Recepcionista

Portofino Multi Family Office; São Paulo; On-site; BRL 22,000 - 36,000; Full time

Job summary

A Portofino Multi Family Office busca uma profissional para atuar como recepcionista/assistente administrativa. A posição envolve atendimento a visitantes, direcionamento de ligações, controle de fluxo de pessoas e suporte às atividades administrativas do escritório.

Você deverá manter a organização das salas e agendas, lidar com correspondências, fornecedores e notas fiscais, além de apoiar reuniões e eventos internos com postura profissional e comunicação clara.

Qualifications

• Ensino médio completo.
• Conhecimento do Pacote Office.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.

Responsibilities

• Recepcionar, identificar e direcionar visitantes, clientes, fornecedores e colaboradores.
• Atendimento telefônico, transferência de ligações e gerenciamento de recados.
• Controlar o acesso e fluxo de visitantes, seguindo procedimentos internos.
• Organizar e administrar a agenda das salas de reunião, realizando reservas e dando suporte aos participantes.
• Receber, identificar e direcionar correspondências, documentos e encomendas.
• Prestar suporte às rotinas administrativas, incluindo controle de notas fiscais, compra de materiais e contato com fornecedores.
• Apoiar reuniões, eventos internos e demandas administrativas da diretoria.
• Controlar o estoque de materiais de escritório e solicitar reposições.
• Zelar pela organização, apresentação e bom funcionamento da recepção e ambientes de uso comum.
• Apoiar as atividades de facilities e demandas relacionadas ao escritório.
• Apoiar outras atividades administrativas da rotina do escritório conforme necessidade.

Skills

Pacote Office

Boa comunicação

Organização

Atenção aos detalhes

Multitarefa

Proatividade

Education

Ensino médio completo

Job description

Principais responsabilidades:

• Recepcionar, identificar e direcionar visitantes, clientes, fornecedores e colaboradores;
• Realizar atendimento telefônico, transferência de ligações e gerenciamento de recados;
• Controlar o acesso e fluxo de visitantes, seguindo os procedimentos internos;
• Organizar e administrar a agenda das salas de reunião, realizando reservas e prestando suporte aos participantes;
• Receber, identificar e direcionar correspondências, documentos e encomendas;
• Prestar suporte às rotinas administrativas, incluindo controle e acompanhamento de notas fiscais, compra de materiais e contato com fornecedores;
• Apoiar a organização de reuniões, eventos internos e demandas administrativas da diretoria;
• Controlar o estoque de materiais de escritório e solicitar reposições quando necessário;
• Zelar pela organização, apresentação e bom funcionamento da recepção e dos ambientes de uso comum;
• Apoiar as atividades de facilities, acompanhando demandas relacionadas à manutenção, organização e funcionamento do escritório;
• Apoiar outras atividades administrativas relacionadas à rotina do escritório, conforme necessidade.

Perfil que buscamos:

• Ensino médio completo;
• Conhecimento do Pacote Office;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Facilidade para lidar com diferentes públicos e demandas simultâneas;
• Perfil cordial, proativo e com postura profissional.