Adjoint Administratif / Reception

Securo-Group-Inc.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

Securo-Group-Inc. à Montréal recherche une personne polyvalente pour l’accueil et l’administration, garantissant l’accueil chaleureux des visiteurs et la gestion du standard et des inscriptions en sécurité.

La candidate coordonnera la répartition des techniciens, planifier les déplacements, préparer les bons de travail et assurer un support administratif et client efficace, tout en maintenant une communication bilingue et le respect des procédures.

Qualifications

• Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription
• Gérer le système téléphonique multi-lignes et la boîte courriel partagée ; aiguiller les demandes vers les bonnes personnes
• Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base
• Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement
• Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps
• Surveiller les demandes de service entrantes et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts
• Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique
• Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards
• Confirmer les rendez-vous avec les clients et envoyer rappels / consignes d’accès
• Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre
• Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition
• Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP
• Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture
• Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction
• Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables et en validant les bons de commande
• Faire le suivi des billets ouverts et des réclamations sous garantie pour une résolution rapide
• Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients
• Élever les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés
• Maintenir une communication claire et bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit
• Remettre aux techniciens la documentation de chantier avant leur arrivée sur site
• Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention
• Consigner les rapports d’incident et plaintes clients selon la procédure interne
• Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition et mise à jour des SOP
• Protéger les données confidentielles des clients et appliquer les politiques de confidentialité et de cybersécurité
• Ces responsabilités soutiennent l’accueil et la coordination logistique pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction client

Responsibilities

• Accueil et réception: Accueillir visiteurs, clients et fournisseurs; respecter les protocoles de sécurité et d’inscription
• Planification et répartition: Surveiller les demandes de service entrantes et créer les bons de travail avec détails complets
• Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences et la proximité
• Élaborer des routes et ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou retards
• Confirmer rendez-vous et envoyer rappels d’accès
• Suivre départs/arrivées et statuts via GPS ou outils de main-d’œuvre
• Coordonner disponibilité des pièces et accès avant répartition
• Soutien administratif et service client: saisir infos, générer bons et rapports, obtenir signatures
• Préparer des résumés quotidiens et rapports de charge pour la direction
• Aider la comptabilité et valider les bons de commande
• Suivre billets ouverts, réclamations sous garantie et visites de retour
• Communication et coordination: point de contact central entre techniciens, commerciaux, chargés de projet et clients
• Élever les problèmes techniques ou conflits de ressources
• Maintenir une communication claire et bilingue (FR/EN)
• Remettre documentation de chantier avant l’arrivée sur site
• Conformité et sécurité: vérifier certifications et EPI, documenter incidents et plaintes
• Amélioration continue: optimiser les flux et mettre à jour les SOP
• Protéger les données des clients et respecter les politiques de confidentialité et cybersécurité
• Ces tâches soutiennent l’accueil et la coordination logistique pour la productivité et la satisfaction client

Job description

Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards

Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés

Maintenir une communication claire et bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel/téléphone, mise à jour des SOP

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.