Adjoint(e) corporatif(ve)

Jobless; Brossard; Hybrid; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Novacap recherche un adjoint administratif corporatif senior pour soutenir l’adjointe corporative sénior et assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau. Vous gérerez des dossiers sensibles, le courrier et les visites d’investisseurs et partenaires, tout en protégeant la confidentialité et en coordonnant les demandes de la direction.

Le poste exige au moins 5 années d’expérience, une maîtrise du français et de l’anglais, et une présence au bureau selon la politique de télétravail‑hybride en

Qualifications

• Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en administration.
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente, idéalement dans un environnement corporatif ou financier.
• Fiabilité et discrétion irréprochables, avec une capacité démontrée à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme.
• Entregent et excellentes habiletés relationnelles, ce poste étant régulièrement en contact avec des investisseurs et des partenaires de la firme.
• Sens aigu de l'organisation, rigueur et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les échéances.
• Disponibilité pour une présence au bureau, selon la politique de télétravail applicable.
• Maîtrise des outils Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint.
• La maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise, compte tenu de nos activités transfrontalières et de nos collègues partout au Canada et aux États‑Unis.

Responsibilities

• Soutien de l’adjointe corporative sénior dans la gestion des dossiers et des processus administratifs.
• Contribuer à entretenir des relations professionnelles avec partenaires externes et investisseurs.
• Assurer un soutien pour les demandes des membres de la direction et remplacer l’adjointe lors de ses absences.
• Maintenir la confidentialité et traiter les documents et messages avec discrétion.

Skills

Secrétariat

Discrétion

Organisation

Relationnel

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme en secrétariat/administration

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Job description

Ce que vous ferez

Relevant de l'adjointe corporative sénior, l’adjoint(e) corporatif(ve) l’appuie dans la gestion des dossiers corporatifs et veille, en collaboration avec l’équipe d’administration des bureaux, au bon fonctionnement quotidien du bureau, tout en offrant un soutien administratif polyvalent et confidentiel aux membres de la direction et aux équipes corporatives.

Soutien administratif

• Appuyer l’adjointe corporative sénior dans la gestion des dossiers corporatifs de la firme.
• Contribuer au maintien de relations professionnelles avec les partenaires externes, les investisseurs et les sociétés de portefeuille.
• Assurer un soutien pour les demandes des membres de la direction, en appui à l’adjointe corporative sénior.
• Faire preuve d'une discrétion absolue dans le traitement de documents, courriels et renseignements confidentiels liés à la firme et aux partenaires externes, investisseurs et sociétés de portefeuille.

Administration des bureaux et expérience visiteurs

• Accueillir et diriger les visiteurs et contribuer à une expérience d’accueil professionnelle et soignée, notamment lors des rencontres avec des investisseurs et des partenaires de Novacap.
• Gérer la boîte courriel générale de l’entreprise, en assurant un suivi rigoureux et une redirection efficace des demandes.
• Répondre aux appels téléphoniques externes et les acheminer aux bonnes personnes, et assurer la réception, le tri et la distribution du courrier, des colis et des demandes de messagerie (FedEx, Purolator).
• Appuyer la coordonnatrice de bureau et la remplacer durant ses absences et ses vacances, en veillant à ce que les espaces soient propres et accueillants, les collations et les rafraîchissements disponibles, et les services de traiteur bien coordonnés.

Ce que vous apporterez

Vos compétences, vos connaissances et vos expériences sont ce qui vous distingue.

• Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en administration (toute expérience jugée équivalente sera considérée).
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente, idéalement dans un environnement corporatif ou financier.
• Fiabilité et discrétion irréprochables, avec une capacité démontrée à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme.
• Entregent et excellentes habiletés relationnelles, ce poste étant régulièrement en contact avec des investisseurs et des partenaires de la firme.
• Sens aigu de l'organisation, rigueur et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les échéances.
• Disponibilité pour une présence au bureau, selon la politique de télétravail applicable.
• Aisance avec les outils technologiques, notamment Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint.
• La maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise, compte tenu de nos activités transfrontalières et de nos collègues partout au Canada et aux États-Unis.

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