Adjoint(e) corporatif(ve)

Novacap Management Inc.; Brossard; Hybrid; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Novacap Management Inc. recherche un adjoint(e) corporatif(ve) polyvalent(e) pour soutenir l’adjointe corporative sénior dans les dossiers et secrets de l’entreprise, et assurer le fonctionnement quotidien du bureau.

Vous accueillerez les visiteurs, gérerez la boîte mail générale, répondrez aux appels et soutiendrez la coordonnatrice de bureau tout en maintenant des standards élevés de discrétion et de professionnalisme dans un cadre transfrontalier Canada-États‑Unis.

Qualifications

• Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégales en administration.
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente, idéalement dans un environnement corporatif ou financier.
• Fiabilité et discrétion irréprochables, capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles.
• Entregent et excellentes habiletés relationnelles, contact régulier avec investisseurs et partenaires.
• Sens aigu de l’organisation, rigueur et souci du détail, gestion de priorités multiples.

Responsibilities

• Appuyer l’adjointe corporative sénior dans la gestion des dossiers corporatifs de la firme.
• Contribuer au maintien de relations professionnelles avec les partenaires externes, les investisseurs et les sociétés de portefeuille.
• Assurer un soutien pour les demandes des membres de la direction, en appui à l’adjointe corporative sénior.
• Faire preuve d'une discrétion absolue dans le traitement de documents, courriels et renseignements confidentiels liés à la firme et aux partenaires externes, investisseurs et sociétés de portefeuille.
• Accueillir et diriger les visiteurs et contribuer à une expérience d’accueil professionnelle et soignée, notamment lors des rencontres avec des investisseurs et des partenaires de Novacap.
• Gérer la boîte courriel générale de l’entreprise, en assurant un suivi rigoureux et une redirection efficace des demandes.
• Répondre aux appels téléphoniques externes et les acheminer aux bonnes personnes, et assurer la réception, le tri et la distribution du courrier, des colis et des demandes de messagerie (FedEx, Purolator).
• Appuyer la coordonnatrice de bureau et la remplacer durant ses absences et ses vacances, en veillant à ce que les espaces soient propres et accueillants, les collations et les rafraîchissements disponibles, et les services de traiteur bien coordonnés.

Skills

Discrétion

Fiabilité

Organisation

Gestion des priorités

Relationnel

Bilingue Français/Anglais

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Education

Formation secrétariat / Collège en administration

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Job description

Avec plus de 16 milliards de dollars canadiens d'actifs sous gestion et des bureaux à Montréal, à Toronto et à New York, Novacap est un chef de file nord-américain dans le domaine du placement privé et possède un historique de longue date de partenariats avec des entrepreneurs et des équipes de direction en vue de bâtir des entreprises chefs de file dans leur marché.

La firme investit exclusivement au moyen de quatre stratégies de rachat : Industries, Services financiers, Infrastructures numériques et Technologies, chacune dotée de capitaux de fonds dédiés et de critères d'investissement clairement définis.

Chaque stratégie repose sur une approche sectorielle et sur une thèse d'investissement définie, alliant une expertise opérationnelle et d’investissement approfondie à une approche de gestion active de ses participations afin de soutenir la croissance, la transformation et la création de valeur à long terme.

Ce que vous ferez

Relevant de l'adjointe corporative sénior, l’adjoint(e) corporatif(ve) l’appuie dans la gestion des dossiers corporatifs et veille, en collaboration avec l’équipe d’administration des bureaux, au bon fonctionnement quotidien du bureau, tout en offrant un soutien administratif polyvalent et confidentiel aux membres de la direction et aux équipes corporatives.

• Appuyer l’adjointe corporative sénior dans la gestion des dossiers corporatifs de la firme.
• Contribuer au maintien de relations professionnelles avec les partenaires externes, les investisseurs et les sociétés de portefeuille.
• Assurer un soutien pour les demandes des membres de la direction, en appui à l’adjointe corporative sénior.
• Faire preuve d'une discrétion absolue dans le traitement de documents, courriels et renseignements confidentiels liés à la firme et aux partenaires externes, investisseurs et sociétés de portefeuille.

Administration des bureaux et expérience visiteurs

• Accueillir et diriger les visiteurs et contribuer à une expérience d’accueil professionnelle et soignée, notamment lors des rencontres avec des investisseurs et des partenaires de Novacap.
• Gérer la boîte courriel générale de l’entreprise, en assurant un suivi rigoureux et une redirection efficace des demandes.
• Répondre aux appels téléphoniques externes et les acheminer aux bonnes personnes, et assurer la réception, le tri et la distribution du courrier, des colis et des demandes de messagerie (FedEx, Purolator).
• Appuyer la coordonnatrice de bureau et la remplacer durant ses absences et ses vacances, en veillant à ce que les espaces soient propres et accueillants, les collations et les rafraîchissements disponibles, et les services de traiteur bien coordonnés.

Ce que vous apporterez

Vos compétences, vos connaissances et vos expériences sont ce qui vous distingue.

• Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en administration (toute expérience jugée équivalente sera considérée).
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente, idéalement dans un environnement corporatif ou financier.
• Fiabilité et discrétion irréprochables, avec une capacité démontrée à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme.
• Entregent et excellentes habiletés relationnelles, ce poste étant régulièrement en contact avec des investisseurs et des partenaires de la firme.
• Sens aigu de l'organisation, rigueur et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les échéances.
• Disponibilité pour une présence au bureau, selon la politique de télétravail applicable.
• Aisance avec les outils technologiques, notamment Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint.
• La maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise, compte tenu de nos activités transfrontalières et de nos collègues partout au Canada et aux États-Unis.

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