Adjoint.e administratif.ve à l'estimation

Fournier-Fils; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

REER avec contribution de l'employeur

Activités sociales organisées

Job summary

Fournier-Fils recherche une adjoint administrative à l’estimation pour soutenir les activités d’estimation et de gestion des soumissions au bureau de Québec. Vous assurez l’accueil, le traitement du courrier, la préparation et la mise en page des dossiers de soumission, le suivi des échéanciers et la gestion documentaire, tout en soutenant les estimateurs et chargés de projets.

Ce poste exige une formation en administration et 2 à 3 ans d’expérience, une maîtrise de Word/Excel/Outlook et un bon

Qualifications

• DEP, DEC ou AEC en administration ou équivalent.
• 2 à 3 années d'expérience dans un rôle administratif similaire.
• Expérience dans la construction, génie civil ou milieu minier appréciée.
• Maîtrise du français parlé et écrit; anglais écrit pour lire la documentation des appels d'offres.

Responsibilities

• Réception et accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires au bureau de Québec.
• Répondre aux appels téléphoniques, traiter le courrier et les communications générales.
• Agir comme personne ressource lors des demandes de soumissions et des suivis.
• Préparer et mettre en page les dossiers de soumission et documents requis.
• Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres.
• Maintenir à jour la liste des soumissions en cours et assurer le suivi des échéanciers.
• Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les tâches administratives.
• Maintenir l'environnement de travail propre et organiser les fournitures de bureau.

Education

DEP/DEC/AEC en administration

Tools

Microsoft Office (Word/Excel/Outlook)

Job description

Sommaire

Sous la responsabilité du chef à l’estimation l'adjointe administrative à l'estimation assure le soutien administratif aux activités d'estimation et de gestion des soumissions pour l'ensemble des divisions. Elle contribue à la préparation des documents d'appels d'offres, au suivi des échéanciers et à la gestion documentaire, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau de Québec par la coordination des services administratifs et de réception.

Responsabilités principales

• Assurer la réception et l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires du bureau de Québec;
• Répondre aux appels téléphoniques et assurer le traitement du courrier et des communications générales;
• Agir comme personne ressource lors de la réception des demandes de soumissions, des suivis et des envois aux clients;
• Préparer, coordonner et effectuer la mise en page des dossiers de soumission et des documents requis;
• Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres aux intervenants concernés;
• Maintenir à jour et assurer un suivi rigoureux de la liste des soumissions en cours;
• Effectuer le classement électronique des dossiers d'estimation et de soumission;
• Maintenir à jour les différents formulaires, modèles et documents utilisés dans le cadre des soumissions;
• Effectuer le suivi des tâches requises avant le dépôt des soumissions afin de s'assurer que l'ensemble des documents et informations demandés sont présent;s;
• Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les différentes activités administratives liées aux estimations;
• Assurer la gestion documentaire des appels d'offres et le respect des échéanciers de dépôt;
• Consulter quotidiennement les plateformes d'appels d'offres, notamment le SEAO, et transmettre l'information pertinente;
• Coordonner la préparation des salles de conférence et veiller à leur bon fonctionnement;
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau, de papeterie et de matériel nécessaire aux opérations du bureau;
• Assurer le maintien d'un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel;
• Maintenir des relations professionnelles et de confiance avec les gestionnaires, professionnels, sous-traitants, fournisseurs et clients;
• Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste.

Qualifications

• DEP, DEC ou AEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif similaire;
• Expérience dans les domaines de la construction, du génie civil ou du milieu minier, un atout;
• Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (particulièrement Word, Excel et Outlook);
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Bonne compréhension de l'anglais écrit afin de lire, comprendre et traiter la documentation liée aux appels d'offres et aux soumissions;
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées.

Aptitudes

• Sens élevé de l'organisation et gestion efficace des priorités;
• Rigueur et souci du détail;
• Esprit d'équipe et approche collaborative;
• Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative;
• Professionnalisme et discrétion;
• Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;
• Respect de la confidentialité.

Conditions de travail

• Horaire : 40 h/semaine, du lundi au vendredi;
• Lieu : bureau de Québec;
• Activités sociales organisées par l'entreprise;
• Assurances collectives;
• REER avec contribution de l'employeur.