Adjointe Administrative senior

Gestal; Dorval; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Gestal recherche un coordonateur administratif bilingue pour soutenir l’équipe et assurer l’intégration des nouveaux employés, la gestion des documents et des budgets.

Vous serez responsable de la préparation des bons de commande Ariba, de la gestion des appels, de l’organisation des déplacements et de la rédaction de la correspondance en FR/EN. Excellentes compétences organisationnelles exigées.

Qualifications

• Titre: DEC en bureautique ou équivalent.
• Expérience minimale: 8 années pertinentes.
• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit).
• Connaissance approfondie de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook et Lotus Notes.

Responsibilities

• Préparer la documentation requise pour les bons de commande dans Ariba.
• Assurer l’intégration des nouveaux employés (formulaires d’embauche, commande d’équipement informatique, etc.).
• Répondre aux appels téléphoniques, effectuer les suivis nécessaires et organiser les déplacements professionnels.
• Gérer les activités quotidiennes et déterminer les priorités relatives aux renseignements entrants.
• Planifier les réunions et préparer le matériel nécessaire.
• Communiquer avec la haute direction et d’autres organisations selon les besoins.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses et documents financiers.
• Mettre à jour les organigrammes.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais.
• Consolider et préparer les budgets du service et participer à des projets spéciaux.

Skills

Communication orale et écrite

Esprit d'équipe / collaboration

Gestion des priorités

Education

DEC en bureautique ou équivalent

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Outlook

Lotus Notes

Job description

Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

• Préparer la documentation requise pour les bons de commande dans Ariba.
• Assurer l’intégration des nouveaux employés (formulaires d’embauche, commande d’équipement informatique, etc.).
• Répondre aux appels téléphoniques, effectuer les suivis nécessaires et organiser les déplacements professionnels.
• Gérer les activités quotidiennes et déterminer les priorités relatives aux renseignements entrants.
• Planifier les réunions et préparer le matériel nécessaire.
• Au nom du directeur et des gestionnaires, selon les besoins, communiquer avec la haute direction et d’autres organisations.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses, d’autres documents financiers, ainsi que tous types de documents (correspondance, rapports, notes de service, etc.) selon les styles et formats requis.
• Mettre à jour les organigrammes.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais.
• Être responsable des activités liées à la consolidation et à la préparation des budgets du service, ainsi que de tout autre projet spécial.

Comment vous épanouir dans ce rôle?

• Vous possédez un DEC en bureautique ou l'équivalent.
• Vous avez un minimum de huit (8) années d'expérience pertinente.
• Vous avez d'excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais.
• Vous avez une connaissance approfondie de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook et Lotus Notes.
• Vous avez un bon esprit d'équipe et êtes reconnu pour votre dynamisme, vos bonnes relations interpersonnelles, votre jugement et votre sens de l’organisation.
• Vous avez la capacité d’évaluer et de gérer les priorités d'affaires.