Adjoint.e juridique

OIQ; Montreal; Hybrid; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

L’Ordre des Ingénieurs du Québec recherche une cheffe d’équipe du soutien juridique pour diriger les activités de secrétariat et la gestion documentaire au Bureau du syndic.

La titulaire assure le suivi des dossiers, élabore les plans d’enquête, prépare les audiences et transmet les décisions, en respectant les délais légaux. Elle coordonne les rencontres en présentiel et virtuel et veille à l’épuration et à l’archivage des dossiers numériques.

Responsibilities

• Participer, avec l’équipe du Bureau du syndic, à l’élaboration des stratégies et aux plans d’enquête.
• Assurer le suivi juridique et administratif des dossiers, la gestion documentaire et le contact avec les parties prenantes.
• Participer au dépôt des plaintes, à la préparation des dossiers d’enquête pour audience et pour révision, et à la mise à jour des plaintes en cours de procès.
• Rédiger, réviser et transmettre les correspondances (ouvertures, fermetures, demandes de précision) dans les délais légaux.
• Organiser et coordonner les rencontres en présentiel et en virtuel.
• Diffuser les décisions lorsque nécessaire au demandeur.
• Assurer l’ouverture, la mise à jour, la fermeture et l’épuration des dossiers numériques.

Job description

Relevant de la cheffe d’équipe du soutien juridique, le ou la titulaire du poste est responsable des activités de secrétariat, des recherches juridiques ainsi que de la préparation, du montage et du suivi des dossiers requis pour le bon fonctionnement du Bureau du syndic.

RESPONSABILITÉS

• Participer, en collaboration avec les autres membres de l’équipe du Bureau du syndic, à l’élaboration des stratégies, à la préparation des plans d’enquête, et aux rencontres post-mortem.
• Assurer le suivi juridique et administratif des dossiers, la gestion documentaire, le contact avec les parties prenantes et la collecte des informations pertinentes à l’analyse des dossiers.
• Participer, selon la nature des dossiers qui lui sont confiés, au processus de dépôt des plaintes, à la préparation des dossiers d’enquête pour audience et pour révision, ainsi qu’à la mise à jour des dossiers de plaintes en cours de procès.
• Rédiger, réviser et transmettre toute correspondance aux parties prenantes, notamment les lettres d’ouverture, de fermeture, demandes de précision ou d’information et de suivi de dossiers et celles contenants les motifs relatifs aux diverses décisions rendues dans le dossier ainsi que les plaintes disciplinaires et verdicts, et ce, dans le respect des délais prescrits par la loi.
• Organiser et coordonner les différentes rencontres en présentiel et en virtuel.
• Diffuser, lorsque nécessaire, la décision rendue au demandeur.
• Assurer l’ouverture, la mise à jour, la fermeture et l’épuration des dossiers numériques.