Adjointe ou adjoint de direction

Information and Privacy Commissioner of Ontario; Toronto; Hybrid; CAD 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride travail – 6 à 10 jours/mois en

Pension plan

Assurance maladie

Assurance vie et invalidité

Congés maternité/paternité

Formation et perfectionnement

Job summary

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) recherche une adjointe ou un adjoint de direction expérimenté pour soutenir le commissaire adjoint et la division Tribunal administratif et règlement des différends.

Vous assurerez un soutien administratif de haut niveau, gérerez les rendez-vous, préparerez des documents confidentiels et coordination des projets et réunions.

Qualifications

• Expérience dans des organisations du secteur public.
• Soutien administratif à des cadres supérieurs.
• Connaissance des politiques internes (approvisionnement, finances, informatique).
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et de mise en page.
• Bonne organisation et gestion du temps dans un bureau de direction complexe.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Capacité à travailler avec discrétion et discernement.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif de haut niveau à la direction.
• Gérer les rendez‑vous et les activités quotidiennes; organiser les réunions et les déplacements.
• Coordonner les activités administratives quotidiennes et former le personnel de soutien.
• Élaborer et appliquer les normes et procédures administratives.
• Soutenir les cadres de la division et coordonner les activités de l’équipe.
• Diriger des projets stratégiques et rendre compte des livrables et risques.
• Préparer et coordonner les communications et les bulletins.
• Utiliser les outils Microsoft 365 pour produire documents et présentations.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions.

Tools

Microsoft 365

Job description

Organisme : Commissaire àl’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

Division : Division du tribunaladministratif et du règlement des différends

Ville : Toronto

Conditions : 1 poste permanent

Code du poste : Collaboratrice oucollaborateur individuel 7 (I07)

Donnez-vousvotre pleine mesure dans un milieu de travail complexe au rythme rapide, où lediscernement, la discrétion et un sens aigu de l’organisation sont essentiels?

Le Commissaireà l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) est àla recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de direction d’expérience pourfournir un soutien administratif et opérationnel de grande qualité aucommissaire adjoint, tribunal administratif et règlement des différends.

Sousl’autorité du commissaire adjoint, vous soutiendrez les activités quotidiennesde la division, coordonnerez les priorités et les projets, et offrirez unservice attentif aux directrices et directeurs de la division ainsi qu’àl’ensemble de l’équipe de direction. Vos aptitudes à la communication, votreesprit d’initiative, votre diplomatie et votre souci du service à la clientèlevous aideront à établir de solides relations de travail au sein del’organisation et avec les partenaires externes.

Quelles serontmes fonctions dans ce poste?

Dans ce poste,vous accomplirez principalement différentes tâches spécialiséesde soutienadministratif à l’appui de la direction, du fonctionnement et de lacoordination au quotidien de projets complexes ou de fonctions liées autribunal administratif. La ou le titulaire du poste appuie aussi au besoin lesdirectrices et directeurs de la division et l’ensemble de l’équipe dedirection, et coordonne toutes les activités administratives de la division.

• Fournir du soutien administratif de haut niveau à la direction. Recevoir,examiner et acheminer la correspondance et les appels téléphoniques, et yrépondre.
• Gérer et programmer les rendez‑vous et les activités quotidiennes;organiser les réunions et les voyages d’affaires. Aménager l’horaire quotidien en tenant compte des demandes urgentes.
• Coordonner lesactivités administratives quotidiennes en établissant les priorités de travail.Fournir des directives, une formation et une orientation efficaces au personnelde soutien et jouer le rôle de personne‑ressource pour ce personnel.
• Coordonnerl’élaboration et l’application de normes et de procédures administratives et desecrétariat pour la division. Au besoin, diriger et former au quotidien lepersonnel de soutien administratif relativement aux processus et procédures dela division.
• Appuyer au besoin les cadres de la division (p. ex., les directrices etdirecteurs).
• Diriger des projetsstratégiques à l’échelle de l’organisation, notamment en collaborant avecdifférents membres du personnel et différents services ou divisions à lacoordination et à l’exécution des plans de projet, et rendre compte desproduits livrables et des jalons, des risques et des stratégies d’atténuationdes risques. Ces fonctions peuvent aussi comprendre le soutien à des projetsstratégiques et à des processus opérationnels dirigés par d’autres services oudivisions.
• Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes et adjointsde direction de l’organisation et, à l’occasion, suivre les directives del’adjointe ou de l’adjoint de direction de la commissaire afin d’assurer lacohésion dans la coordination des activités à l’échelle de l’organisation.
• Répondre aux clients qui sont à la recherche de solutions et les aider àrésoudre leurs problèmes.
• Préparer et traiterdes documents confidentiels, comme des notes sur des mesures disciplinaires,des documents relatifs à la planification d’urgence et d’autres documentstouchant les ressources humaines de la division.
• Assurer et vérifier la préparation et le traitement efficaces etappropriés des documents, conformément aux politiques et textes de loiapplicables. Appliquer les lignes directrices relatives à la mise en page et auformatage et vérifier qu’elles sont respectées. Effectuer la correctiond’épreuves de ses propres documents et de documents rédigés par d’autresmembres du personnel.
• Participer à l’élaboration de stratégies de communication; préparer etcoordonner des documents de communication au sein du service ou de la division,y incluant des bulletins et des dépliants.
• Coordonner et assurer la gestion des documents.
• Accomplir des tâchesadministratives spécialisées de façon très autonome, notamment des tâches depréparation, de recherche, d’examen, de rapprochement, de contrôle et decoordination relativement à différents documents et processus.
• Utiliser Microsoft 365 et les systèmes de l’organisation pour préparer dela correspondance, des rapports, des feuilles de calcul et des documents deprésentation.
• Coordonner les réunions, les ateliers, les événements spéciaux, lesservices de traiteur, l’impression et les inscriptions; préparer les ordres dujour, rédiger les procès-verbaux, consigner les décisions et assurer le suivides mesures à prendre.

