Secrétaire de gestion au Service des ressources humaines

Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées; Buckingham; On-site; CAD 36,000 - 41,000; Full time

Job summary

Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées recherche un(e) secrétaire de gestion pour le Service des ressources humaines, poste régulier à temps plein au Centre administratif du CSSCV. L’entrée en fonction est rapide et le salaire est affiché entre 25,83 $ et 29,80 $ de l’heure.

Le rôle implique la gestion de dossiers, le suivi des réunions, la rédaction de notes et le soutien bureautique. Horaire du lundi au vendredi, 8 h à 12 h et 13 h à 16 h, avec évaluation linguistique possible.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou équivalent et 4 années d’expérience pertinente.
• Évaluation linguistique possible à l’avenir avec seuil de réussite ~60%.

Responsibilities

• Répondre aux demandes liées au suivi des dossiers, réunions et politiques internes.
• Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les documents de travail.
• Préparer des projets de réponse, les acheminer et assurer le suivi.
• Traiter les courriels et la correspondance et assurer le classement des dossiers.
• Assurer le soutien bureautique et accompagner les nouveaux secrétaires.

Skills

Rigueur

Autonomie

Gestion du temps

Organisation

Orientation client

Collaboration

Education

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat

Diplôme de 5e année du secondaire ou équivalent

Tools

Bureautique

Job description

Nouveau poste disponible !

Concours2627S24 – affichage interne et externe

Secrétaire de gestion

Service des ressources humaines

Au Service des ressources humaines, aucune journée ne se ressemble !

Notre équipe accompagne le personnel à chaque étape de son parcours, de l'embauche à la retraite, en passant par la rémunération, les relations de travail, la santé et sécurité, les invalidités et les différents congés. Dans ce milieu dynamique et collaboratif, chaque dossier contribue directement au bien-être du personnel et à la réussite éducative. Joignez-vous à une équipe engagée, humaine et passionnée où les défis stimulants ne manquent pas !

Lieu : Centre administratif du CSSCV

Horaire : Lundi au vendredi, 8 h à 12 h et 13 h à 16 h

Entrée en fonction : Dès que possible

Statut : Régulier à temps plein

Salaire : 25,83 $ à $ 29,80 $

Supérieur immédiat : Conseillère en gestion du personnel au bureau des services-conseils en santé sécurité au travail, invalidités et droits parentaux

La nature du travail de secrétaire de gestion

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques

• Répondre aux demandes de renseignements relatives au suivi des dossiers, des réunions, des politiques, de la réglementation et des autres sujets relevant de sa fonction.
• Effectuer les rappels requis et transmettre la documentation pertinente.
• Examiner le courrier et les courriels, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents.
• Préparer des projets de réponse, les acheminer aux personnes concernées et en assurer le suivi.
• Préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Accueillir les personnes à l’unité administrative, les informer ou les référer à la ressource appropriée.
• Gérer les agendas selon les instructions reçues.
• Organiser matériellement les réunions, convoquer les participantes et participants et préparer les dossiers nécessaires.
• Préparer des projets d’ordre du jour et, au besoin, des comptes rendus ou procès-verbaux.
• Rédiger des notes de service ou des communiqués.
• Utiliser les logiciels et outils informatiques requis à l’exécution des travaux et effectuer les recherches nécessaires.
• Offrir un soutien ponctuel aux collègues dans l’utilisation des logiciels et programmes de travail.
• Initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion.
• Coordonner le travail du personnel de soutien, au besoin.
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Pour visualiser le plan de classification et consulter la nature du travail et les attributions caractéristiques au poste, consultez ce lien en vous référant aux pages 84 et 85.

En plus de ces attributions caractéristiques, la secrétaire de gestion accomplira les tâches suivantes:

• Traiter les factures relatives aux dossiers relevant de sa fonction.
• Assurer la gestion de la boîte courriel générique du bureau des services-conseils en santé sécurité au travail, invalidités et droits parentaux.
• Assurer la gestion des dossiers d’assurances collectives du personnel.
• Effectuer le traitement des vérifications d’antécédents judiciaires et des vérifications des comportements pouvant raisonnablement faire craindre pour la sécurité physique ou psychologique des élèves, conformément aux dispositions applicables et en assurer les suivis requis.

Qualifications requises

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente*.

*Les personnes retenues devront fournir des attestations d’emploi de leurs anciens employeurs. Ces documents doivent indiquer le poste occupé, les dates d’emploi, le nombre d’heures travaillées ainsi que les coordonnées et la signature de l’employeur. Ils servent à confirmer l’expérience indiquée dans votre candidature.

Exigences particulières

Les personnes candidates pourraient être invitées à se soumettre à une évaluation linguistique dont le seuil de réussite est établi à 60 %.

Les résultats sont utilisés aux fins du processus de sélection et sont traités de façon confidentielle. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes, sur demande, conformément aux règles applicables.

Autres exigences

• Avoir des connaissances en bureautique;
• Rigueur / assurance qualité;
• Sens des responsabilités;
• Gestion du temps et des priorités;
• Initiative / autonomie;
• Capacité à planifier et organiser;
• Orientation vers la clientèle;
• Collaboration.

Candidature et processus de sélection

Les diplômes obtenus à l’extérieur du Québec doivent être accompagnés d’une évaluation comparative délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI). Les évaluations provenant d’autres organismes (ex. WES) ne sont pas acceptées.

Seules les personnes retenues seront convoquées en entrevue le 29 octobre 2026. Elles devront :

• Autoriser la vérification de leurs références professionnelles;
• Fournir les attestations d’emploi requises;
• Se soumettre aux vérifications d’usage, notamment celles liées aux antécédents judiciaires et aux comportements pouvant compromettre la sécurité des élèves.

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt. Seules les candidatures retenues pour la suite du processus seront contactées. Une communication écrite sera également transmise à la personne sélectionnée ainsi qu’aux membres du personnel du CSSCV ayant soumis leur candidature.

Équité, diversité et cadre légal

Le genre masculin est utilisé dans un souci de concision et désigne toutes les personnes, sans discrimination.

Le CSSCV valorise la diversité et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi. Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes issues des minorités visibles ou ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes sur demande tout au long du processus de sélection.

Le personnel du CSSCV est assujetti à la Loi sur la laïcité de l’État ainsi qu'aux dispositions législatives applicables au réseau de l'éducation. Conformément à ces lois, les membres du personnel visés ne peuvent porter de signe religieux dans l'exercice de leurs fonctions et doivent respecter l'ensemble des obligations qui en découlent.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement sont traités de façon confidentielle et conformément