Adjoint.e exécutif.ve

Intercity Packers Ltd.; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance médicale

Assurance dentaire

PAEF

REER

Culture d’entreprise familiale

Avancement professional

Participation aux bénéfices

Job summary

Service alimentaire Gordon recherche une personne administrativeséra bilingue pour soutenir l’équipe de direction à Québec. Vous coordonnez les réunions, prenez des notes et assurez les suivis, tout en gérant les dossiers confidentiels et le calendrier des activités.

Le poste requiert une expérience de 3 à 5 ans et une excellente maîtrise du français et de l’anglais, ainsi qu’une maîtrise avancée de la suite Google.

Qualifications

• D.E.C en secrétariat/administration.
• 3 à 5 années d'expérience dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit).
• Excellente maîtrise de la suite Google.
• Sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps.
• Sens de l’initiative et autonomie.
• Excellentes habiletés en communications interpersonnelles et diplomatie.
• Fiabilité, discrétion et bon jugement.

Responsibilities

• Coordonner les réunions de l’équipe de direction et prendre des notes/procès-verbaux.
• Classer et protéger les informations et dossiers confidentiels.
• Bien communiquer l’information aux membres de l’équipe de direction (convocations, rappels, suivis).
• Maintenir le calendrier des réunions et des événements spéciaux.
• Planifier voyages et rendez-vous du directeur général.
• Coordonner divers événements et projets divisionnels et nationaux.
• Gérer le contenu des écrans de communication et des supports.
• Approuver les dépenses dans Concur et effectuer les recherches.
• Approuver les factures dans Ariba.
• Commander la papeterie et produire présentations et rapports.
• Effectuer toute autre tâche demandée par le gestionnaire.

Skills

Bilingue FR/EN

Organisation

Gestion du temps

Initiative

Communication interpersonnelle

Discrétion/Confidentialité

Polyvalence

Disponibilités hors heures

Education

D.E.C en secrétariat/administration

Tools

Suite Google

Concur

Ariba

Job description

Vous souhaitez vous joindre à une compagnie prospère en pleine croissance, guidée par des valeurs familiales, et qui vous offre des avantages compétitifs ? Étant le plus grand distributeur alimentaire privé en Amérique du Nord, Service alimentaire Gordon pourrait être l'endroit idéal pour votre carrière !

La personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches administratives, en soutien à l’équipe de direction. Elle sera aussi responsable de la coordination de différents événements corporatifs.

Ce que nous offrons :

• Assurance médicale, dentaire, médicaments sur ordonnance et programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) après 30 jours d’emploi.
• Programme complet d’avantages sociaux flexibles.
• Régime enregistré d’épargne retraite (REER) avec cotisation de l’employeur.
• Culture d’entreprise familiale.
• Possibilités d’avancement.
• Programme de participation aux bénéfices.
• Entreprise familiale fondée il y a 128 ans.

Horaire de travail

Du lundi au jeudi de 8h00 à 17h00, et le vendredi de 8h00 à 16h00, cinq (5) jours par semaine en présentiel au bureau.

Principales tâches

• Coordonner les réunions de l’équipe de direction, y assister, en assurer la prise de notes et l’émission des procès-verbaux et différents suivis;
• Assurer le classement adéquat des informations et dossiers confidentiels;
• Assurer une bonne communication de diverses informations aux membres de l’équipe de direction (convocations, rappels, suivis des plans d’action, etc.);
• Maintenir à jour le calendrier des réunions et des événements spéciaux (ex. : les réunions de fin de quart) de la division;
• Fixer et/ou confirmer les rendez-vous et les réunions du directeur général;
• Effectuer les planifications de voyages;
• Coordonner divers événements et projets (divisionnels et nationaux);
• Gérer le contenu des écrans de communication;
• Approuver les comptes de dépenses dans Concur et effectuer les recherches nécessaires;
• Approuver les factures dans Ariba;
• Effectuer et gérer les commandes de papeterie pour la division;
• Produire des présentations, des rapports, mémos et autres documents requis;
• Effectuer toute autre tâche à la demande du gestionnaire.

Compétences recherchées

• D.E.C en secrétariat/administration;
• Expérience de trois (3) à cinq (5) années dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit);* Habiletés en informatique, excellente maîtrise de la suite Google;
• Sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et des priorités;
• Sens de l'initiative et autonomie;
• Excellentes habiletés en communications interpersonnelles, tact et diplomatie;
• Être fiable, faire preuve de discrétion, de bon jugement et d’un souci de confidentialité;
• Sens de l’urgence et capacité de mener plusieurs tâches simultanées avec rigueur;
• Disponibilités requises occasionnellement en dehors des heures régulières de travail.
• * Anglais requis pour communication avec la clientèle anglophone (20%) et pour communication avec l'équipe au Canada anglais (20%).

#GFSQ Dans le présent texte, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte et inclut le féminin ainsi que toute autre identité de genre. Service alimentaire Gordon est un employeur appliquant un programme d’accès à l’égalité en emploi en s’efforçant d’offrir un milieu de travail inclusif qui implique tout le monde et qui tire profit des talents diversifiés de ses employés. Tous les candidats et employés qualifiés seront pris en considération pour un emploi, ou dans les conditions d’emploi, sans égard aux motifs de discrimination énumérés ou analogues, y compris la race, les croyances religieuses, la couleur, le sexe, l’identité de genre, expression sexuelle, incapacité physique, incapacité mentale, âge, ascendance, lieu d’origine, état matrimonial, source de revenu, situation de famille, orientation sexuelle ou statut de personne handicapée admissible. Si vous avez besoin de mesures d’accommodement raisonnables pour toute partie du processus de demande ou d’embauche en raison d’un handicap, veuillez nous soumettre votre demande à et utiliser les mots « Demande de mesures d'accommodement » dans votre ligne d’objet.

Depuis sa fondation en 1897, Service alimentaire Gordon est devenu la plus grande entreprise familiale de distribution de services alimentaires en Amérique du Nord. Bien que nous n'ayons cessé de croître au cours de ces plus de 120 années, nous sommes restés fidèles à ce que nous sommes : passionnément engagés envers nos clients et nos employés. Faire partie de Service alimentaire Gordon signifie faire partie de quelque chose de grand et d'important.