Adjoint(e) Exécutif(ve)

Joseph Ribkoff; Dorval; On-site; CAD 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Joseph Ribkoff à Dorval recherche un adjoint exécutif capable de soutenir le PDG et l’équipe de direction avec discrétion et efficacité. Vous gèrerez les calendriers, organiserez les déplacements et assurerez une présence professionnelle auprès des clients et partenaires.

Le poste implique la préparation de documents, la rédaction de communications et la coordination avec le Conseil d’administration, tout en protégeant des informations sensibles et en garantissant un haut niveau de

Qualifications

• Expérience 7–10 ans au soutien au niveau C (Executive)
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise d’Outlook, Word, Excel et PowerPoint et capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
• Expérience avec calendriers en ligne et systèmes cloud
• Capacité à gérer plusieurs priorités et dossiers avec discrétion

Responsibilities

• Gérer des calendriers complexes, organiser réunions et déplacements du PDG et de la direction
• Traiter les aspects logistiques de voyages, conférences téléphoniques et événements
• Servir de liaison entre le Bureau exécutif et le Conseil d'administration, préparer les documents
• Filtrer et prioriser les communications adressées à la haute direction
• Rédiger et éditer courriers, discours, présentations et annonces
• Gérer les dépenses des dirigeants et du service juridique
• Agir comme gardien de la confidentialité et du professionnalisme
• Prendre les minutes et saisir les données avec précision
• Soutenir les projets stratégiques et les livrables, coordonner échéances et ressources
• Garder à jour les dossiers confidentiels et les archives de l’entreprise

Skills

Bilingue FR/EN

Excellentes aptitudes en communication

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Calendriers en ligne

Systèmes cloud

Job description

Objectif :

Relevant directement au président-directeur général (PDG), l’adjoint(e) exécutif(ve) sera responsable de la gestion d’un large éventail de tâches administratives et de soutien exécutif de niveaux variés de complexité et de confidentialité. Véritable partenaire de confiance de l’équipe de direction, cette personne fera preuve de débrouillardise et d’un fort esprit de collaboration. Elle évoluera avec aisance dans un environnement dynamique et en constante évolution, parfois sous pression, tout en demeurant flexible, proactive et efficace.

Ce poste exige un excellent jugement, de solides habiletés en communication écrite et verbale, ainsi qu’un grand sens de l’organisation et de l’administration. La personne retenue devra être en mesure de gérer simultanément plusieurs priorités et dossiers, tout en assurant un équilibre réaliste entre les demandes concurrentes et en maintenant un haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

Responsabilités:

• Gérer des calendriers complexes, organiser les réunions et coordonner les déplacements du président-directeur général (PDG) et des membres de la haute direction.
• Tâches administratives à inclure; tous les aspects de voyage, de la logistique, y compris la planification et l'Organisation des conférences téléphoniques, les réunions et événements sur site/hors site, et offrant une présence professionnelle au service à la clientèle
• Servir comme liaison entre le Bureau exécutif et les membres du Conseil d'administration; préparer les documents du Conseil, distribuer des informations et planifier des réunions
• Filtrer, prioriser et gérer les communications, la correspondance et les demandes adressées à la haute direction.
• Rédiger et éditer la correspondance, les discours, les présentations et les annonces
• Gérer toutes les déclarations de dépenses des membres de l'équipe de direction et du directeur des affaires juridiques.
• Agir en tant que gardien et gérer toute communication entre le personnel exécutif et le public; pour inclure les clients, les conseils et les membres du personnel
• Prendre les minutes de toutes les réunions nécessaires et entrer les données avec précision
• Soutenir les projets stratégiques et les initiatives spéciales en coordonnant les échéanciers, les ressources et les livrables.
• Effectuer le suivi des priorités d’affaires, des projets clés et des échéances importantes afin d’assurer leur réalisation dans les délais prévus.
• Maintenir à jour les dossiers confidentiels, les archives corporatives et la documentation de l’entreprise, en veillant au respect des normes de confidentialité et de gouvernance.

Qualités requises :

• 7-10 ans + d'expérience en soutien au niveau C – Exécutive
• Bilingue (français et anglais) - En raison de la nature du poste et des interactions régulières avec une clientèle, des partenaires et/ou des collègues situés à l’extérieur du Québec, la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise afin d’assurer une communication efficace et un service de qualité.
• Compétences avancées dans Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint et la capacité d'apprendre de nouveaux logiciels
• Expérience avec calendriers en ligne et systèmes cloud
• Capacité avérée à gérer des tâches diverses, à prêter attention aux détails et à exécuter des tâches de manière efficace avec une supervision minimale
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, avec la capacité de transmettre efficacement des informations
• Capacité de maintenir la confidentialité en ce qui concerne les informations sensibles de l'entreprise
• Aptitude à exercer un pouvoir discrétionnaire et un jugement indépendant pour résoudre des problèmes complexes concernant la hiérarchisation et l'ordonnancement des projets et des réunions
• Expérience avec «Board Vantage»
• Expérience avec «Concur»
• Expérience de la discrétion et de la confidentialité en ce qui concerne les informations sensibles de l'entreprise.
• Expérience en planification / coordination des voyages globaux