Adjoint.e administratif

Alliance funéraire du royaume; Bas-Saint-Laurent; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régimes de retraite

Job summary

Alliance funéraire du royaume recherche un(e) professionnel(le) administratif(ve) pour gérer et optimiser l’emploi du temps de la direction générale, coordonner les réunions et les déplacements, et assurer le suivi des documents.

Vous accueillez les clients, traitez les appels et assurez le lien avec les équipes; vous gérez les paiements, les encaissements et les rapports de performance; le poste est 100% présent à Rivière-du-Loup et exige une maîtrise avancée d’Office.

Qualifications

• Formation pertinente en administration, comptabilité, service client (DEC ou AEC) ou expérience équivalente
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps
• Aime le travail en équipe; autonome et proactif
• Souhaite offrir un service de qualité et humain
• Discrétion, confidentialité et professionnalisme
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Responsibilities

• Gérer et optimiser l’emploi du temps de la direction et coordonner réunions et déplacements
• Accueillir les clients et acheminer les appels
• Ouverture des dossiers, perception des paiements et encaissements
• Suivi administratif et organisation des documents
• Tenir les indicateurs de performance et rapports demandés
• Préparer et assurer le suivi des réunions du conseil et de l’assemblée générale

Skills

Organisation et planification

Gestion du temps

Travail d'équipe

Autonomie et initiative

Service à la clientèle

Discrétion et professionnalisme

Education

DEC ou AEC en administration/comptabilité/service client ou équivalent

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Gérer et optimiser l’emploi du temps complexe de la direction générale,incluant la planification et la coordination des réunions, des conférencestéléphoniques et des évènements ainsi que l’organisation des déplacementsextérieurs

Accueillir les clients, recevoir les appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées

Faire l’ouverture du dossier, la perception des paiements, les encaissements, pour ensuite faire le lien avec l’équipe

Assurer le suivi administratif et l’organisation des documents

Tenir à jour les outils de suivi et des indicateurs de performance

Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement des activités de la coopérative, préparer et transmettre la documentation requise par ladirection

Responsable des comptes fournisseurs, du suivi des commandes et de la mise à jour de l’inventaire

Participer à la gestion de données, faire des rapports de suivi selon les demandes de la direction

Préparer et assurer le suivi des réunions, dont ceux du conseil d’administration et de l’assemblée générale (ordres du jour, procès-verbaux, convocations)

Exigences et qualités recherchées:

• Formation pertinente en administration, comptabilité, service client (DEC ou AEC) ou toutes expériences de travail équivalentes
• Excellentes compétences organisationnelles, de planification et de gestion du temps
• Aime travailler en équipe, est autonome et désire prendre des initiatives
• Désire offrir un service de qualité et humain à notre clientèle
• À un sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme
• Maitrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). (Obligatoire)
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.

Conditions de travail

• 37.5h / semaine de 8h30 à 16h du lundi au vendredi
• Pause repas de 30 minutes payée
• 100% Présentiel à Rivière-du-Loup
• Vacances selon expériences
• Salaire selon l’expérience
• Assurances collectives et régimes de retraite