Coordonnatrice exécutive

Randstad Canada; Montreal (administrative region); On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Poste permanent

Ambiance agréable

Accès métro Bonaventure/McGill

Rémunération compétitive

Mode hybride

Congés 3–4 semaines

Assurance complète

Job summary

Randstad Canada, basée à Montréal, recherche une Coordonnatrice exécutive pour soutenir les associés et mandats stratégiques. Vous assurerez la coordination administrative et logistique, gérerez les agendas et accueillerez clients et candidats avec professionnalisme.

Poste hybride, 3 jours au bureau et 2 jours à domicile. Exigences de bilinguisme (français et anglais) et d’excellentes compétences organisationnelles seront clés pour assurer une expérience client et candidat de haute qualité.

Qualifications

• Expérience dans un rôle de soutien à la haute direction ou coordination de projets et priorités multiples.

Responsibilities

• Assurer la coordination administrative et logistique des mandats de recherche et mandats de cadres.
• Coordonner et optimiser les calendriers des associés et des réunions.
• Accueil des visiteurs, clients et candidats avec professionnalisme et chaleur.
• Rédiger, réviser et mettre en forme documents et présentations de qualité élevée.
• Saisir rigoureusement les interactions dans la base de données et documents de recherche.
• Participer aux réunions clients et préparer rapports et soumissions.

Skills

Bilingue FR et EN

Gestion des priorités

Organisation efficace

Communication professionnelle

Gestion de projets

Tools

Microsoft Office

Bases de données

Job description

Êtes-vous un(e) professionnel(le) de l'administration qui carbure à l'excellence et souhaite évoluer dans un environnement stimulant et hautement collaboratif ? Un chef de file mondial en recherche de cadres et conseil en leadership recherche actuellement sa perle rare pour occuper le poste Coordonnatrice exécutive au sein de son équipe au centre-ville de Montréal. En devenant le point de contact privilégié des dirigeants, des clients et des candidats, vous agirez comme un(e) véritable ambassadeur ou ambassadrice d'une marque synonyme de prestige et de rigueur professionnelle.

Vous travaillerez en étroite synergie avec des associés et des consultants passionnés. Votre quotidien sera tout sauf routinier : vous contribuerez activement au succès de mandats stratégiques d'envergure en assurant un soutien administratif de haut niveau et une coordination d'une efficacité redoutable. Ce rôle clé, basé au centre-ville de Montréal, vous permettra de mettre à profit votre sens de l'organisation et votre souci du détail pour offrir une expérience client et candidat tout à fait exceptionnelle.

Ce défi correspond en tout point à vos aspirations professionnelles et vous avez envie de propulser votre carrière au niveau supérieur ? Ne laissez pas passer cette opportunité de briller et transmettez-nous votre candidature dès aujourd'hui pour amorcer notre discussion !

Avantages

• Poste permanent à temps plein
• Environnement de travail agréable, équipe formidable et magnifiques bureaux
• Accès facile aux stations de métro Bonaventure et McGill
• Salaire concurrentiel selon l'expérience
• Modèle de travail hybride : 3 jours au bureau et 2 jours à domicile
• 3 à 4 semaines de vacances, selon l'expérience
• Assurance complète dès le premier jour

Responsabilités

• Être un(e) partenaire d’affaires clé et efficace pour les associés du bureau.
• Assurer la coordination administrative et logistique des mandats de recherche de cadres tout au long de leur cycle de vie, de leur lancement jusqu’à leur conclusion, en veillant à la qualité des suivis auprès des clients, des candidats et des équipes internes
• Coordonner et optimiser les calendriers des associés : planification et ajustement des rencontres clients, entrevues et réunions internes avec rigueur et efficacité.
• Accueillir avec courtoisie et professionnalisme les visiteurs, clients et candidats, en incarnant la chaleur et l’image de marque du bureau.
• Rédiger, réviser et mettre en forme des documents, rapports et présentations d’une qualité irréprochable, fidèles aux standards élevés.
• Contribuer à la préparation et à la mise à jour des documents de recherche, tout en assurant une saisie rigoureuse des interactions et rencontres dans la base de données.
• Participer aux rencontres clients et appuyer les associés en recueillant l’information clé, en assurant les suivis requis et en préparant les rapports, présentations et soumissions.
• Coordonner de manière proactive les rencontres, appels et suivis des associés en tenant compte de leurs priorités, de leur style de gestion du temps et des exigences propres à chaque mandat.
• Favoriser un environnement collaboratif en participant à la vie du bureau, en bâtissant des relations de confiance et en contribuant au succès collectif de l’équipe administrative.
• Offrir un appui ponctuel et solidaire aux collègues de l’équipe administrative pour assurer la continuité et l’excellence du service.
• Préparer les salles de réunion pour les entrevues (rafraîchissements, matériel, configuration technique).

Qualifications

• Détenir un minimum d’expérience dans un rôle de soutien à la haute direction ou dans une fonction similaire impliquant la coordination de projets et la gestion de priorités multiples.
• Maîtriser la Suite Microsoft Office et démontrer une aisance à naviguer dans des bases de données et outils numériques dynamiques.
• Faire preuve d’une curiosité technologique et d’une réelle capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils afin d’optimiser les processus administratifs.
• Avoir le souci du détail et la capacité de concevoir des documents et présentations conformes à l’image de marque, en mettant en valeur l’information de façon claire, soignée et professionnelle.
• Faire preuve d’une présence professionnelle et d’une aisance relationnelle naturelle dans les interactions avec des dirigeants et cadres influents.
• Posséder de solides habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, dans les deux langues officielles.
• Être reconnu(e) pour ses excellentes compétences organisationnelles, sa gestion efficace du temps et sa capacité à jongler avec plusieurs priorités simultanément.
• Être bilingue (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.

Caractéristiques personnelles

• Capacité à faire preuve d’ingéniosité, de proactivité et d’esprit critique dans la résolution de problèmes, tout en demeurant calme et efficace dans les situations « urgentes ».
• Posséder d’excellentes habiletés relationnelles et une intelligence émotionnelle développée dans les interactions avec les clients, les candidats et les collègues.
• Faire preuve d’un excellent jugement, de tact et de discernement, notamment dans les situations délicates ou les communications plus sensibles.
• Être à l’aise de communiquer de vive-voix avec plusieurs parties prenantes externes de l’organisation en faisant preuve d’écoute et de professionnalisme.
• Avoir un souci marqué du détail ainsi qu’un sens développé de la présentation et de la qualité du travail.
• Doté(e) d’un grand positivisme et d’une aisance à naviguer dans un environnement rapide et dynamique.
• Posséder une bonne résistance au stress et la capacité de demeurer calme et posé(e) sous pression.
• Savoir faire preuve de proactivité.

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

• communicar avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
• travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.