adjoint exécutif

Canadian-Centre-On-Substance-Abuse; Ottawa; Hybrid; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Mode hybride flexible

Job summary

Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) cherche un adjoint exécutif pour soutenir la haute direction et les services administratifs. Vous gérerez l’agenda, préparerez les documents et assurerez la liaison avec des partenaires externes et des équipes internes.

Le poste requiert 8 à 10 années d’expérience administrative et une formation en administration des affaires, avec maîtrise avancée de MS Office et d’Adobe Acrobat. Travail hybride et bilingue est apprécié.

Qualifications

• Huit à dix ans d’expérience progressive comme adjoint administratif, dont au moins quatre ans comme adjoint exécutif d’un cadre supérieur.
• Formation collégiale de trois ans en administration des affaires ou expérience équivalente.
• Capacité à communiquer avec tact avec les parties prenantes.
• Connaissance des méthodes et protocoles de soutien des cadres supérieurs.
• Excellentes compétences organisationnelles et service à la clientèle.
• Autonomie et sens de l’initiative, travail d’équipe.
• Gestion des priorités et respect des échéances.
• Jugement, discrétion et fiabilité.
• Connaissance avancée de MS Office et Adobe Acrobat.
• Préférence pour les candidats bilingues (anglais et français).

Responsibilities

• Gérer le calendrier des dirigeants et coordonner voyages et hébergement.
• Rédiger les ordres du jour, documents et procès-verbaux.
• Préparer et diffuser les communications internes et externes.
• Voir le suivi des livrables et respecter les échéances.
• Apporter un soutien exécutif aux autres membres de l’équipe.
• Coordonner des projets spéciaux et initiatives stratégiques.
• Maintenir les liens avec partenaires externes et cabinets gouvernementaux.

Skills

Communication efficace

Gestion de projets

Rédaction et révision

Relations interpersonnelles

Planification et organisation

Autonomie

Discrétion professionnelle

Bilingue anglais/français

Education

Collège en administration des affaires

Tools

MS Office

Adobe Acrobat

Job description

adjoint exécutif

Relève de : gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs
Motif de vacance : poste existant

Description de poste : adjoint exécutif

Au sujet du Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances

Le Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l’alcool et d’autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d’envergure nationale dont la vision parle d’une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.

Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s’engage à apprendre de ce savoir et à l’intégrer dans son travail, avec l’encadrement adéquat.

Au sujet du poste

Relevant du gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs, le ou la titulaire gère les tâches administratives quotidiennes de certains membres de la direction générale pour contribuer au bon fonctionnement des opérations et à leur alignement avec les priorités organisationnelles. Il ou elle met à profit une série d’aptitudes, notamment en gestion de projets, en rédaction et en révision, en recherche, en administration et en relations interpersonnelles. Il ou elle contribue à la gestion des relations avec des partenaires externes, dont des représentants d’organismes gouvernementaux provinciaux, locaux et fédéraux, et d’organismes privés. Le ou la titulaire fait partie d’une équipe de soutien administratif venant en aide aux autres divisions du CCDUS, au besoin.

Soutien à la haute direction

• Gérer le calendrier des membres de la direction générale (définir les priorités, planifier des réunions et événements, coordonner les préparatifs de voyage et d’hébergement)
• Faire le suivi des engagements immédiats et à long terme des membres de la direction générale, identifier les conflits et signaler les problèmes de façon proactive
• Rédiger les ordres du jour, préparer la documentation requise et dresser les procès-verbaux de réunions, selon les instructions émises
• Informer les membres de la direction générale et de la haute direction des futures réunions, des priorités essentielles, des événements et des documents à passer en revue ou à approuver
• Gérer l’acheminement de documents et de pièces de correspondance que les membres de la direction générale doivent passer en revue et approuver, et s’assurer qu’ils sont exacts, complets et prêts à temps
• Rédiger, réviser, formater et corriger des pièces de correspondance internes et externes, des présentations, des notes de breffage, des points de discussion et des propositions, y compris des documents sensibles et confidentiels
• Voir avec les employés où en sont les mesures de suivi et s’assurer que les livrables sont produits en temps voulu
• Apporter un soutien exécutif aux autres membres de l’équipe, au besoin