À quellesexigences dois-je répondre?

Vous devez justifier desqualités suivantes :

• Expérience acquise dans des organisations du secteur public.
• Expérience considérable de la fourniture de soutien administratif à descadres supérieurs, de la prise en charge d’un large éventail d’aspectsadministratifs et des pratiques et procédures de bureau standard.
• Connaissance des politiques et procédures administratives internes, ycompris en matière d’approvisionnement, de finances, de technologie del’information, de gestion des documents et de gestion des installations.
• Expérience considérable de la préparation et de la rédaction decorrespondance et de rapports standard, de la mise en page et du formatage derapports complexes, de présentations, de correspondance, de graphiques et detableaux.
• Expérience considérable de la préparation d’ordres du jour, de larédaction de procès-verbaux de réunions et du repérage des points auxquels ilfaut donner suite.
• Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams,et capacité à apprendre à utiliser d’autres systèmes internes et outils decommunication à distance.
• Solides facultés d’analyse et de résolution de problèmes, conjuguées àla capacité de s’acquitter de ses fonctions avec un minimum de supervision dansun environnement politiquement délicat, en faisant preuve de discernement et dediscrétion, y compris dans le cadre du traitement de documents et derenseignements confidentiels.
• Capacité à mettre en œuvre des procédures de travail administratifefficaces et à faire preuve d’organisation dans un bureau de direction complexeau rythme rapide.
• Excellentes aptitudes à l’organisation et à la gestion du temps, ycompris le souci du détail, la capacité à établir des priorités, à respecterles délais et à travailler efficacement avec un minimum de supervision, àévaluer les situations pour en déterminer l’importance, l’urgence et lesrisques, et à prendre des décisions claires ou à composer avec des priorités etdes contraintes de travail contradictoires.
• Compétences très développées en service à la clientèle et en relationsinterpersonnelles. Capacité à fournir un excellent service à la clientèle àtous les niveaux en interne ainsi qu’aux partenaires et parties prenantesexternes.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Ingéniosité, adaptabilité et haut degré d’initiative.
• Capacité à fournir des directives de travail à d’autres employés desoutien.
• Capacité à mener des recherches et à préparer de l’information en tempsopportun.

Atouts

• Capacité à communiquer (oralement et par écrit) en français.
• Expérience ou titre professionnel en tant qu’auxiliaire juridique ouparajuriste.
• Une expérience au sein d’organes décisionnels, judiciaires ou quasijudiciaires est considérée comme un atout.

Quels sont les avantages pour vous?

• Organisme moderne proposant un modèle detravail hybride flexible qui prévoit de six à dix jours par mois au moins detravail en présentiel.
• Occasions d’apprentissage continu et de perfectionnement pour tous lesmembres du personnel.
• Organisme novateur et performant, soucieux de créer une cultureorganisationnelle positive et très attaché à sa mission qui consiste à faireprogresser les droits de la population ontarienne en matière de protection dela vie privée et d’accès à l’information.
• Régime de retraite à prestations déterminées,régime complet d’assurance-maladie et d’assurance vie et invalidité.
• Prestations complémentaires pour les congés de maternité et les congésparentaux.

Renseignements supplémentaires

• 2, rue Bloor Est, Toronto, région de Toronto

Groupede rémunération

Nonsyndiqué

Engagement à l’égard de la diversité, de l’inclusion, de l’accessibilitéet de la lutte contre le racisme : Noussommes résolus à bâtir une main-d’œuvre représentative des gens que nousservons, de même qu’à promouvoir la diversité, l’antiracisme, l’inclusion,l’accessibilité, le mérite, le respect et l’équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, toutparticulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, dediverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelleset de diverses identités et expressions de genre.

Nous croyons également en l’importancede fournir à la population ontarienne des services dans les deux languesofficielles, et nous invitons les personnes bilingues intéressées à postuler,surtout pour les postes comportant un contact avec le public.

Accord réciproque de dotation en personnel entre la FPO et le CIPVP

Le CIPVP a conclu un accord de réciprocité avec la fonction publique del’Ontario (FPO) qui permet aux employées et employés d’accepter des postes dansl’un ou l’autre organisme tout en conservant leur accès aux avantages sociaux,leurs cotisations de retraite et leurs années de service.

Liste de candidats qualifiés

Une liste de candidates et de candidats qualifiés pour le posted’adjointe ou d’adjoint de direction au CIPVP sera dressée et conservée pendant12 mois. La candidature des personnes se trouvant sur cette liste pourrait êtreprise en considération si un poste permanent ou temporaire se libérait.

Cette offre d’emploi provient d’un organisme qui ne fait pas partie dela fonction publique de l’Ontario. Les renseignements et les conseils setrouvant sur le site Web Carrières dans la fonction publique de l’Ontario pourraient ne pas s’y appliquer. Veuillez vous référer aux coordonnéesci-dessous pour communiquer directement avec le CIPVP si vous avez desquestions.