Adjoint(e) exécutif(ive)

Ingenia Technologies Inc; Mirabel; On-site; CAD 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives 50%

REER employeur

Programme d'aide aux employés

Remboursement frais de formation

40 h/semaine - Mirabel

Job summary

Ingénia Technologies Inc., division de SPX Technologies, est à la recherche d'un(e) Adjoint (e) exécutif (ive) pour soutenir le VP et l'équipe de direction à Mirabel. Vous gérerez l'agenda, coordonnerez les réunions et assurerez la préparation des documents et des déplacements.

Le candidat idéal possède un DEC en administration, 7–10 ans d'expérience, maîtrise avancée de la suite MS 365 et est parfaitement bilingue FR/EN, tant à l'écrit qu'à l'oral, avec un sens aigu de l'organisation et de la

Qualifications

• DEC en administration ou domaine pertinent
• 7–10 années d'expérience en soutien exécutif ou administratif
• Maîtrise avancée de la suite MS 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint)
• Bilingue Français/Anglais (écrit & parlé)
• Excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles

Responsibilities

• Gérer l'agenda et les priorités de la direction
• Préparer et mettre en forme documents, rapports et présentations
• Coordonner déplacements et comptes de frais
• Préparer les ordres du jour et comptes rendus des réunions
• Suivre les dossiers administratifs et respecter les échéances
• Gérer les informations confidentielles avec discrétion
• Organiser événements et activités corporatives
• Collaborer avec les intervenants internes et externes

Skills

Organisation & planification

Gestion des priorités

Discrétion & jugement

Communication écrite & orale

Autonomie

Collaboration & travail d'équipe

Service à la clientèle interne

Rédaction & communication

Gestion de l'agenda & réunions

Gestion des déplacements

Education

DEC en administration ou domaine pertinent

Tools

MS 365 maîtrise

Job description

INGÉNIA TECHNOLOGIES INC. une division de SPX Technologies est un chef de file nord-américain dans la conception et la fabrication de systèmes de traitement d'air sur mesure et d'autres produits de chauffage, de climatisation et de ventilation. Grâce à ses conceptions novatrices et à ses procédés de fabrication à la fine pointe de la technologie. Ingénia conçoit et fabrique, dans ses installations de Mirabel et Madison, des produits de première qualité qui répondent aux besoins très spécifiques de chacun de ses clients.

Ingénia est actuellement à la recherche d'un(e) Adjoint (e) exécutif (ive) afin de soutenir l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes.

Votre impact (Résumé du poste)

Se rapportant au VP, Directeur Général-Traitement d’air sur mesure, le/la Adjoint (e) exécutif (ive) joue un rôle clé de soutien auprès de la direction en assurant une gestion efficace des activités administratives, organisationnelles et stratégiques. Il agit comme personne-ressource de confiance, coordonne les priorités, facilite les communications internes et externes et veille au bon déroulement des opérations liées au bureau de la direction. Ce poste requiert une grande discrétion, un excellent sens de l'organisation et une forte capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.

Ce que ce poste implique (Responsabilités)

Bien que chaque journée apporte son lot de nouvelles opportunités chez Ingenia/SPX, vos responsabilités principales seront les suivantes :

• Assurer la gestion de l'agenda, des réunions, et des priorités de la direction.
• Préparer, réviser et mettre en forme divers documents, présentations, rapports et correspondances.
• Supporter la haute direction dans la coordination des déplacements et la rédaction des comptes de frais.
• Coordonner les rencontres de gestion, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.
• Effectuer le suivi des dossiers administratifs afin de respecter les échéanciers établis.
• Agir comme point de contact privilégié entre la direction et les intervenants internes et externes.
• Organiser et coordonner divers événements, réunions et activités corporatives.
• Gérer les informations confidentielles avec professionnalisme et discrétion.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'optimisation des méthodes de travail.
• Soutenir la direction dans la réalisation de projets spéciaux et d'initiatives organisationnelles.

Profil recherché (expérience, connaissances, compétences, aptitudes, formation)

Chacun apporte sa propre contribution ; nous recherchons une personne possédant :

Expérience et compétences requises

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans un domaine pertinent.
• Minimum de 7 à 10 années d'expérience dans un rôle de soutien exécutif ou administratif auprès de gestionnaires de haut niveau.
• Expérience dans un environnement corporatif ou manufacturier (un atout).
• Excellentes habiletés relationnelles et capacité à interagir avec différents niveaux hiérarchiques.
• Forte aptitude à gérer les priorités et à travailler sous pression tout en maintenant une grande qualité de travail.
• Personne proactive, discrète et dotée d'un excellent jugement.
• Capacité à anticiper les besoins de la direction et à proposer des solutions efficaces.
• Esprit de collaboration et orientation vers le service à la clientèle interne.

Connaissances, compétences et aptitudes souhaitées

Connaissances techniques

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
• Parfaitement bilingue (français et anglais, langues parlées et écrites) La personne occupant ce poste devra interagir régulièrement avec notre siège social et différents intervenants basés aux Etats-Unis.
• Connaissance des pratiques de gestion documentaire et des outils collaboratifs.

Aptitudes et compétences

• Excellentes capacités d'organisation, de planification et de coordination.
• Habileté à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.
• Sens de la confidentialité et de l'éthique professionnelle.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication.
• Esprit d'analyse, souci du détail et capacité à résoudre des problèmes.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en favorisant le travail d'équipe.
• Grande adaptabilité et flexibilité dans un environnement en constante évolution.
• Gestion des priorités
• Sens de l'organisation
• Communication professionnelle
• Discrétion et confidentialité
• Initiative et autonomie
• Collaboration et influence positive
• Orientation résultats et service

Avantages et conditions de travail

• Poste de 40 h par semaine basé à Mirabel;
• Régime d’assurances collectives compétitives payées à 50% par l’employeur;
• REER (Régime d’épargne retraite) avec contribution de l’employeur;
• Programme d'aide aux employés;
• Remboursement des frais de formation;

INGÉNIA TECHNOLOGIES INC. vous offre la possibilité de faire partie d’une entreprise en plein essor qui offre un milieu de travail stimulant, un salaire concurrentiel, d’excellents avantages sociaux, le tout dans un environnement dynamique.

Venez visiter notre environnement de travail sur : www.ingeniatechnologies.com