Adjoint(e) exécutif(ve) Ingénierie

Gestal; Mirabel; On-site; CAD 72,382 - 96,509; Full time

Job summary

Gestal recherche un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) à Mirabel (Québec) pour soutenir l'équipe d'ingénierie. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif et de solides compétences en communication en français et en anglais.

Les responsabilités incluent la gestion des courriels, l'organisation de réunions, et le suivi budgétaire. Une bonne maîtrise des outils comme Google Suite et SAP est essentielle.

Qualifications

• Minimum de 5 ans d'expérience pertinente dans le soutien administratif.
• Solide connaissance des outils bureautiques comme Google Suite et SAP.
• Excellentes capacités de communication en français et en anglais.

Responsibilities

• Gérer les courriels du directeur des Ingénierie.
• Organiser et planifier des réunions et des événements.
• Maintenir un suivi budgétaire efficace pour son équipe.

Skills

Outils bureautiques

Communication en français

Communication en anglais

Organisation et planification

Soutien administratif

Tools

Google Suite

SAP

Job description

Description du poste

Le programme d'avions commerciaux A220 recherche son Adjoint(e) Exécutif(ve) (h/f) pour rejoindre notre équipe Ingénierie basée à Mirabel (Québec, Canada).

Responsabilités

• Gérer les courriels du directeur des Ingénierie afin d'assurer une réponse rapide aux demandes des parties prenantes internes ainsi que des fournisseurs externes ; proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant.
• Assurer le suivi des actions confiées à son équipe directe.
• Organiser son agenda en faisant les changements nécessaires en fonction des priorités quotidiennes.
• Répondre aux demandes d'informations, planifier les réunions, préparer la documentation nécessaire et assurer les actions de suivi qui s'ensuivent.
• Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s'assurer que toutes les échéances liées aux gouvernances des groupes sont respectées.
• Maintenir et gérer un suivi budgétaire efficace pour son équipe et valider les notes de frais.
• Préparer les formulaires PR et la demande de PO pour le département et les sous-traitants.
• Assurer le suivi avec les comptes fournisseurs pour les paiements dus.
• Participer à la création de mémos, corriger et traduire divers documents.
• Préparer les itinéraires de voyage et faire les réservations nécessaires.
• Maintenir des contacts avec divers rapports directs, ainsi qu'avec les membres de la haute direction de l'entreprise au Canada et en Europe.
• Faire les comptes de dépenses en utilisant les outils appropriés, y compris la coordination du remboursement des dépenses avec nos fournisseurs de services.
• Créer toutes les demandes informatiques et d'accès pour les nouvelles embauches : accès, badges, matériel TI, etc.
• Gérer et organiser les sessions d'intégration des nouvelles embauches.
• Gérer et commander les fournitures de bureau.
• Offrir soutien administratif à l'équipe de direction, notamment organisation de réunions, commande de service traiteurs, réservation de salles, etc.
• Offrir soutien administratif et sur site aux visites de fournisseurs externes.
• Organiser et superviser les événements de la fonction Ingénierie.
• Coordonner les communications à destination de la Communauté Ingénierie.
• Effectuer toutes autres tâches pertinentes liées à sa fonction.

Exigences

• Vous possédez un minimum de 5 ans d'expérience pertinente directement liée au soutien administratif.
• Vous avez une solide connaissance des outils bureautiques (Google Suite, SAP).
• Vous avez d'excellentes capacités de communication en français et en anglais (écrit et parlé).
• Vous démontrez une capacité à planifier, à organiser et à établir des priorités, à prendre des initiatives, à exercer un bon jugement, à anticiper les besoins et les exigences ainsi qu'à travailler sous des contraintes de temps / de pression.
• Vous faites preuve de discrétion, vous savez travailler en équipe, vous êtes orienté(e) vers le client, vous appréciez le souci du détail et vous avez la capacité de travailler au sein d'une équipe polyvalente et multiculturelle.