Adjoint administratif

Beneva; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Beneva à Québec recherche un adjoint administratif(se) pour soutenir l'équipe du centre financier. Vous assurerez le secrétariat, la gestion des dossiers et le traitement des demandes courantes.

Le poste nécessite un diplôme collégial en technique bureautique, au moins 12 mois d'expérience et une maîtrise du français et de Microsoft 365. Vous contribuerez à l’efficacité opérationnelle et au service client interne.

Qualifications

• Diplôme collégial en bureautique ou équivalent requis.
• Expérience minimale d’un an dans un rôle administratif ou de secrétariat.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Connaissance des outils Microsoft 365 et d’autres outils technologiques.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif et opérationnel des conseillers financiers et de la direction du centre financier.
• Coordonner les activités liées au recrutement, à l’intégration, aux mouvements de carrière et aux départs.
• Gérer la création, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs, des accès et des outils.
• Effectuer les suivis concernant les permis, les accréditations, les contrats et la rémunération.
• Gérer les bases de données, listes de distribution et documents administratifs.
• Soutenir les conseillers dans les changements de statut, les demandes d’accès et les suivis d’outils de travail.
• Participer à la gestion des relations avec la clientèle et coordonner diverses opérations de soutien.
• Coordonner les activités de marketing et de visibilité des conseillers.
• Organiser et coordonner des événements du centre financier et des formations.
• Gérer les approvisionnements, le matériel, les inventaires et les installations du centre financier.
• Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et participer à des projets.

Skills

Français maîtrise écrite et orale

Education

Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent

Tools

Microsoft 365

Job description

Pourquoi ce poste est important

Faites une différence au quotidien grâce à votre expertise administrative.

Titre interne officiel:

Secrétaire

Statut:

Régulier

Sommaire:

Direction:

Direction Centre financier

Pourquoi ce poste est important

Faites une différence au quotidien grâce à votre expertise administrative.

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), tu accompagnes la Direction Centre Financier dans la coordination des activités de secrétariat et dans la réalisation de divers dossiers administratifs. Ta contribution sera essentielle pour assurer l’efficacité et la fluidité des opérations.

Ta contribution à l'équipe

• Assurer le soutien administratif et opérationnel des conseillers financiers et de la direction du centre financier.
• Coordonner les activités liées à le recrutement, à l’intégration, aux mouvements de carrière et aux départs des conseillers et de leur personnel de soutien.
• Gérer la création, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs, des accès, des outils technologiques et des différentes plateformes corporatives.
• Effectuer les suivis auprès des différents partenaires internes concernant les permis, les accréditations, les contrats, la rémunération et les conformités réglementaires.
• Assurer la gestion et la mise à jour de diverses bases de données, listes de distribution, bottins, systèmes CRM et documents administratifs.
• Soutenir les conseillers dans leurs besoins administratifs courants, notamment les changements de statut, les demandes d’accès, les suivis de commissions et la gestion de leurs outils de travail.
• Participer à la gestion des relations avec la clientèle en effectuant certains suivis administratifs, en répondant aux demandes et en coordonnant diverses opérations de soutien.
• Coordonner les activités de marketing et de visibilité des conseillers (microsites, médias sociaux, communications, matériel promotionnel et outils de présentation).
• Organiser et coordonner divers événements du centre financier, activités de recrutement, rencontres d’équipe, formations et initiatives favorisant l’engagement des employés.
• Assurer la gestion des approvisionnements, du matériel, des inventaires, du courrier et des installations du centre financier.
• Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et participer à différents projets spéciaux ou comités de gestion.
• Assurer la gestion des boîtes courriels partagées, des calendriers, des demandes de service et des communications administratives du centre financier.

Ce qui te permet de réussir

• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.
• Minimum de douze (12) mois d’expérience pertinente.
• Maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres)

#S2

Beneva souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature.

Raison d’être :

Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité.