Adjoint(e) au secrétariat général

Musée national des beaux-arts du Québec (MNBAQ); Quebec; On-site; CAD 36,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

Régime de retraite à prestations déter

Quatre semaines de vacances

Job summary

Le Musée national des beaux-arts du Québec recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir le secrétariat et la direction dans les dossiers de gouvernance et RH. Vous contribuerez à la rédaction et à la mise en forme de documents et assurerez un suivi rigoureux des dossiers.

Ce poste, à temps plein, s’inscrit dans une dynamique de projets internes et d’amélioration des process, avec une collaboration étroite avec les équipes et les comités de gouvernance.

Qualifications

• DEC en bureautique, en administration, en secrétariat ou équivalent.
• Au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif ou adjoint de direction.
• Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
• Bonne compréhension du fonctionnement d’un conseil d’administration et de la gouvernance.
• Capacité de rédaction, révision et mise en page de documents.

Responsibilities

• Coordonner et réaliser les activités administratives et logistiques liées aux réunions de comités et instances de gouvernance.
• Suivi administratif des dossiers du secrétaire général (gouvernance, protection des renseignements, gestion documentaire, droits d’auteur, politiques et éthique).
• Collaborer avec l’assistante pour les droits d’auteur.
• Assister l’équipe Talents et culture et la direction générale adjointe dans les activités administratives (lettres, rapports, présentations, tableaux et formulaires).
• Contribuer à la publication de communications RH et à l’organisation de rencontres et évènements RH.
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage des documents des secteurs concernés.

Skills

MS 365 suite

Rédaction et mise en page

Gestion documentaire

Compétences relationnelles

Discrétion professionnelle

Organisation et planification

Connaissance du fonctionnement d’un CA

Français impeccable (écrit et oral)

Education

DEC en bureautique/administration/secrétariat

Tools

MS 365

Job description

Faire carrière au Musée national des beaux-arts du Québec, c’est choisir un milieu de travail humain et stimulant, où la collaboration, la créativité et l’innovation sont au cœur des pratiques. Situé dans un cadre exceptionnel, au cœur des plaines d’Abraham, le Musée offre un environnement de travail inspirant et unique.

Bon nombre de projets stimulants animent actuellement les équipes du musée, dont la construction d’un nouveau pavillon, l’Espace Riopelle, qui viendra se greffer au Complexe muséal actuel.

• Coordonner et réaliser les activités administratives et de la logistique liés aux réunions de divers comités et instances de gouvernance, incluant la préparation, la révision, la mise en forme et la diffusion des convocations, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions et autres documents requis;
• Effectuer le suivi administratif des dossiers relevant du secrétaire général, notamment en matière de gouvernance, de protection des renseignements personnels, de gestion documentaire, de droits d'auteur, de politiques institutionnelles et de code d'éthique;
• Collaborer avec l’assistante administrative à la réalisation et le suivi des dossiers des droits d’auteur
• Assister occasionnellement l'équipe Talents et culture et la direction générale adjointe dans la réalisation de diverses activités administratives, tels que la rédaction de lettres, rapports, présentations, tableaux, formulaires et autres documents relatifs à ces secteurs;
• Collaborer à la publication de communications internes liées aux ressources humaines;
• Collaborer à l'organisation de rencontres, comités, activités ou événements relevant des ressources humaines;
• Assurer la gestion documentaire, le classement, l'archivage et la conservation des documents relevant de ces secteurs.

PROFIL RECHERCHÉ

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, en administration, en secrétariat ou toute autre formation équivalente;
• Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience dans des fonctions similaires de soutien administratif ou d'adjointe de direction;
• Faire preuve d’une excellente maitrise de la suite Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams;
• Bonne compréhension du fonctionnement d'un conseil d'administration, de ses comités et des activités de gouvernance;
• Faire preuve de très bonne capacité de rédaction, de révision et de mise en page de document;
• Avoir une excellente connaissance du français, à l’écrit comme à l’oral;
• Faire preuve de débrouillardise, d’une bonne capacité d’adaptation et un bon sens de l’organisation;
• Être rigoureux et être orienté vers les résultats;
• Avoir de bonnes aptitudes relationnelles et un bon esprit de collaboration;
• Avoir un sens de la discrétion marqué.
• Emploi régulier à temps complet;
• Salaire horaire pouvant varier de 26.01$ à 35.28$, selon l’expérience;
• Protections d’assurance collective avantageuses;
• Excellent régime de retraite à prestations déterminées;
• Quatre semaines de vacances annuelles après un an en fonction;
• Lieu de travail privilégié, au cœur des plaines d’Abraham.

DÉBUT DE L’EMPLOI ET HORAIRE

• L’emploi débute en octobre 2026.

Le Musée applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques ainsi que les personnes autochtones à présenter leur candidature. Pour favoriser l’application de notre programme, nous suggérons aux candidats et candidates de nous indiquer s’ils ou elles font partie d’un de ces groupes. Des mesures d’accommodement pourront être offertes sur demande lors du processus de sélection aux personnes ayant des besoins particuliers.