Adjoint·e à la direction Nourrir d'abord

Coco Net; Laval; Hybrid; CAD 33,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime d’avantages sociaux

Télétravail possible

9 jours de congés maladie/personnels

2 semaines de vacances après 1 an

Milieu collaboratif

Job summary

Coco Net à Laval recherche un adjoint·e à la direction pour soutenir la direction générale dans la gestion administrative, le suivi des dossiers, et la coordination des échéances. La personne devra être organisée, autonome et proactive, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de préparer des documents et rapports.

Un esprit de collaboration et une excellente communication écrite et orale sont essentiels; le poste prévoit une certaine flexibilité de télétravail selon la politique

Qualifications

• Formation collégiale ou universitaire en administration, bureautique, gestion ou communication.
• 2 à 3 années d’expérience en soutien administratif ou adjoint de direction.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; bonne maîtrise d'Office.
• Expérience en milieu OBNL ou communautaire est un atout.

Responsibilities

• Soutenir la direction générale dans la gestion administrative quotidienne et le suivi des priorités.
• Assurer le suivi des dossiers, demandes, échéanciers et dates administratives et contractuelles.
• Préparer des documents, communications et rapports; organiser les réunions et suivre les décisions.
• Effectuer les relances auprès des équipes, partenaires et fournisseurs.
• Contribuer à l’amélioration des outils et processus administratifs.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Suivi proactif

Bon jugement

Communication écrite

Communication orale

Discrétion

Collaboration

Synthèse d'information

Adaptabilité

Education

Formation en administration

Tools

Word

Excel

Outlook

Teams

Job description

Nourrir d’abord est à la recherche d’un·e adjoint·e à la direction afin de soutenir la direction générale dans la gestion administrative, le suivi des dossiers, la coordination des échéanciers et le bon fonctionnement de l’organisme.

La personne recherchée est organisée, autonome, rigoureuse et proactive. Elle possède une excellente capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à effectuer les suivis et relances nécessaires et à soutenir efficacement la direction dans ses différentes priorités.

Responsabilités principales :

• Soutenir la direction générale dans la gestion administrative quotidienne et le suivi des priorités;
• Assurer le suivi des dossiers, demandes, échéanciers et principales dates administratives, financières et contractuelles;
• Effectuer les relances nécessaires auprès de l’équipe, des partenaires, fournisseurs et collaborateurs;
• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme différents documents, communications et rapports;
• Organiser les réunions et assurer le suivi des décisions, actions et échéances qui en découlent;
• Préparer les documents nécessaires aux rencontres du conseil d’administration et des comités;
• Effectuer certains suivis administratifs liés aux finances, ressources humaines, projets, demandes de financement et redditions de comptes;
• Recueillir, organiser et synthétiser l’information nécessaire afin de soutenir la prise de décision de la direction;
• Soutenir les responsables de secteurs dans la transmission et le suivi des informations administratives et financières;
• Contribuer à l’amélioration des outils, méthodes de travail et processus administratifs de l’organisme.

Cette offre présente les principales responsabilités du poste. La description complète pourra être discutée au cours du processus de sélection.

Compétences et qualités recherchées :

• Excellente capacité d’organisation et de gestion de plusieurs dossiers simultanément;
• Autonomie, sens de l’initiative et capacité à établir les priorités;
• Rigueur, souci du détail et respect des échéanciers;
• Capacité à assurer des suivis de façon proactive et à effectuer les relances nécessaires;
• Bon jugement et capacité à reconnaître les situations nécessitant l’intervention ou la décision de la direction;
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale;
• Discrétion et capacité à traiter des informations confidentielles;
• Bon esprit de collaboration;
• Capacité à synthétiser l’information;
• Grande capacité d’adaptation.

Exigences :

• Formation collégiale ou universitaire en administration, bureautique, gestion, communication ou dans un domaine connexe;
• Minimum de 2 à 3 années d’expérience pertinente en soutien administratif, coordination ou comme adjoint·e de direction;
• Expérience en gestion et suivi de dossiers, coordination de réunions, préparation de documents et suivi d’échéanciers;
• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente pourra être considérée;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et Teams;
• Aisance avec les outils collaboratifs et les environnements de travail numériques;
• Expérience dans le milieu communautaire ou au sein d’un OBNL, un atout.

Ce que nous offrons:

• Poste régulier de 32 à 35 heures par semaine, selon entente;
• Salaire de 23,74 $ à 29,00 $/heure, selon l’expérience;
• Régime d’avantages sociaux;
• Neuf (9) jours de congés maladie/personnels par année;
• Deux (2) semaines de vacances payées pendant la période des Fêtes, après la période de probation;
• Deux (2) semaines de vacances payées après un an de service continu;
• Possibilité de télétravail selon la politique en vigueur et les besoins opérationnels de l’organisme;
• Milieu de travail collaboratif et dynamique;
• Une mission stimulante qui contribue concrètement à la communauté!

Au plaisir de vous rencontrer !