Jr Asst, Executive

Baxter Healthcare; São Paulo; Presencial; BRL 67 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Baxter Healthcare busca um(a) assistente administrativo(a) para apoiar equipes de marketing e vendas com tarefas administrativas. O papel envolve atendimento, organização de agenda, redação de documentos e suporte em reuniões.

O(a) profissional deverá ter superior completo, pelo menos 3 anos de experiência com executivos, inglês avançado e espanhol básico, além de experiência com sistemas de compras (Concur, Coupa, JDE) e pacote Office 365. A posição é on-site em São Paulo, Brasil.

Qualificações

• Superior completo (Secretariado Executivo, Administração de Empresas ou compatível).
• 3+ anos de experiência no atendimento a executivos de níveis de gerência/diretoria, e atividades e rotinas administrativas.
• Conhecimentos avançados de inglês e básicos de espanhol (desejáveis).
• Experiência comprovada com sistemas de compras e pagamentos (Concur, Coupa e JDE, ou similares).
• Proficiência no uso de aplicativos do Microsoft Office 365 e ferramentas de comunicação online e TI como usuário(a).
• Bons conhecimentos gramaticais do idioma português e de redação.

Responsabilidades

• Prestar suporte administrativo às áreas, mediante o atendimento e realização de ligações telefônicas, recepção, triagem e distribuição de correspondências, organização de arquivo, controle de agenda e outras de caráter correlato.
• Redigir e preparar cartas, relatórios, atas e outros documentos, baseados ou não em minutas.
• Assessorar as reuniões internas da Diretoria e/ou com visitantes, prestando todo o apoio necessário (reserva de salas, equipamentos etc.).
• Organizar viagens nacionais e internacionais, contatando agências, solicitando emissão de passagens, traslados, hospedagem e locação de veículos, providenciando documentação e acompanhando/intermediando todas as ações relacionadas.
• Efetuar compras e administrar pagamentos.
• Recepcionar visitantes, prestando informações e encaminhando-os às pessoas solicitadas.

Conhecimentos

Inglês avançado

Español básico

Comunicação

Formação académica

Superior completo em Secretariado Executivo/Administração de Empresas

Ferramentas

Concur

Coupa

JDE

Microsoft Office 365

Descrição da oferta de emprego

This is whereyour work makes a difference.

At Baxter, we believe every person—regardless of who they are or where they are from—deserves a chance to live a healthy life. It was our founding belief in 1931 and continues to be our guiding principle. We are redefining healthcare delivery to make a greater impact today, tomorrow, and beyond.

Our Baxter colleagues are united by our Mission to Save and Sustain Lives. Together, our community is driven by a culture of courage, trust, and collaboration. Every individual is empowered to take ownership and make a meaningful impact. We strive for efficient and effective operations, and we hold each other accountable for delivering exceptional results.

Here, you will find more than just a job—you will find purpose and pride.

Seu papel na Baxter:

Assessoria ao time de marketing e vendas e suas equipes, auxiliando nas tarefas administrativas da área.

O que você vai fazer:

• Prestar suporte administrativo às áreas, mediante o atendimento e realização de ligações telefônicas, recepção, triagem e distribuição de correspondências, organização de arquivo, controle de agenda e outras de caráter correlato;
• Redigir e preparar cartas, relatórios, atas e outros documentos, baseados ou não em minutas;
• Assessorar as reuniões internas da Diretoria e/ou com visitantes, prestando todo o apoio necessário (reserva de salas, equipamentos etc.);
• Organizar viagens nacionais e internacionais, contatando agências, solicitando emissão de passagens, traslados, hospedagem e locação de veículos, providenciando documentação e acompanhando/intermediando todas as ações relacionadas;
• Efetuar compras e administrar pagamentos;
• Recepcionar visitantes, prestando informações e encaminhando-os às pessoas solicitadas;
• Organizar e zelar pela guarda dos documentos confidenciais da empresa;
• Executar outras atribuições correlatas de acordo com as necessidades da área, tais como apoio nos processos de onboarding e outros;
• Cumprir as normas, procedimentos e políticas corporativas existentes na empresa, incluindo as pertinentes ao Sistema da Qualidade, Saúde, Segurança e Meio Ambiente;
• Zelar pelos equipamentos, recursos e materiais sob sua responsabilidade e pelo ambiente de trabalho.

O que esperamos de você

Superior completo (Secretariado Executivo, Administração de Empresas ou compatível);

3+ anos de experiência no atendimento a executivos de níveis de gerência/diretoria, e atividades e rotinas administrativas;

Conhecimentos avançados de inglês e básicos de espanhol (desejáveis);

Experiência comprovada com sistemas de compras e pagamentos (Concur, Coupa e JDE, ou similares);

Proficiência no uso de aplicativos do Microsoft Office 365 e ferramentas de comunicação online e TI como usuário(a);

Bons conhecimentos gramaticais do idioma português e de redação.

Equal Employment Opportunity

Baxter is an equal opportunity employer. Baxter evaluates qualified applicants without regard to race, color, religion, gender, national origin, age, sexual orientation, gender identity or expression, protected veteran status, disability/handicap status or any other legally protected characteristic.

Reasonable Accommodations

Baxter is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities globally.

Recruitment Fraud Notice

Baxter has discovered incidents of employment scams, where fraudulent parties pose as Baxter employees, recruiters, or other agents, and engage with online job seekers in an attempt to steal personal and/or financial information.

Avenida Dr. Chucri Zaidan 1240|18º andar (Torre A)|Sao Paulo- SP|04711-130|Brazil