Adjointe exécutive ou adjoint exécutif à la direction générale

Centre de services scolaire Harricana; Amos; On-site; CAD 42,000 - 55,000; Full time

Job summary

Le Centre de services scolaire Harricana recherche une adjoint(e) exécutif(ive) à la direction générale pour soutenir l’équipe dirigeante et faciliter la coordination administrative.

La personne assurera la gestion des agendas, des rencontres et des déplacements, préparera les documents officiels et veillera à la qualité des communications avec les partenaires internes et externes.

Qualifications

• Soutien administratif de haut niveau à la direction générale.
• Capacité à coordonner agendas, réunions et déplacements.
• Rédaction et mise en forme de documents professionnels.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif de haut niveau à l’équipe de la direction générale et assurer le suivi des échéances.
• Planifier, organiser et coordonner les agendas, réunions et déplacements.
• Préparer et mettre en forme des documents, correspondances et dossiers officiels.
• Gérer les communications et faciliter l’organisation d’événements et de rencontres institutionnelles.
• Contribuer à la fluidité des échanges entre les services et partenaires.

Job description

Le Centre de services scolaire (CSS) Harricana désire pourvoir un poste régulier à temps plein d’adjointe exécutive ou d’adjoint exécutif à la direction générale.

Nature du travail

Sous l’autorité de l’équipe de la direction générale, la personne a pour rôle principal de soutenir la directrice générale et le directeur général adjoint dans l’exercice de leurs mandats et responsabilités.

Elle joue un rôle central dans la coordination des activités administratives de l’équipe de la direction générale, le suivi des dossiers prioritaires, la gestion des communications ainsi que l’organisation des rencontres et des activités institutionnelles. En étroite collaboration avec les différents services et partenaires du Centre de services scolaire, elle contribue à la fluidité des échanges, au respect des échéanciers et à l'efficacité des processus administratifs.

Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes :

• Assurer un soutien administratif de haut niveau à l’équipe de la direction générale dans la réalisation de ses mandats et responsabilités.
• Planifier, organiser et coordonner les agendas, les rencontres, les déplacements et les activités de l’équipe de la direction générale.
• Préparer, réviser et assurer la mise en forme de divers documents administratifs, correspondances, présentations et dossiers officiels.
• Assurer le suivi des dossiers prioritaires, des demandes et des échéanciers, en collaboration avec les personnes concernées.
• Anticiper les besoins administratifs de l’équipe de la direction générale et proposer des solutions favorisant l’efficacité du travail.

Coordination et communications

• Agir comme personne-ressource auprès des partenaires internes et externes pour les communications et les demandes adressées à l’équipe de la direction générale.
• Assurer la coordination administrative des rencontres, notamment la préparation des ordres du jour, la documentation pertinente etla rédaction des comptes rendus.
• Faciliter la circulation de l'information entre l’équipe de la direction générale, les services administratifs, les établissements scolaires et les différents partenaires.
• Assurer le traitement et le suivi des correspondances et des demandes adressées à l’équipe de la direction générale, en établissant les priorités appropriées.
• Collaborer à l'organisation d'événements, de rencontres institutionnelles et d'activités relevant de la direction générale.

Gestion administrative et documentaire

• Assurer la gestion, le classement et le suivi des dossiers administratifs de l’équipe de la direction générale, dans le respect des règles de confidentialité et de conservation documentaire.
• Veiller à l'application des pratiques, des normes et des procédures administratives en vigueur au Centre de services scolaire.
• Accomplir toute autre tâche connexe compatible avec ses fonctions, à la demande de l’équipe de la direction générale.

En matière de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles

• S’assurer de la disponibilité, du fonctionnement et de la bonne utilisation des équipements et du matériel.
• Maintenir des communications efficaces avec les autres secteurs, les autres unités administratives et les établissements.
• Assurer, dans son secteur d’activités, l’application des pratiques administratives en vigueur au centre de services scolaire.
• Représenter, sur demande, le centre de services scolaire sur les questions relatives à son secteur d’activités.
• Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction que peut lui confier l’équipe de la direction générale.

Soutien aux instances de gouvernance

• Collaborer à la préparation et à l'organisation des séances du conseil d'administration, en collaboration avec la secrétaire générale.
• Participer à la préparation des ordres du jour, à la collecte et à la mise en forme des documents nécessaires aux séances.
• Assurer la transmission des documents aux membres du conseil d'administration, dans le respect des échéanciers établis.
• Effectuer le suivi administratif des décisions, des résolutions et des actions découlant des séances, en collaboration avec les personnes concernées.
• Assurer la gestion documentaire des dossiers du conseil d'administration, dans le respect des règles de confidentialité et de conservation applicables.