Adjoint(e) à la direction générale

Alliance ressources humaines; Sainte-Béatrix; On-site; CAD 50,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaire flexible

Assurances collectives

Fonds de pension

Job summary

La Municipalité de Sainte-Béatrix, région Lanaudière, recherche un adjoint à la direction générale pour assurer le secrétariat et le soutien administratif de la directrice générale, la production de rapports et l’organisation des réunions.

Vous contribuerez à la rédaction et au suivi de documents administratifs, à la préparation des séances du conseil municipal, au classement et à l’archivage des dossiers, tout en respectant confidentialité et éthique.

Qualifications

• DEC en administration ou équivalent (collégial).
• Minimum 2 années d’expérience en soutien à la haute direction.
• Expérience dans le domaine municipal/public est un atout.
• Maîtriser Microsoft Office et outils informatiques courants.
• Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat et le soutien administratif pour la directrice générale.
• Préparer et coordonner les dossiers prioritaires et les échéances.
• Rédiger et suivre la correspondance et les documents administratifs.
• Préparer les dossiers et documents des séances du conseil municipal.
• Gérer l’archivage et la classification documentaire du service.

Skills

Rigueur et précision

Organisation

Discrétion professionnelle

Autonomie

Service au citoyen

Education

DEC en administration

DEC en bureautique ou juridique

Tools

Microsoft Office

Job description

Situé dans la magnifique région de Lanaudière, notre client, la Municipalité de Sainte-Béatrix, se distingue par sa devise « Des gens de cœur, au centre de la nature ». Reconnue pour son milieu de travail à échelle humaine et son esprit de collaboration, la municipalité est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction générale. Il s’agit d’un nouveau poste au sein de la municipalité.

Sommaire de la fonction :

Le titulaire du poste est responsable de la gestion des activités de secrétariat et administratives de la directrice générale. Il fournit un support à la direction générale au niveau de la gestion et du suivi de certains dossiers, de la production de rapports et de l'organisation des réunions. Il est aussi responsable du traitement des plaintes et requêtes dirigées à la direction générale.

Tâches et responsabilités :

• Collaborer à la préparation et à la coordination des dossiers prioritaires de la direction générale, en assurant le suivi des activités et des échéances qui en découlent
• Rédiger, traiter et assurer le suivi de la correspondance courante (lettres, mémos, courriels, convocations, ententes, documents administratifs, etc.) transmis par la direction générale
• Participer à la préparation de la documentation nécessaire au bon déroulement des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal, et assurer, en collaboration avec les parties concernées, la publication des documents, dans le respect des délais prescrits
• Participer à la rédaction, à la révision et à la mise à jour des documents : ordre du jour, procès-verbaux des séances du conseil municipal, résolutions, règlements, avis publics, avis de convocation, devis, etc., et assurer, ou contribuer à, la mise en œuvre et leur suivi
• Préparer, rédiger, réviser et corriger divers documents, communications et textes en français en veillant à leur qualité rédactionnelle et à une présentation professionnelle et en assurer la transmission
• Assurer le suivi des dossiers administratifs (partenariats, résolutions et règlements) auprès des différents services municipaux en veillant au respect des échéanciers, en effectuant les rappels nécessaires et en obtenant les renseignements requis dans les délais prescrits
• Traiter les demandes d’informations et transmettre les documents appropriés en veillant au respect des obligations légales et des délais applicables
• Collaborer à l’organisation logistique de différents événements, tels que des formations et des conférences téléphoniques
• Saisir et mettre à jour les bases de données, les systèmes informatiques et assurer l’archivage ainsi que le classement documentaire de la direction
• Appuyer l'équipe municipale dans diverses tâches administratives tout en répondant à leur demande et en veillant à la fluidité de l'information entre les services
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes confiées par la direction générale en lien avec les opérations municipales

Exigences du poste :

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en technique de bureautique ou juridique ou toutes autres disciplines appropriées
• Cumuler un minimum de 2 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction
• Avoir une expérience de travail dans le domaine municipal et/ou légal ou au sein d’une administration publique (atout important)
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et avoir de l'aisance avec les outils informatiques
• Posséder une maîtrise supérieure du français, tant à l’oral qu’à l’écrit

Aptitudes et profil recherché :

• Démontrer une rigueur exemplaire et un grand souci du détail
• Maîtriser le sens de l'organisation et la gestion des priorités
• Faire preuve d'éthique et de discrétion professionnelle
• Manifester de l'autonomie et un grand sens de l'initiative
• Privilégier l'orientation vers le service aux citoyens

Ce que la Municipalité de Sainte-Béatrix offre :

• Poste offert à temps complet et permanent, à raison de 35 heures par semaine
• Horaire flexible du lundi au vendredi (termine à midi le vendredi)
• Fermeture 2 semaines durant les vacances estivales de la construction et 2 semaines durant les vacances du temps des fêtes
• 8 jours de congé pour raisons personnelles
• Rémunération à partir de 55 000$ par an, en fonction de l’expérience
• Fonds de pension et assurances collectives (incluant les soins dentaires)
• Entrée en fonction : immédiate

Protection de vos renseignements personnels

Alliance ressources humaines est attentive à la protection de vos renseignements personnels et s’assure de respecter vos droits et ses obligations à cet égard. En nous transmettant votre candidature, vous confirmez avoir lu et compris notre politique de confidentialité disponible ici : https://www.allianceressourceshumaines.com/politique-de-confidentialite-(1-1)/

Inclusion, diversité et équité

Alliance ressources humaines a le souci d’agir en respect avec les valeurs et les principes d’inclusion, de diversité et d’équité.

Entretien téléphonique initial

Seuls les candidats ayant un profil compatible avec le poste seront contactés.