Adjoint ou adjointe de la cheffe de la direction

SOCAN - Society of Composers, Authors and Music Publishers of Canada; Toronto; Hybrid; CAD 72,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

35 heures par semaine (horaires flex.)

12 jours de congé maladie annuels

Régime de retraite

Assurances santé et dentaires

Environnement inclusif

Job summary

La SOCAN recrute un adjoint ou une adjointe de la cheffe de la direction pour soutenir la direction générale et les finances à Toronto.

Le poste, en modèle hybride, exige une expérience d’au moins 5 ans en soutien de haute direction, une excellente organisation, un sens du détail et une maîtrise avancée d’Office. Le bilinguisme anglais-français est un atout et des conditions avantageuses sont offertes.

Qualifications

• Plus de 5 ans d’expérience en soutien auprès d’un ou d’une chef·fe de la direction.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion d’agenda.
• Bonne capacité de communication écrite et orale en français et anglais.

Responsibilities

• Soutien stratégique et proactif à la haute direction.
• Gestion de l’agenda et priorisation des communications pour optimiser le temps de la cheffe de la direction.
• Préparer les ordres du jour et les notes d’information des réunions.
• Coordonner la logistique des réunions avec les parties prenantes.
• Soutien au chef des finances et à la cheffe des opérations.

Skills

Gestion de l’agenda

Organisation

Communication écrite et orale

Discrétion

Anglais et Français

Education

Baccalauréat en administration des affaires (ou équivalent)

Tools

Microsoft Office

Job description

Nous recrutons !

Adjoint ou adjointe de la cheffe de la direction
Toronto, ON

www.socan.com

TYPE DE POSTE : Permanent à temps plein
ÉCHELLE SALARIALE : 71 920 $ - 89 990 $
RAISON DE L’EMBAUCHE : Remplacement
MODÈLE DE TRAVAIL : Hybride
LANGUE : Anglais, le français est un atout

QUI NOUS SOMMES

La SOCAN est une organisation sans but lucratif de gestion collective du droit d’auteur dont la mission est de veiller à ce que les créateurs et éditeurs de musique reçoivent les revenus qui leur sont dus pour l’utilisation de leurs œuvres. La SOCAN soutient et représente près de 200 000 auteurs-compositeurs, compositeurs et éditeurs de musique. Grâce à l’octroi de licences, à la perception mondiale de redevances et à ses activités de représentation, nous aidons les créateurs à continuer de produire la musique qui nous divertit, nous émeut et nous inspire.

NOTRE ENGAGEMENT ENVERS LA DIVERSITÉ, L’ÉQUITÉ, L’INCLUSION ET L’ANTIRACISME

La SOCAN s’épanouit grâce à une diversité de points de vue, d’identités et de parcours, et nous sommes engagés dans la lutte contre le racisme. Toutes les personnes sont encouragées à postuler à nos nombreux postes, sans égard à l’identité ou à l’expression de genre, à l’origine ethnique, à la race, à l’âge, à la culture, à l’orientation sexuelle, aux croyances religieuses ou aux capacités physiques. Apprenez-en davantage sur l’engagement de la SOCAN envers l’inclusion et l’antiracisme.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC NOUS ?

• Faire une différence en soutenant et en collaborant avec une communauté dynamique et créative
• Profiter d’options flexibles favorisant l’équilibre travail-vie personnelle
• Évoluer dans un secteur créatif en constante transformation
• Défendre et soutenir la communauté créative e
  nsemble, aider les créateurs de musique à augmenter leurs revenus et à gagner leur vie

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de 35 heures (options de flexibilité possibles, p. ex. semaine de travail de 4 jours selon le poste)
• Douze journées de congé maladie payées par année (dont cinq journées personnelles)
• Régime de retraite à cotisation déterminée
• Programme complet d’avantages sociaux incluant les soins de santé et dentaires
• Environnement de travail inclusif et collaboratif

