Adjoint(e) de direction

Industrial Alliance Insurance and Financial Services Inc; Quebec; On-site; CAD 52,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Retraite

Actions iA

Vacances bien-être

Télémédecine

Aide aux employés et à la famille

Mobilier ergonomique

Rabais iA

Job summary

iA Groupe financier recherche un adjoint(e) de direction pour soutenir le premier directeur principal et le chef des TI, gérer son agenda et coordonner des réunions et déplacements importants.

Vous assurerez également le suivi administratif et financier, la rédaction de documents et la coordination des ressources humaines liées au secteur, tout en utilisant les outils IA et la Suite Microsoft de manière efficace.

Qualifications

• Diplôme requis: DEP secrétariat ou équivalent; expérience pertinente en soutien administratif
• Maîtrise avancée de la Suite Microsoft et des outils bureautiques
• Connaissance des outils d’intelligence artificielle souhaitée et capacité à les adopter au quotidien
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; anglais intermédiaire
• Capacité à gérer des priorités multiples et à travailler en équipe

Responsibilities

• Soutenir le premier directeur principal et le chef des TI dans la gestion quotidienne des priorités, l’agenda, les courriels et les déplacements
• Orchestrer les réunions, comités et événements d’équipe avec une logistique fluide
• Coordonner les mouvements de ressources et soutenir les gestionnaires lors des arrivées, intégrations et changements de rôle
• Gérer les demandes de soutien administratif du personnel du secteur
• Assurer le suivi administratif et financier (heures des consultants, provisions, notes de frais, paiements)
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents administratifs; collaborer avec les adjointes et les gestionnaires
• Identifier des améliorations et contribuer à l’optimisation des façons de faire

Skills

Coordination

Gestion des priorités

Autonomie

Rigueur

Anglais intermédiaire

Maîtrise du français

Microsoft 365

Outils IA

Education

DEP secrétariat

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

• Principal lieu de travail : Québec, Québec
• Autre(s) lieu(x) de travail possible(s) : Montréal, Québec
• Domaines d'activité: Service à la clientèle et soutien administratif

Vous êtes animé(e) par le soutien administratif, l’organisation et la collaboration? Vous souhaitez contribuer à la raison d’être d’une entreprise qui vise à ce que ses clients se sentent en confiance et en sécurité quant à leur avenir? En tant qu’adjoint(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations de l’équipe de Livraison des services TI – Individuel.

Ce poste représente une belle occasion de mettre en valeur vos compétences en coordination, en communication et en gestion des priorités, tout en exploitant pleinement votre potentiel au sein d’une entreprise bienveillante et fiable. Ici, l’humain et son développement sont au cœur des préoccupations, favorisant ainsi un environnement propice à la collaboration et à l’innovation.

Ce que vous accomplirez avec nous

En tant qu’adjoint(e) de direction, vous serez au cœur de notre mission. Voici les principales responsabilités :

• Soutenir le premier directeur principal et chef des TI ainsi qu’une directrice principale dans la gestion quotidienne de leurs priorités, notamment l’agenda, les courriels et les déplacements professionnels;
• Orchestrer les réunions, comités et événements d’équipe en assurant une logistique fluide et efficace;
• Coordonner les mouvements de ressources et soutenir les gestionnaires dans les étapes administratives liées à l’arrivée, à l’intégration et aux changements de rôle des employés;
• Gérer diverses demandes de soutien administratif provenant du personnel du secteur;
• Assurer le suivi administratif et financier du secteur, incluant les heures des consultants, les provisions, les notes de frais et les paiements de factures;
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents administratifs avec soin et professionnalisme;
• Collaborer étroitement avec les autres adjointes et les gestionnaires du secteur;
• Identifier les occasions d’amélioration et contribuer à l’optimisation continue des façons de faire.

Ce qui pourrait accélérer votre succès dans ce poste

Nous cherchons une personne qui :

• Est reconnue pour sa rigueur, son autonomie et sa capacité à gérer plusieurs priorités avec jugement;
• Se démarque par son approche proactive, sa recherche constante de solutions et son souci d’offrir un service de qualité;
• Possède un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation équivalente, et compte au moins 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif exigeant;
• A une connaissance avancée de la Suite Microsoft;
• Est à l’aise d’utiliser divers outils d’intelligence artificielle;
• Détient une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Possède un niveau intermédiaire de connaissance de la langue anglaise, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à collaborer avec des partenaires, équipes et parties prenantes unilingues anglophones situés partout au Canada et à l’étranger sur une base hebdomadaire.

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous

• Un environnement de travail où l’apprentissage et le développement fusionnent avec une quête collective d’excellence;
• L’intelligence artificielle est entre les mains de chacun, permettant d’accroître votre efficacité personnelle et favorisant la croissance de l’organisation;
• Un environnement sain, sécuritaire, équitable et inclusif où le potentiel peut s’exprimer et se développer librement;
• La possibilité de travailler dans un environnement de travail hybride, soutenu par la flexibilité et l’accès à des espaces de travail inspirants et innovants.

Des avantages sociaux compétitifs

• Régime de retraite concurrentiel
• Régime d’achat d’actions
• Régime de vacances et de journées bien-être et développement personnel
• Télémédecine
• Programme d’aide aux employés et à la famille
• Programme de mobilier ergonomique
• Rabais sur les produits iA
• Et plus encore!

Chez iA, nous croyons au potentiel et valorisons la diversité des expériences. Si ce rôle vous inspire, osez postuler– votre place est peut-être avec nous et nous voulons vous connaître!

Prenez les devants de votre carrière, là où votre talent compte

Voyez pourquoi autant de gens choisissent iA!

iA Groupe financier, c’est la force d’une société de taille à dimension humaine qui compte plus de 10 000 employés. Ensemble, nous avons gagné la confiance de plus de 5 millions de clients et 50 000 représentants qui nous ont choisis pour leurs assurances, leur épargne et la gestion de leur patrimoine.

Avec plus de 235 milliards de dollars d’actifs, nous sommes un joueur clé dans le domaine des services financiers au Canada et aux États-Unis. Le secret de notre réussite? S’investir, une personne à la fois. Parce que depuis plus de 130 ans, nous croyons que c’est en soutenant chacun de nos employés et en nous entourant de leaders parmi les plus réputés de l’industrie que nous pouvons continuer d’innover.

Notre engagement en matière de diversité et d’inclusion

Chez iA Groupe financier, nous appuyons et nous célébrons la diversité. Nous nous efforçons de fournir un milieu de travail reconnu comme inclusif pour tous, sans égard à l’origine ethnique, à la nationalité, à la langue, aux croyances religieuses, au genre, à l’orientation sexuelle, à l’âge, au statut civil, à la situation familiale ou à un handicap physique ou mental.

Notez que si vous avez besoin d’aide ou d’assistance pour rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, veuillez nous écrire. Une personne de notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos besoins.