Coordination et initiatives stratégiques

• Gérer et coordonner des projets spéciaux et des initiatives stratégiques pour le compte des membres de la direction générale
• Participer à la coordination et à la réalisation d’événements, de collaborations internes et externes, ainsi que d’initiatives interdivisionnelles
• Rester en contact avec les responsables de façon à soutenir la réalisation d’initiatives stratégiques et à veiller au respect des échéanciers et des livrables
• Soutenir des activités périodiques de planification stratégique (coordonner des groupes de discussion, assurer la liaison avec des équipes internes, préparer des documents pour des partenariats et des présentations, etc.)
• Assurer la liaison directe avec le cabinet du ministre de la Santé, le Bureau du Conseil privé et le cabinet du premier ministre, au besoin
• Contribuer au maintien et au renforcement des liens avec des partenaires et collaborateurs de l’organisation

Cette description donne une vue d’ensemble des grandes responsabilités du poste. D’autres responsabilités pourraient être attribuées au titulaire en fonction de son expérience et des obligations opérationnelles.

• Huit à dix ans d’expérience progressive comme adjoint administratif avec au moins quatre ans comme adjoint exécutif d’un cadre supérieur
• Avoir terminé un programme collégial de trois ans en administration des affaires ou avoir une expérience professionnelle équivalente en milieu administratif
• Capacité à communiquer avec efficacité et tact avec les employés, les membres du conseil d’administration, les hauts fonctionnaires et le grand public
• Connaissance des méthodes et protocoles formels et informels de soutien des cadres supérieurs
• Solides aptitudes en organisation et en service à la clientèle
• Travailleur autonome avec sens de l’initiative qui favorise le travail d’équipe afin d’atteindre des buts communs
• Capacité à bien travailler sous pression, tout en continuant à répondre à des demandes et des échéances changeantes
• Jugement sûr, courtoisie, fiabilité et discrétion
• Connaissance approfondie essentielle de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et d’Adobe Acrobat (p. ex. PDF)
• Préférence donnée aux candidats bilingues (anglais et français)

Atouts

• Expérience de travail dans ou avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales
• Connaissance des répertoires de contacts
• Capacité à parler d’autres langues que le français et l’anglais

Conditions de travail

• Périodes de concentration intense requises à l’occasion
• Exposition occasionnelle à des conditions psychologiquement difficiles (p. ex. échéances serrées, conflits interpersonnels, heures de travail prolongées sans compensation supplémentaire)
• Attention mentale requise pour s’adapter et gérer simultanément plusieurs demandes urgentes ou faire un travail minutieux avec des interruptions régulières
• Communication fréquente avec des employés internes et communication occasionnelle avec des partenaires externes
• Travail fait dans un bureau ou à la maison (modèle hybride flexible), avec présence au bureau et heures supplémentaires requises à l’occasion, lors d’événements
• Les exigences physiques sont minimes (aucun effort physique soutenu requis)

Modèle de travail hybride / télétravail

Au CCDUS, les employés bénéficient de conditions de travail qui leur offrent de la flexibilité et favorisent le rendement des équipes et une excellente culture organisationnelle. Le modèle hybride flexible adopté par le CCDUS permet à la plupart des employés de faire du télétravail une grande partie du temps (les employés doivent venir au bureau ou assister à des activités en présentiel au moins huit jours par mois pour renforcer les liens entre collègues et partenaires). Dans le cas du présent poste, le ou la titulaire doit travailler au bureau de deux à trois jours par semaine. Les employés doivent résider au Canada, peu importe le poste occupé. Dans le cas du présent, le ou la titulaire doit habiter à une distance raisonnable du bureau.

Valeurs du CCDUS

Le CCDUS souscrit aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu’organisme, il s’engage à faire en sorte que les peuples métis, inuits et des Premières Nations et les groupes en quête d’équité (femmes, personnes de couleur, personnes en situation de handicap, membres de la communauté 2SLGBTQ+, etc.) soient pleinement représentés.

Le CCDUS apporte son soutien aux personnes ayant un savoir expérientiel de la santé liée à l’usage de substances et tire des enseignements de cet échange. Il invite ces personnes à poser leur candidature pour se joindre à son équipe.

Le CCDUS défend les droits des personnes en situation de handicap invoqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et le règlement connexe sur les normes d’accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra, sur demande, les mesures d’adaptation nécessaires.

Avis relatif à l’intelligence artificielle

Le CCDUS s’engage à suivre un processus d’embauche juste et équitable. Il n’a pas recours à l’intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou choisir les candidats à un poste. Des questions d’admissibilité obligatoires pourraient être utilisées pour confirmer que les candidats possèdent les exigences minimales, mais toutes les candidatures sont passées en revue et toutes les décisions d’embauche sont prises par notre équipe, qui évalue les qualifications et l’expérience de chaque candidat de façon réfléchie et individuelle.

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