À PROPOS DU RÔLE

L’adjoint ou l’adjointe de la cheffe de la direction offre un soutien à la cheffe de la direction de la SOCAN, ainsi qu’au chef des finances et à la cheffe des opérations afin de leur permettre de se concentrer sur le leadership stratégique, les relations avec l’industrie et les résultats de l’organisation. La personne titulaire du poste anticipe les besoins, gère des dossiers complexes et agit comme partenaire de confiance de la cheffe de la direction, en veillant à ce que les priorités soient claires et que les engagements fassent l’objet d’un suivi.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien stratégique et proactif à la haute direction
• Gérer de façon proactive l’agenda de la cheffe de la direction et établir l’ordre de priorité des courriels, appels et autres communications afin d’optimiser son temps.
• Anticiper les livrables, les décisions à prendre et les risques.
• Assurer le suivi des mesures à prendre et des engagements.
• Préparer les ordres du jour des réunions de la haute direction et des autres réunions de la cheffe de la direction, ainsi que les notes d’information et les documents de référence, et coordonner la logistique des réunions et des échanges avec les parties prenantes.
• Offrir un soutien similaire au chef des finances et à la cheffe des opérations.
Soutien aux relations stratégiques et aux communications
• Agir comme premier point de contact et assurer la gestion des demandes et des accès à la haute direction.
• Assurer la coordination avec les parties prenantes internes et externes.
• Soutien durant le cycle d’octroi d’aide annuelle au fonctionnement destiné aux organismes et associations externes.
• Représenter les membres de la haute direction et la SOCAN avec professionnalisme et discrétion.
• Au besoin, contribuer aux communications ainsi qu’aux événements et projets spéciaux dirigés par la cheffe de la direction.
Excellence opérationnelle, administrative et en matière de gouvernance
• Gérer les déplacements complexes et la logistique connexe.
• Préparer et soumettre les notes de frais.
• Tenir des dossiers et une correspondance bien organisés.
• Assurer le suivi des exigences de gouvernance de la CISAC.
• Superviser la planification, la coordination et la logistique de l’assemblée générale annuelle.
• Coordonner et superviser la logistique des réunions de la haute direction.
• Soutenir les activités du bureau et collaborer avec le ou la gestionnaire, Milieu de travail et soutien à la haute direction, ainsi qu’avec les autres adjoints et adjointes de direction, afin d’assurer, au besoin, une couverture fluide et un soutien de relève auprès des autres membres de la haute direction.

CE QUE VOUS APPORTEREZ

• Au moins 5 ans d’expérience en soutien auprès d’un ou d’une chef·fe de la direction ou d’un autre membre de la haute direction.
• Baccalauréat ou certification en administration des affaires ou dans un domaine connexe, un atout.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à travailler sous pression.
• Approche de travail proactive, débrouillarde et axée sur l’anticipation des besoins.
• Excellentes compétences en organisation, en gestion d’agenda et en suivi.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, ainsi qu’un solide jugement et une bonne capacité de prise de décision.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams).
• Esprit novateur et curiosité à l’égard des technologies.
• Le bilinguisme anglais-français est un atout.

COMPÉTENCES CLÉS

• Approche de partenaire de confiance
• Sens du service et proactivité
• Grande discrétion et professionnalisme
• Grande intelligence émotionnelle

ACCESSIBILITÉ ET MESURES D’ADAPTATION

La SOCAN s’engage à offrir un environnement de travail inclusif qui répond aux besoins d’accessibilité des employé·e·s en situation de handicap. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec nous à l’[e-mail] nous prendrons les dispositions nécessaires. Les candidatures envoyées à cette adresse courriel ne seront pas acceptées.

ÉGALITÉ EN MATIÈRE D’EMPLOI

La SOCAN est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances. Les décisions d’embauche et d’emploi sont prises sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’ascendance, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, le handicap, la citoyenneté, le statut d’ancien combattant, l’orientation sexuelle, le dossier d’infractions, l’état matrimonial, la situation familiale ou toute autre caractéristique protégée par les lois et règlements applicables.

Si vous ne vous reconnaissez pas entièrement dans chacune des exigences du poste ci-dessus, nous vous encourageons tout de même à soumettre votre candidature. Des recherches ont démontré que les groupes sous-représentés ont tendance à postuler seulement lorsqu’ils répondent à 100 % des critères. Nous nous engageons à bâtir une organisation plus équitable, inclusive et diversifiée et encourageons fortement les candidatures de personnes de tous genres, âges, origines, cultures, capacités, orientations sexuelles et parcours de vie.

Pour en savoir plus sur la SOCAN, visitez www.socan.com. Vous pouvez également nous suivre sur LinkedIn, Twitter, Instagram et Facebook (@SOCANmusic / @SOCANmusique).