Adjoint(e) de direction

Dupuis; Montreal; On-site; CAD 68,000 - 83,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

RREGOP retraite

Formations et développement profession

Congés payés

Job summary

Le Collège Beaubois, situé à Pierrefonds, Montréal, recherche un adjoint de direction pour soutenir la direction générale et la gouvernance. Vous coordonnerez les activités administratives, préparerez les documents et assurerez la liaison avec le conseil d’administration et les services.

Le poste implique la rédaction de documents, le suivi des échéanciers et la participation à des projets institutionnels, dans un environnement collaboratif et exigeant.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou dans une discipline pertinente
• Formation et expérience équivalentes considérées
• Minimum de cinq années d’expérience dans un rôle de soutien auprès d’une direction
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé
• Très bonnes habiletés en rédaction, correction et mise en page
• Maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Expérience en préparation de réunions et en rédaction de procès-verbaux
• Expérience auprès d’un conseil d’administration un atout
• Connaissance du milieu de l’éducation un atout

Responsibilities

• Soutien à la direction générale: gérer les agendas, organiser les rencontres et préparer les documents
• Gouvernance et conseil d’administration: coordonner réunions, préparer convocations et procès-verbaux
• Rédaction et coordination administrative: rédaction et mise en page de lettres et rapports, tableaux de bord
• Projets et soutien organisationnel: soutenir documents et rencontres liés aux projets institutionnels, participer à l’organisation d’événements
• Accueil et liaison: servir de point de contact entre la direction, le conseil et partenaires externes

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Discrétion

Priorités

Education

DEC en bureautique/administration

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Job description

Pourquoi joindre le Collège Beaubois comme adjoint(e) de direction - Direction générale et gouvernance?

• Occuper un rôle de confiance auprès du directeur général, de la directrice générale adjointe et du conseil d’administration;
• Coordonner les activités administratives et de gouvernance de la direction générale;
• Mettre à profit vos habiletés rédactionnelles, votre jugement et votre sens de l’organisation;
• Contribuer au suivi de projets institutionnels importants;
• Évoluer dans un environnement humain et collaboratif offrant des conditions de travail avantageuses.

Description de l’employeur

Le Collège Beaubois est un établissement d’enseignement privé reconnu pour l’excellence de son enseignement, son engagement envers la réussite de ses élèves et la qualité de son milieu éducatif.

Soutenu par une équipe engagée et expérimentée, le Collège accorde une grande importance à la rigueur de sa gestion, à la collaboration entre ses services et à l’amélioration continue de ses pratiques. La direction générale joue un rôle central dans la gouvernance, le développement et le rayonnement de l’établissement.

Lieu de travail

Pierrefonds, Montréal

Description du poste

Relevant principalement du directeur général et offrant également un soutien à la directrice générale adjointe, l’adjoint de direction – Direction générale et gouvernance contribue au bon fonctionnement des activités de la haute direction.

Il coordonne les opérations administratives de la direction générale, prépare les rencontres, assure le suivi des dossiers et soutient les travaux du conseil d’administration. Il produit également différents documents, communications et outils de suivi destinés à la direction.

À titre de personne de confiance, il agit comme point de liaison entre la direction générale, les membres du conseil d’administration, les différents services du Collège et certains partenaires externes.

Il contribue ponctuellement à des dossiers de ressources humaines, aux activités de la Fondation ainsi qu’à différents projets institutionnels.

Responsabilités

Soutien à la direction générale

• Gérer les agendas de la direction générale;
• Organiser les rencontres et préparer les documents nécessaires;
• Assurer le suivi des demandes, des décisions et des échéanciers;
• Coordonner les communications et la circulation de l’information auprès des différents services;
• Préparer des tableaux de suivi, des présentations et des documents;
• Participer à certaines rencontres et produire les comptes rendus;
• Répondre aux demandes d’information liées aux dossiers sous sa responsabilité.

Gouvernance et conseil d’administration

• Coordonner les rencontres du conseil d’administration et de ses comités;
• Préparer les convocations, les ordres du jour et les cahiers de réunion;
• Recueillir, organiser et mettre en forme les documents;
• Rédiger les procès-verbaux;
• Assurer le suivi des résolutions et des actions convenues;
• Maintenir les registres et les documents officiels liés à la gouvernance;
• Veiller à la confidentialité de la documentation.

Rédaction et coordination administrative

• Rédiger, réviser et mettre en page des lettres, rapports, présentations et communications officielles;
• Produire des documents destinés aux employés, aux parents, aux administrateurs et aux partenaires;
• Assurer la qualité linguistique et visuelle des documents provenant de la direction générale;
• Compiler des données et préparer des tableaux de bord ou des documents de synthèse;
• Organiser et maintenir les systèmes de classement physique et numérique;
• Assurer le suivi administratif de dossiers impliquant des partenaires institutionnels ou gouvernementaux.

Projets et soutien organisationnel

• Soutenir la préparation de documents et de rencontres liés aux projets institutionnels;
• Collaborer occasionnellement aux activités de la Fondation;
• Apporter un soutien administratif à certains dossiers de ressources humaines et d’autres services;
• Participer à l’organisation d’événements et de rencontres institutionnelles;
• Accueillir les visiteurs et les partenaires;
• Collaborer à l’amélioration des outils et des méthodes de travail.

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou dans une discipline pertinente;
• Toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être considérée;
• Minimum de cinq années d’expérience dans un rôle de soutien auprès d’une direction ou d’une haute direction;
<
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Très bonnes habiletés en rédaction, en correction et en mise en page;
• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams;
• Expérience en préparation de réunions et en rédaction de procès-verbaux;
• Expérience auprès d’un conseil d’administration, un atout;
• Connaissance du milieu de l’éducation, un atout.

Profil recherché

• Excellent sens de l’organisation et bonne gestion des priorités;
• Autonomie, jugement et discrétion;
• Rigueur et souci de la qualité;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Facilité à structurer et à présenter clairement l’information;
• Diplomatie et excellentes habiletés relationnelles;
• Initiative et capacité à résoudre des problèmes;
• Approche collaborative et orientation vers le service;
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement comportant des priorités changeantes.

Conditions de travail

• Salaire pouvant atteindre 75 000 $ par année, selon l’expérience et l’échelle salariale;
• Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine;
• 20 jours de vacances après une année de service, au prorata durant la première année;
• Deux semaines de congé pendant la période des Fêtes;
• Sept journées de congé personnel payées, accordées au prorata;
• Assurances collectives individuelles payées à 80 % par l’employeur après trois mois;
• Participation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics - RREGOP;
• Possibilités de formation et de développement professionnel;
• Responsabilités diversifiées touchant la gouvernance, les communications et les projets institutionnels;
• Environnement humain, stimulant et axé sur la collaboration;

Un rôle de confiance au cœur de la direction générale

Au Collège Beaubois, votre rigueur, votre jugement et vos habiletés organisationnelles contribueront directement à l’efficacité de la direction générale et au bon fonctionnement des activités de gouvernance.

Vous évoluerez dans un environnement qui valorise le professionnalisme, la collaboration, l’autonomie et la qualité du travail. Ce poste s’adresse à une personne expérimentée souhaitant devenir une ressource de confiance auprès de la direction.

L’utilisation du masculin vise uniquement à alléger le texte et inclut toutes les personnes.