adjoint.e administratif.ve à l'estimation

Fournier & Fils; Quebec; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

REER avec contribution de l’employeur

Job summary

Fournier & Fils recrute une adjoint(e) administrative à l’estimation pour soutenir les activités d’estimation et la gestion des soumissions. Le poste implique l’accueil du bureau de Québec, la préparation et mise en page des dossiers, et le suivi des échéanciers.

Vous assurerez la coordination documentaire, le téléchargement et la distribution des documents, le classement électronique et le respect des priorités.

Qualifications

• DEP/DEC ou AEC en administration, bureautique ou domaine connexe.
• 2–3 années d'expérience dans un rôle administratif similaire.
• Expérience en construction, génie civil ou milieu minier est un atout.
• Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; anglais technique de lecture.

Responsibilities

• Réceptionner et accueillir visiteurs et partenaires du bureau de Québec.
• Traiter appels téléphoniques et courrier; assurer les communications générales.
• Servir de ressource lors des demandes de soumissions et envoi aux clients.
• Préparer et mettre en page les dossiers de soumission et documents requis.
• Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres.
• Suivre la liste des soumissions en cours et assurer le classement électronique des dossiers.
• Maintenir les formulaires et modèles utilisés pour les soumissions.
• Suivi des tâches pré-déposage pour assurer la complétude des documents.
• Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans le volet administratif.

Education

DEP/DEC/AEC en administration

Combinaison équivalente de formation et d'expérience

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Sommaire

Sous la responsabilité du chef à l’estimation l'adjointe administrative à l'estimation assure le soutien administratif aux activités d'estimation et de gestion des soumissions pour l'ensemble des divisions. Elle contribue à la préparation des documents d'appels d'offres, au suivi des échéanciers et à la gestion documentaire, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau de Québec par la coordination des services administratifs et de réception.

Responsabilités principales

• Assurer la réception et l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires du bureau de Québec;
• Répondre aux appels téléphoniques et assurer le traitement du courrier et des communications générales;
• Agir comme personne ressource lors de la réception des demandes de soumissions, des suivis et des envois aux clients;
• Préparer, coordonner et effectuer la mise en page des dossiers de soumission et des documents requis;
• Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres aux intervenants concernés;
• Maintenir à jour et assurer un suivi rigoureux de la liste des soumissions en cours;
• Effectuer le classement électronique des dossiers d'estimation et de soumission;
• Maintenir à jour les différents formulaires, modèles et documents utilisés dans le cadre des soumissions;
• Effectuer le suivi des tâches requises avant le dépôt des soumissions afin de s'assurer que l'ensemble des documents et informations demandés sont présents;
• Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les différentes activités administratives liées aux estimations;
• Assurer la gestion documentaire des appels d'offres et le respect des échéanciers de dépôt;
• Consulter quotidiennement les plateformes d'appels d'offres, notamment le SEAO, et transmettre l'information pertinente;
• Coordonner la préparation des salles de conférence et veiller à leur bon fonctionnement;
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau, de papeterie et de matériel nécessaire aux opérations du bureau;
• Assurer le maintien d'un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel;
• Maintenir des relations professionnelles et de confiance avec les gestionnaires, professionnels, sous-traitants, fournisseurs et clients;
• Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste.

Qualifications

• DEP, DEC ou AEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif similaire;
• Expérience dans les domaines de la construction, du génie civil ou du milieu minier, un atout;
• Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (particulièrement Word, Excel et Outlook);
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Bonne compréhension de l'anglais écrit afin de lire, comprendre et traiter la documentation liée aux appels d'offres et aux soumissions;
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées.

Aptitudes

• Sens élevé de l'organisation et gestion efficace des priorités;
• Rigueur et souci du détail;
• Esprit d'équipe et approche collaborative;
• Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative;
• Professionnalisme et discrétion;
• Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;
• Respect de la confidentialité.

Conditions de travail

• Horaire : 40 h/semaine, du lundi au vendredi;
• Lieu : bureau de Québec;
• Activités sociales organisées par l'entreprise;
• Assurances collectives;
• REER avec contribution de l'employeur.