Adjoint(e) de direction / Executive Assistant

Fasken; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 52,000 - 78,000; Part time

Benefits offered by this job

Rémunération globale compétitive

Hybride et flexible

Remboursement santé et mieux-être

Assurance et épargne-retraite

Ambiance respectueuse et inclusive

Bureaux ergonomiques et salle de gym

Job summary

Fasken recherche un Adjoint(e) de direction pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires à Montréal. Vous assurerez un soutien administratif de haut niveau et coordonnerez les échanges avec les clients internes et externes.

Le poste exige de l’organisation, de la discrétion et de la proactivité, avec gestion du calendrier, préparation de présentations et suivi des projets marketing et financiers.

Qualifications

• Expérience de 5 à 7 ans comme adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs.
• Maîtrise avancée d’Outlook et PowerPoint et gestion des calendriers.
• Excellente maîtrise d’Excel et outils de collaboration numérique (Teams, SharePoint, OneDrive).
• Connaissance approfondie de systèmes marketing et d’affaires.

Responsibilities

• Coordonner initiatives marketing et projets spéciaux avec suivi et livraison dans les délais en utilisant des outils de projets et tableaux de bord.
• Préparer des présentations PowerPoint sophistiquées et des documents d’information visuellement attractifs; rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi.
• Gérer les communications sensibles et le calendrier de la chef du marketing avec discrétion et réactivité.
• Apporter un soutien lié aux finances et à la data via Excel et tableaux de bord pour évaluer la performance.
• Organiser et soutenir les événements internes et externes et coordonner les déplacements internationaux.

Skills

Gestion de projets

Préparation réunions

Communication

Soutien financier

Gestion calendrier

Rédaction documents

Coordination événements

Gestion déplacements

Soutien senior équipe

Confidentialité

Education

Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe

Tools

Excel

Outlook

PowerPoint

Teams

SharePoint

OneDrive

Adobe Acrobat

Job description

Adjoint(e) de direction / Executive Assistant

Adjoint.e de direction * Version anglaise ci-dessous *

Poste temporaire (14 mois de contrat) – Montréal - Hybride

Fasken recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires. Dans ce rôle clé, la personne assurera un soutien administratif de haut niveau, coordonnera les échanges avec les clients internes et externes et contribuera à divers projets. Elle fera preuve d’un grand sens de l’organisation, de discrétion et de proactivité.

Les défis que nous te proposons:

• Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible;
• Préparation des réunions : Préparer des présentations PowerPoint et des documents d’information sophistiqués et visuellement attrayants. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées;
• Communication et coordination : Agir à titre de point de contact principal de la chef du marketing et gérer les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook, comme les indicateurs et les catégories, pour gérer les flux de communication et répondre en temps opportun et de manière professionnelle;
• Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing;
• Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p. ex., calendriers partagés, sondages de disponibilité, indicateurs de priorité). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et acheminer à l’échelon supérieur les questions critiques, s’il y a lieu;
• Documentation et présentations : Préparer des rapports, des notes de service et des documents professionnels à fort impact. Maîtriser PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes;
• Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque;
• Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des options en cas d’imprévus;
• Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing : Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques;
• Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.
• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe;
• Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le domaine du marketing ou des services professionnels;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Outlook et de PowerPoint, y compris la gestion des options avancées des calendriers, le formatage conditionnel, la conception de diapositives et la narration visuelle;
• Connaissance approfondie d’Excel (p. ex., tableaux croisés dynamiques, formules, formatage conditionnel) et maîtrise des outils de collaboration numérique (p. ex., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat);
• Aptitude démontrée à travailler avec des systèmes de marketing et d’affaires (p. ex., système de gestion des relations avec les clients, système de gestion de contenu, plateformes événementielles);
• Grande capacité d’organisation, souci du détail exceptionnel et aptitude à gérer des priorités concurrentes dans un environnement technologique dynamique;
• Solides compétences en communication et expérience dans la rédaction de correspondance professionnelle et de documents à l’échelon de la direction;
• Capacité à faire preuve de discrétion, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive;
• Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau pour des projets ou des événements hautement prioritaires.

Déclaration sur l’IA

Des outils d’intelligence artificielle pourraient être utilisés pour aider à la présélection, à l’évaluation ou au choix des candidats pour ce poste.

Au sujet de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Diversité et inclusion

Chez Fasken, nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les gens sont respectés et valorisés.

Accessibilité et mesures d’adaptation

Notre cabinet considère comme important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, dans tous les aspects du processus de sélection, pour les personnes en situation de handicap.

Vérification des antécédents et des références

Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à la vérification des références ainsi qu’à des vérifications complètes des antécédents (casier judiciaire, dossier de crédit, antécédents professionnels et scolaires, etc.).