administratif ou dans le soutien à des programmes, notamment en matière de coordination de tâches, de gestion de l'information et d'assistance à un responsable, à une équipe ou à un programme; des combinaisons équivalentes de formation, d'expérience et de diplômes peuvent être prises en compte.Connaissances et compétencesCapacité avérée à travailler efficacement sous pression, à faire preuve de bon sens et à réagir avec professionnalisme face à des situations difficiles.Solides compétences en matière d'analyse, de recherche et de résolution de problèmes, ainsi que la capacité à synthétiser et à présenter clairement des informations.Expérience en matière de soutien administratif complet à un responsable, une équipe ou un programme, notamment grâce à l'utilisation de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et du matériel de bureau standard.Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes.Excellentes aptitudes relationnelles, de service à la clientèle et de communication, avec une approche professionnelle et réactive.Permis de conduire valide et accès à un véhicule, car des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires pour les activités de SO Est.La maîtrise de l’anglais et du français est considérée comme un atout.Emplacement: Santé Ontario (SO) accueille les candidatures de candidats de partout en Ontario. Veuillez noter que ce poste exige un modèle de travail en présentiel, ce qui implique que les employés travaillent à partir d'un lieu désigné et approuvé par Santé OntarioType d'emploi: Permanent à temps pleinÉchelle salariale: 2Date limite de dépôt des candidatures externes: 9 octobre 2026Administrative AssistantAt Ontario Health, we are committed to developing a strong organizational culture that connects and inspires all team members across the province. Our vision is that together, we will be a leader in health and wellness for all. Our mission is to connect the health system to drive improved and equitable health outcomes, experiences, and value. How we work together is reflected through our five values: integrity, inspiration, tenacity, humility, and care.What Ontario Health offers:At Ontario Health, your growth and well-being aren’t just supported—they’re celebrated every step of the way. Here, you have the opportunity to make a meaningful impact while shaping a fulfilling and sustainable career. Based on your role, you may receive:Comprehensive health coverage from day one, with fully paid medical, dental, and vision benefits to keep you and your family healthyFlexible health care or wellness spending accounts, plus an inclusive program to support your well-being.Premium defined benefit pension plan, ensuring long-term financial securityCompetitive vacation entitlement that encourages time to rechargeThree personal days and two float days annually, providing flexibility to support work‑life balance in addition to vacation daysOngoing learning and career development opportunities designed to help you grow, advance, and thrive in your profession.A collaborative, values-driven workplace where integrity, care, humility, inspiration, and tenacity shape everything we do.Opportunities to participate in Communities of Inclusion—fostering belonging, equity, and the sharing of diverse perspectives across our team.Want to make a difference in your career? Consider this opportunityOntario Health is seeking a proactive and highly organized Administrative Assistant to provide trusted support to Directors, Managers and their teams. In this role, you will help keep priorities moving by coordinating meetings, managing documents and SharePoint sites, supporting onboarding activities, preparing materials, and ensuring timely follow-up across a range of projects and programs. This is an opportunity for a detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment, builds strong relationships, and takes pride in enabling teams to work efficiently and effectively.Please note that this role is regional in nature and pertinent to the needs of the East Region.Here is what you will be doing:Provide day-to-day administrative support, including calendar management, meeting logistics, travel arrangements, expense processing, and coordination of office resources.Prepare, proofread, compile, and maintain documents, presentations, charts, project plans, records, filing systems, and SharePoint content.Coordinate divisional and team meetings by gathering agenda items, preparing materials, taking minutes, tracking action items, and ensuring timely follow-up.Receive, assess, prioritize, and respond to internal and external inquiries, correspondence, and incoming mail, escalating matters as appropriate.Support effective collaboration with internal and external stakeholders by sharing information, resolving issues, and helping teams stay organized and aligned.Assist with onboarding and office operations by ensuring new staff and consultants have the equipment, supplies, access, and information they need.Manage competing priorities with accuracy, discretion, and sound judgment while meeting deadlines and supporting project or program needs as required.Here is what you will need to be successful:Education and ExperienceCompletion of a high school or college diploma in administrative studies, business administration, commerce, or a recognized equivalent.Approximately two years of demonstrated administrative or program support experience, including experience coordinating tasks, managing information, and supporting a manager, team, or program; equivalent combinations of education, training, and experience may be considered.Knowledge and SkillsDemonstrated ability to work effectively under pressure, exercise sound judgment, and respond professionally to challenging situations.Strong analytical, research, and problem-solving skills, with the ability to summarize and present information clearly.Experience providing comprehensive administrative support to a manager, team, or program, including the use of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, and standard office equipment.Excellent organizational and time management skills, with the ability to manage competing priorities.Strong interpersonal, customer service, and communication skills, with a professional and responsive approach.Valid driver’s license and access to a vehicle, as occasional travel may be required for OH East business.Bilingualism in English and French is considered an asset.Location: Ontario Health (OH) welcomes applications from candidates across Ontario. Please note that this role follows an in-office work model, requiring employees to work from a designated, approved Ontario Health location.Employment Type: Permanent Full-TimeSalary Band: 2External Application Deadline Date: October 9, 2026