Office Manager

Enter (antes Talisman); São Paulo; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de Inteligência Artificial em crescimento está buscando um Office Manager para garantir um ambiente de trabalho organizado e funcional. Com responsabilidades que incluem a gestão do escritório, organização de eventos e suporte a executivos, procuramos um profissional experiente que valorize resultados e tenha a habilidade de lidar com múltiplas demandas. Venha integrar uma equipe dinâmica onde suas habilidades organizacionais farão a diferença!

Qualificações

• Experiência prévia em Office Management e/ou Secretariado Executivo de no mínimo 8 anos.
• Experiência com organização de viagens, eventos corporativos e rotinas de facilities.
• Inglês Avançado.

Responsabilidades

• Gerenciar o dia a dia do escritório, garantindo que o ambiente esteja sempre funcional.
• Organizar agendas e viagens dos executivos, cuidando de passagens e hospedagens.
• Planejar e executar eventos internos que fortaleçam a cultura e promovam integração entre as equipes.

Conhecimentos

Organização

Proatividade

Comunicação

Atenção aos detalhes

Gestão do tempo

Descrição da oferta de emprego

Enter

A Enter (anteriormente Talisman AI) foi fundada em 2023 com a missão de tornar o Brasil um protagonista em Inteligência Artificial. Unimos a expertise humana à eficiência da IA para ajudar grandes empresas da América Latina a otimizar processos críticos de alto volume e que exigem intenso trabalho manual. Iniciamos nossa jornada aplicando IA para criar defesas jurídicas personalizadas em larga escala, permitindo que grandes empresas reduzam custos advocatícios e aumentem suas taxas de êxito. Atendemos clientes como Nubank, Banco BMG, iFood, SulAmérica, Light, Banco Inter, Banco C6, entre outros.

Vaga

O papel de Office Manager combina organização, proatividade e interação com diferentes áreas da empresa. Você será responsável por garantir o bom funcionamento do escritório e apoiar diretamente a liderança da Enter na gestão da rotina administrativa, logística de agenda e viagens e de eventos internos.

Responsabilidades

Operações do Escritório

• Gerenciar o dia a dia do escritório, garantindo que o ambiente esteja sempre funcional, acolhedor e bem estruturado
• Cuidar de fornecedores, manutenção, materiais e demais demandas de facilities
• Criar processos simples e eficientes para facilitar a rotina da equipe e antecipar possíveis necessidades
  
  
  

Suporte Executivo e Logística

• Organizar agendas e viagens dos executivos, cuidando de passagens, hospedagens e deslocamentos com atenção aos detalhes
• Garantir que a agenda esteja sempre atualizada e otimizada para a produtividade dos líderes
• Apoio em demandas pessoais quando necessário
  
  
  

Cultura e Eventos

• Planejar e executar eventos internos que fortaleçam a cultura e promovam integração entre as equipes
• Apoiar a organização de eventos com clientes, garantindo uma experiência impecável do início ao fim
• Coordenar logística, convites, espaços, catering e materiais necessários para encontros, workshops e reuniões especiais
  
  

O que valorizamos

• Profissionais que não se contentam com respostas superficiais e mergulham nos detalhes
• Baixa necessidade de reconhecimento individual, priorizando o resultado acima do crédito pessoal
• Capacidade excepcional de enfrentar problemas abertos em ambientes não estruturados
• Disposição para aprender, orientar, liderar e seguir conforme necessário
• Senso de urgência desproporcional, mantendo em mente a escalabilidade e a criação de processos replicáveis para garantir o sucesso a longo prazo
• Pessoas curiosas e que conseguem aprender coisas difíceis rapidamente
  
  
  

Requirements

Idealmente, você tem:

• Experiência prévia em Office Management e/ou Secretariado Executivo de no mínimo 8 anos
• Experiência com organização de viagens, eventos corporativos e rotinas de facilities
• Inglês Avançado
• Excelente capacidade de organização, priorização e atenção aos detalhes
• Habilidade para lidar com múltiplas demandas simultaneamente, com agilidade e autonomia
• Boa comunicação verbal e escrita, com postura profissional e cordial no relacionamento com fornecedores, equipe e clientes
• Disponibilidade de trabalho 100% presencial em Pinheiros, São Paulo
• Desejável: experiência em startups ou ambientes dinâmicos de alto crescimento