Adjoint(e) exécutif(ve)

Intercity Packers Ltd.; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie

Assurance dentaire

Assurance médicaments

PAEF

REER employeur

Culture familiale

Participation aux bénéfices

Possibilités d’avancement

Job summary

Service alimentaire Gordon recherche un adjoint administratif pour soutenir l’équipe de direction. Vous assisterez les dirigeants, prendrez des notes et publierez les procès-verbaux, assurerez le classement des documents et la diffusion des informations.

Vous gèrerez l’agenda des réunions, coordonnerez les voyages et événements, et gérerez les dépenses et factures via Concur et Ariba. Exigences : DEC, 3–5 années d’expérience, bilingue, maîtrise Google Suite.

Qualifications

• D.E.C en secrétariat/administration.
• Expérience de trois à cinq années dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit).
• Habiletés en informatique, excellente maîtrise de la suite Google; sens de l’organisation et gestion du temps.

Responsibilities

• Coordonner les réunions de l’équipe de direction, assister et prendre des notes, émettre les procès-verbaux et assurer le suivi.
• Classer et gérer les informations et dossiers confidentiels.
• Communiquer efficacement avec l’équipe de direction (convocations, rappels, suivis des plans d’action).
• Maintenir le calendrier des réunions et événements, planifier les voyages et coordonner des projets divisionnels et nationaux.
• Gérer les dépenses via Concur et vérifier les factures dans Ariba; gérer les commandes de papeterie et produire des documents requis.

Skills

Français courant

Anglais parlé/écrit

Organisation et gestion du temps

Communication interpersonnelle

Discrétion et jugement

Education

DEC secrétariat/administration

Tools

Google Workspace

Concur

Ariba

Job description

Vous souhaitez vous joindre à une compagnie prospère en pleine croissance, guidée par des valeurs familiales, et qui vous offre des avantages compétitifs ? Étant le plus grand distributeur alimentaire privé en Amérique du Nord, Service alimentaire Gordon pourrait être l'endroit idéal pour votre carrière !La personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches administratives, en soutien à l’équipe de direction. Elle sera aussi responsable de la coordination de différents événements corporatifs.Ce que nous offrons :Assurance médicale, dentaire, médicaments sur ordonnance et programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) après 30 jours d’emploi.Programme complet d’avantages sociaux flexibles.Régime enregistré d’épargne retraite (REER) avec cotisation de l’employeur.Culture d’entreprise familiale.Possibilités d’avancement.Programme de participation aux bénéfices.Entreprise familiale fondée il y a 128 ans.Horaire de travailDu lundi au jeudi de 8h00 à 17h00, et le vendredi de 8h00 à 16h00, cinq (5) jours par semaine en présentiel au bureau.Principales tâchesCoordonner les réunions de l’équipe de direction, y assister, en assurer la prise de notes et l’émission des procès-verbaux et différents suivis;Assurer le classement adéquat des informations et dossiers confidentiels;Assurer une bonne communication de diverses informations aux membres de l’équipe de direction (convocations, rappels, suivis des plans d’action, etc.);Maintenir à jour le calendrier des réunions et des événements spéciaux (ex. : les réunions de fin de quart) de la division;Fixer et/ou confirmer les rendez-vous et les réunions du directeur général;Effectuer les planifications de voyages;Coordonner divers événements et projets (divisionnels et nationaux);Gérer le contenu des écrans de communication;Approuver les comptes de dépenses dans Concur et effectuer les recherches nécessaires;Approuver les factures dans Ariba;Effectuer et gérer les commandes de papeterie pour la division;Produire des présentations, des rapports, mémos et autres documents requis;Effectuer toute autre tâche à la demande du gestionnaire.Compétences recherchéesD.E.C en secrétariat/administration;Expérience de trois (3) à cinq (5) années dans un poste similaire;Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit);*Habiletés en informatique, excellente maîtrise de la suite Google;Sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et des priorités;Sens de l'initiative et autonomie;Excellentes habiletés en communications interpersonnelles, tact et diplomatie;Être fiable, faire preuve de discrétion, de bon jugement et d’un souci de confidentialité;Sens de l’urgence et capacité de mener plusieurs tâches simultanées avec rigueur;Disponibilités requises occasionnellement en dehors des heures régulières de travail.* Anglais requis pour communication avec la clientèle anglophone (20%) et pour communication avec l'équipe au Canada anglais (20%)______________________________________________________________________________#GFSQDans le présent texte, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte et inclut le féminin ainsi que toute autre identité de genre.Service alimentaire Gordon est un employeur appliquant un programme d’accès à l’égalité en emploi en s’efforçant d’offrir un milieu de travail inclusif qui implique tout le monde et qui tire profit des talents diversifiés de ses employés.Tous les candidats et employés qualifiés seront pris en considération pour un emploi, ou dans les conditions d’emploi, sans égard aux motifs de discrimination énumérés ou analogues, y compris la race, les croyances religieuses, la couleur, le sexe, l’identité de genre, expression sexuelle, incapacité physique, incapacité mentale, âge, ascendance, lieu d’origine, état matrimonial, source de revenu, situation de famille, orientation sexuelle ou statut de personne handicapée admissible.Si vous avez besoin de mesures d'accommodement raisonnables pour toute partie du processus de demande ou d’embauche en raison d’un handicap, veuillez nous soumettre votre demande à et utiliser les mots « Demande de mesures d'accommodement » dans votre ligne d’objet.