Adjoint du directeur général/Adjointe du directeur général

Gordon Food Service - Canada; Quebec; On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé et dentaire

Programme PAEF

REER avec cotisation employeur

Culture familiale

Avancement professionnel

Participation aux bénéfices

Job summary

Gordon Food Service Canada recherche un assistant administratif chargé de soutenir l'équipe de direction. Vous assurerez la coordination des réunions, la gestion du calendrier et des voyages, et veillerez au bon flux d'informations.

Le poste requiert une expérience confirmée, une parfaite maîtrise du français et de l'anglais, et une forte capacité d'organisation. Travail en présentiel du lundi au jeudi et le vendredi, avec possibilité d’horaires occasionnels hors temps normal.

Qualifications

• Diplôme d'État ou équivalent en secrétariat/administration.
• Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais (parlé et écrit).
• Bonnes compétences informatiques et avec la suite Google.

Responsibilities

• Coordonner les réunions de direction et produire les procès-verbaux et suivis.
• Organiser le classement des dossiers et la confidentialité des informations.
• Assurer la communication des informations au sein de l'équipe de direction (convocations, rappels, plans d’action).
• Maintenir le calendrier des réunions et des événements; fixer les rendez-vous du DG.
• Planifier les voyages et coordonner divers événements et projets.

Skills

Français et anglais (oral et écrit)

Informatique & Google Suite

Organisation et gestion du temps

Initiative et autonomie

Communication interpersonnelle

Fiabilité et discrétion

Gestion multitâches et rigueur

Disponibilités horaires occasionnelles

Education

DEC secrétariat/administration

Tools

Google Suite

Concur

Ariba

Job description

La personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches administratives, en soutien à l’équipe de direction. Elle sera aussi responsable de la coordination de différents événements corporatifs.

Ce que nous offrons :

• Assurance médicale, dentaire, médicaments sur ordonnance et programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) après 30 jours d’emploi.
• Programme complet d’avantages sociaux flexibles.
• Régime enregistré d’épargne retraite (REER) avec cotisation de l’employeur.
• Culture d’entreprise familiale.
• Possibilités d’avancement.
• Programme de participation aux bénéfices.
• Entreprise familiale fondée il y a 128 ans.

Horaire de travail

Du lundi au jeudi de 8h00 à 17h00, et le vendredi de 8h00 à 16h00, cinq (5) jours par semaine en présentiel au bureau.

Principales tâches

• Coordonner les réunions de l’équipe de direction, y assister, en assurer la prise de notes et l’émission des procès-verbaux et différents suivis;
• Assurer le classement adéquat des informations et dossiers confidentiels;
• Assurer une bonne communication de diverses informations aux membres de l’équipe de direction (convocations, rappels, suivis des plans d’action, etc.);
• Maintenir à jour le calendrier des réunions et des événements spéciaux (ex. : les réunions de fin de quart) de la division;
• Fixer et/ou confirmer les rendez-vous et les réunions du directeur général;
• Effectuer les planifications de voyages;
• Coordonner divers événements et projets (divisionnels et nationaux);
• Gérer le contenu des écrans de communication;
• Approuver les comptes de dépenses dans Concur et effectuer les recherches nécessaires;
• Approuver les factures dans Ariba;
• Effectuer et gérer les commandes de papeterie pour la division;
• Produire des présentations, des rapports, mémos et autres documents requis;
• Effectuer toute autre tâche à la demande du gestionnaire.

Compétences recherchées

• D.E.C en secrétariat/administration;
• Expérience de trois (3) à cinq (5) années dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit);*
• Habiletés en informatique, excellente maîtrise de la suite Google;
• Sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et des priorités;
• Sens de l’initiative et autonomie;
• Excellentes habiletés en communications interpersonnelles, tact et diplomatie;
• Être fiable, faire preuve de discrétion, de bon jugement et d’un souci de confidentialité;
• Sens de l’urgence et capacité de mener plusieurs tâches simultanées avec rigueur;
• Disponibilités requises occasionnellement en dehors des heures régulières de travail.

* Anglais requis pour communication avec la clientèle anglophone (20%) et pour communication avec l'équipe au Canada anglais (20%)

Dans le présent texte, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte et inclut le féminin ainsi que toute autre identité de genre.

Service alimentaire Gordon est un employeur appliquant un programme d’accès à l’égalité en emploi en s’efforçant d’offrir un milieu de travail inclusif qui implique tout le monde et qui tire profit des talents diversifiés de ses employés.

Tous les candidats et employés qualifiés seront pris en considération pour un emploi, ou dans les conditions d’emploi, sans égard aux motifs de discrimination énumérés ou analogues, y compris la race, les croyances religieuses, la couleur, le sexe, l’identité de genre, expression sexuelle, incapacité physique, incapacité mentale, âge, ascendance, lieu d’origine, état matrimonial, source de revenu, situation de famille, orientation sexuelle ou statut de personne handicapée admissible.

Si vous avez besoin de mesures d'accommodement raisonnables pour toute partie du processus de demande ou d’embauche en raison d’un handicap, veuillez nous soumettre votre demande à et utiliser les mots « Demande de mesures d'accommodement » dans votre ligne d’objet.