Adjoint.e administratif.ive et réceptionniste

Association des constructeurs de routes et grands travaux du Québec (ACRGTQ); Quebec; On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement kilométrage

Assurances collectives 100%

REER collectif

Formation financée par l’employeur

Congés payés pendant les fêtes

Cotisation professionnelle payée

Job summary

Association des constructeurs de routes et grands travaux du Québec (ACRGTQ) recherche une personne pour assurer l’accueil, la réception et le soutien administratif. Le poste contribue au bon fonctionnement quotidien et à l’expérience des membres, visiteurs et employés, avec gestion du courrier, appels et messages et organisation des salles.

Basée au bureau de Québec, la fonction soutient les activités de la direction financière et des services généraux et favorise une communication fluide au

Qualifications

• Expérience en service à la clientèle ou en soutien administratif.

Responsibilities

• Accueil et réception du bureau à Québec et coordination des salles (Montréal et Québec).
• Répondre aux appels et messages, gérer la boîte courriel générale et le courrier.
• Soutenir les activités administratives et les envois massifs selon les besoins.
• Gérer l’inventaire des fournitures et les commandes.
• Assurer le suivi des documents destinés aux membres et partenaires.

Skills

Maîtrise de MS Office

Service à la clientèle

Communication

Organisation et autonomie

Gestion multi-tâches

Education

AEC en bureautique ou coordination administrative

Tools

Microsoft Office

Job description

Sous la responsabilité de la direction principale des finances et des services généraux, la personne titulaire du poste assure l’accueil, la réception ainsi que le soutien administratif de l’organisation. Elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et dans l’expérience offerte aux membres, visiteurs et employés.

Principales responsabilités

Accueil et réception

• Accueillir les visiteurs au bureau de Québec
• Répondre aux appels, les diriger et prendre les messages
• Gérer la boîte courriel générale de l’organisation
• Recevoir, trier et distribuer le courrier (postal et messagerie)
• Assurer la réception et l’envoi des livraisons
• Coordonner le calendrier des salles de réunion (Montréal et Québec)
• Effectuer diverses tâches administratives (courriels, numérisation, envois)
• Soutenir la direction générale dans certains envois massifs
• Maintenir à jour les listes de contacts et les outils de communication interne (Outlook, Teams)
• Mettre à jour les systèmes de réception et le système téléphonique IP

Soutien aux ressources matérielles

• Assurer la gestion du local de fournitures (bureau de Québec)
• Suivre l’inventaire et effectuer les commandes nécessaires
• Procéder aux achats courants (fournitures, café, etc.)
• Veiller à la propreté et à l’ordre des espaces communs

Soutien aux membres

• Assurer l’envoi de documents aux membres (certificats, formulaires, conventions, etc.)

Soutien aux événements

• Participer à l’organisation et à la logistique des événements
• Préparer et imprimer le matériel nécessaire (ex. : porte-noms, documents)
• Assurer un soutien lors des événements (accueil, inscriptions, coordination)
• Collaborer avec les équipes responsables des activités et partenariats

Profil recherché

• AEC en bureautique ou en coordination administrative
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Expérience en service à la clientèle ou en soutien administratif
• Excellentes habiletés en communication et sens du service
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Relations de travail

• Supérieur immédiat : Direction principale des finances et services généraux
• Lieu de travail : Bureau de Québec
• Collaborations : Ensemble du personnel de l’ACRGTQ

Avantages sociaux

• Remboursement des frais de kilométrage pour les déplacements justifiés dans le cadre de vos fonctions
• Remboursement des frais encourus dans le cadre de vos fonctions, sur présentation de pièces justificatives (repas, hébergement, etc.) – politique de remboursement des frais.
• Deux semaines de congé payées pour la période des Fêtes (dates déterminées par le calendrier de la convention collective de l’industrie de la construction).
• Assurances collectives payées à 100% par l’ACRGTQ, à partir de la période d’attente de trois mois. Un plan individuel ou familial est disponible.
• Paiement de la formation en lien avec votre poste payé à 100% par l’ACRGTQ. L’approbation du supérieur immédiat doit être obtenue avant la demande d’inscription aux formations.
• REER collectif - une contribution dans un REER collectif sera faite après une année de service à l’ACRGTQ, selon la grille de contribution.
• Paiement de la cotisation professionnelle, si applicable à votre poste et selon votre formation.