Adjoint administratif/Adjointe administratif

Normandin Beaudry; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Normandin Beaudry, chef de file en rémunération globale, recherche un adjoint administratif temporaire à Montréal, en mode hybride, pour un poste d’un an à temps plein. Relevant de la Cheffe de la direction des ressources humaines et des services administratifs, la personne soutiendra les activités RH, l’intégration et la coordination des projets transversaux.

Le candidat idéal est rigoureux, organisé et discret, avec expérience en recrutement et intégration, et maîtrise Office 365, CRM, ByD,

Qualifications

• Formation en administration, bureautique, ressources humaines, secrétariat ou discipline pertinente.
• Aisance avec la gestion de calendriers, boîtes partagées, tableaux de suivi et documents collaboratifs.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et jugement.
• Expérience en coordination d’événements, recrutement et intégration est un atout.
• Utilisation de Office 365, CRM, ByD, M-Files et Teams est un atout.

Responsibilities

• Soutien administratif, gestion des priorités et coordination d’agendas.
• Service interne, communication et coordination des demandes.
• Gestion documentaire, correspondance et conformité aux standards.
• Soutien RH, recrutement et intégration des nouveaux employés et stagiaires.
• Organisation d’événements, logistique et expérience employé.
• Suivi de projets, échéanciers et opérations courantes.

Skills

Service client

Organisation

Autonomie

Bon jugement

Événementiel

Recrutement

Intégration

Anglais fonctionnel

Education

Formation en administration, bureautique, RH ou secrétariat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Office 365

CRM

ByD

M-Files

Teams

Job description

Normandin Beaudry, un chef de file en rémunération globale!

Fondée en 1992, Normandin Beaudry est aujourd’hui un joueur de premier plan dans l’univers de la consultation. De ses bureaux de Montréal, de Toronto et de Québec, une équipe de près de 350 spécialistes sert la clientèle pancanadienne de Normandin Beaudry en offrant des services-conseils dans huit champs d’expertise : retraite et épargne, gestion d’actifs, assurance collective, rémunération, santé, performance, communication et administration des régimes de retraite.

Nous sommes à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint administratif pour un poste temporaire d’un an à temps plein pour notre bureau de Montréal selon un mode de travail hybride.

Relevant de la Cheffe de la direction des ressources humaines et des services administratifs, la personne titulaire du poste agit comme point d’appui administratif, organisationnel et opérationnel pour l’équipe RH. Elle contribue notamment aux processus de recrutement, à l’intégration des nouvelles ressources, à la coordination d’activités internes et au suivi de projets transversaux.

Ce rôle demande une grande rigueur, une excellente capacité de coordination, un bon jugement ainsi qu’une aisance à travailler avec plusieurs interlocuteurs et échéanciers à la fois.

Tâches principales confiées à la personne qui occupera le poste :

• Soutien administratif, gestion des priorités et coordination d’agendas : assurer le soutien administratif quotidien auprès de la direction RH et de certains conseillers; organiser les rencontres internes et externes; préparer les suivis; et fournir une assistance lors de réunions, au besoin.
• Service interne, communication et coordination des demandes : agir comme point de contact pour les clients internes et les fournisseurs externes; offrir un service à la clientèle hors pair; traiter les demandes administratives et les demandes de travaux selon les standards; et assurer une communication soutenue avec les parties prenantes.
• Gestion documentaire, correspondance et conformité aux standards : rédiger, réviser, mettre en forme et distribuer des courriels, notes, lettres, formulaires, politiques, procédures et documents internes, tout en respectant les standards de qualité, de présentation et de confidentialité.
• Soutien RH, recrutement et intégration : contribuer aux activités liées aux nouvelles embauches, formations, recrutement, intégration des nouveaux employés et stagiaires, gestion des boîtes courriel fonctionnelles, suivi des candidatures, coordination d’entrevues et mise à jour des tableaux de bord.
• Organisation d’événements, logistique et expérience employé : soutenir la planification et la coordination d’événements internes, de formations et d’activités liées aux stagiaires.
• Suivi de projets, échéanciers et opérations courantes : gérer plusieurs projets ou dossiers simultanément, maintenir une vigilance sur les échéances, calendriers annuels, procédures et points de contrôle.

Pour vous qualifier, vous devez détenir :

• Une formation en administration, bureautique, ressources humaines, secrétariat ou toute autre discipline pertinente.
• Une aisance avec la gestion de calendriers, de boîtes courriel partagées, de tableaux de suivi, de documents collaboratifs et de procédures administratives.
• Une capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, professionnalisme et jugement.
• Une expérience en coordination d’événements, en recrutement, en intégration de nouveaux employés ou en soutien à une équipe RH constitue un atout important.
• Utilisation de Office 365, CRM, ByD, M-Files et Teams sont un atout;

La personne devra posséder les habiletés suivantes :

• Adhésion aux valeurs de Normandin Beaudry : excellence, respect, initiative, collégialité;
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle;
• Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
• Maîtrise de la langue française et avoir un anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit, car la personne en poste sera en relation avec des clients dont la langue d’affaires est l’anglais;
• Capacité à bien établir les priorités et à traiter plusieurs dossiers simultanément;
• Être autonome dans la gestion de ses tâches;
• Posséder un sens de l’organisation aiguisé;
• Avoir le sens des responsabilités et être imputable de ses actions;
• Faire preuve d’un bon jugement;
• Travailler aussi bien en équipe que de manière autonome;

Pourquoi nous rejoindre ?

• Pour occuper un rôle clé au cœur des opérations RH et administratives, avec une contribution concrète à l’expérience employé.
• Pour travailler dans un poste polyvalent qui combine organisation, service interne, coordination, communication et soutien stratégique.
• Pour contribuer à la qualité des processus internes, à la fluidité des opérations et à l’accueil positif des nouveaux employés et stagiaires.
• Pour faire partie d’une équipe qui valorise la rigueur, la collaboration, l’initiative et le sens du service.

Nous valorisons l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI)

Chez Normandin Beaudry, nous reconnaissons que certains groupes de la population font face à des barrières systémiques qui créent des inégalités en emploi. C’est pourquoi nous avons pris l’engagement, envers notre personnel et les personnes candidates, de contribuer à réduire ces inégalités.

Nous honorons cet engagement à travers de multiples initiatives, dont l’amélioration continue de notre processus d’embauche. Celle-ci passe par la mise en place de mécanismes de réduction des biais inconscients, la diversification des réseaux de publication de nos offres d’emploi et la sensibilisation de l’ensemble des membres du personnel grâce à de la formation.

Nous souscrivons à un Programme d’accès à l’égalité en emploi et encourageons les femmes, les personnes en situation de handicap, les Autochtones ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques à soumettre leur candidature.

Normandin Beaudry favorise un milieu de travail inclusif, où le respect des autres et de leurs différences est valorisé. Nous recherchons des candidatures diverses afin de nous doter de talents variés et à valeur ajoutée pour la firme. Si votre situation nécessite des arrangements spéciaux adaptés à votre réalité pendant le processus de sélection, veuillez s.v.p. nous en faire part par courriel à [e-mail]