Adjoint de direction - centre de communication santé mauricie–centre-du-québec

Claude Grenier Ressources Humaines inc.; Trois-Rivières; Sur place; CAD 35 000 - 51 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Vacances 4 semaines

Assurances collectives

Régime de retraite

Congés fériés et maladie

Résumé du poste

Le Centre de communication santé Mauricie–Centre-du-Québec (CCSMCQ) est à la recherche d’un adjoint(e) de direction pour assister le directeur général dans les tâches administratives et le leadership opérationnel du service.

Vous assurez la gestion du conseil d’administration, la gestion documentaire et des serveurs, l’accueil des visiteurs et les relations avec les partenaires, tout en supportant les processus internes (approvisionnement, paie, sécurité des informations).

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou équivalent.
• Deux à trois ans d’expérience en tant que technicien administratif ou adjoint administratif.
• Expérience dans un organisme public est un atout.
• Connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration est un atout.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office; adaptabilité à de nouveaux outils.

Responsabilités

• Assurer l’organisation et le bon fonctionnement du conseil d’administration.
• Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau et d’entretien.
• Gérer la documentation et l’arborescence des serveurs.
• Collaborer aux processus clés (acquisition, paie, etc.).
• Planifier et mettre à jour les informations sur les plateformes informatiques.
• Produire divers documents selon les instructions.
• Gérer la correspondance papier et électronique.
• Assurer le lien communicationnel entre direction, personnel et partenaires.
• Participer aux demandes d’accès à l’information.
• Accueillir visiteurs et fournisseurs et gérer entrées/sorties.
• Piloter les appels téléphoniques et transferts.

Connaissances

MS Office

Organisation du travail

Autonomie

Sens du détail

Communication écrite

Écoute active

Diplomatie

Esprit d'équipe

Formation

DEC techniques administratives

Description du poste

Le Centre de communication santé Mauricie–Centre-du-Québec (CCSMCQ) est l'organisme responsable de la réception et du traitement des appels d'urgence 911 à caractère médical ainsi que de la répartition des services préhospitaliers d'urgence sur le territoire de la Mauricie et du Centre-du-Québec. Sa mission est de contribuer à diminuer la mortalité et la morbidité de la population en coordonnant l'accès aux services préhospitaliers d'urgence de façon appropriée, efficace et efficiente, en s'appuyant sur du personnel compétent.

Fondé en 2005, le CCSMCQ joue un rôle essentiel dans la chaîne d'intervention d'urgence : c'est notamment son personnel qui répond aux appels, évalue les besoins des citoyens et déploie les ressources ambulancières nécessaires (répartiteurs médicaux d'urgence, personnel de soutien, etc.).

Pour notre client, nous sommes à la recherche d’une personne afin d’agir à titre de :

ADJOINT(E) DE DIRECTION

En interaction étroite avec le directeur général, l’adjoint(e) de direction représente un professionnel de référence en ce qui concerne la réalisation des processus et tâches administratifs. La personne exerce donc un leadership par expertise en fournissant un soutien constant et rigoureux à l’ensemble de l’équipe du CCS au niveau des interventions administratives quotidiennes. Elle joue également un rôle central de partenariat et de soutien dans la réalisation des fonctions reliées à la direction générale. Conséquemment, l’adjoint(e) de direction participe activement à l’accomplissement de la mission de l’entreprise en apportant ses idées et sa collaboration et contribue ainsi au développement d’un esprit de travail efficace et positif pour l’ensemble du personnel.

VOTRE DÉFI

• Agir à titre de responsable de l’organisation et du bon fonctionnement du conseil d’administration (processus / gardienne des règlements et du contenu);
• Opérer une gestion de l’approvisionnement des fournitures de bureau et d’entretien;
• Être responsable de la gestion documentaire, de l’organisation et du maintien de l’arborescence des serveurs (intranet, données GRH, fonds, contacts, etc.);
• Collaborer activement à différents processus clés de l’organisation (acquisition, paie, etc.);
• Prendre en charge la planification et effectue la mise à jour ainsi que la circulation des informations pertinentes sur les différentes plateformes informatiques.
• Réalisr la production d’une variété de documents tant au niveau communicationnel, qu’opérationnel et administratif, à partir d’instructions générales;
• S’assurer d’une bonne gestion de la correspondance papier et électronique (courriels) selon les pratiques établies.
• Agir à titre de lien communicationnel envers la direction, les employés et les différents partenaires, tant locaux que provinciaux;
• Participer directement aux processus reliés à des demandes d’accès à l’information provenant de l’externe;
• Être responsable de l’accueil des visiteurs et des fournisseurs, en plus de veiller à la bonne gestion des entrées et des sorties de jour;
• Piloter le processus des appels téléphoniques ainsi que leurs transferts;

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou dans toute autre discipline appropriée;
• Deux (2) à trois (3) ans d’expérience en tant que technicien administratif, adjoint administratif ou dans une fonction connexe ;
• Expérience pertinente dans un organisme public ou domaine connexe (un atout) ;
• Expérience dans le fonctionnement de conseil d’administration (un atout);
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et facilité à utiliser de nouveaux outils et logiciels ;
• Maîtrise du français, oralement et par écrit;
• Se démarque par sa méthode et son organisation du travail ;
• Fait montre d’un souci du détail dans l’exécution de ses tâches ;
• Travaille avec rigueur et respecte les procédures prescrites ;
• Démontre de l’autonomie et agit avec initiative ;
• Demeure flexible et volontaire à s’adapter face aux imprévus ;
• Fait preuve d’ouverture et est habile à entrer en contact, tant avec la clientèle externe qu’avec les membres du personnel ;
• Se démarque par son orientation vers le travail d’équipe et la collaboration ;
• Affiche un bon niveau de tact et de diplomatie ;
• Est intègre dans ses rapports avec autrui et est capable de maintenir la confidentialité ;
• Démontre un bon niveau d’écoute face à son entourage professionnel;

CONDITIONS

• Poste permanent à temps plein, 35 heures par semaine;
• Horaire de travail : du lundi au vendredi de jour;
• Rémunération selon l’échelle salariale entre 25,54$ et 37,29$;
• 4 semaines de vacances (après 1 an);
• Banque de congés fériés et maladies;
• Assurances collectives complète incluant l’assurance dentaire;
• Régime de retraite à prestations déterminées;

Lieu de l’emploi : Trois-Rivières, Québec

Date d’entrée en poste : Dès que possible

Nous vous remercions à l’avance pour votre candidature. Cependant, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Politique de confidentialité

Conformément à la Loi 25 ou Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, nous respectons la confidentialité des renseignements fournis par les candidats dans le cadre de nos recherches.

En nous transmettant votre CV ou toute autre donnée personnelle, vous exprimez votre consentement à ce que ces informations soient divulguées à notre client dans le cadre de ce mandat et conservées pour une durée déterminée dans notre base de données.