Executive Assistant to the Managing Director

360 Social Impact Studios; São Paulo; Híbrido; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

An innovative firm is seeking a dynamic Executive Assistant to support the Managing Director in driving impactful social change. This role goes beyond traditional responsibilities, requiring a proactive thought partner who can manage workflows, anticipate needs, and execute strategic projects. You'll play a crucial role in enhancing the organization's mission, working across diverse cultures and time zones. With a commitment to equity and inclusion, this position offers significant growth opportunities in a collaborative environment focused on transformational social impact.

Serviços

Flexible work hours

Collaborative team culture

Growth opportunities

Exposure to global partnerships

Qualificações

• 3-7 years' experience in administrative roles.
• Exceptional organizational and communication skills required.
• Fluency in Portuguese and English is essential.

Responsabilidades

• Manage complex calendar and schedule meetings across time zones.
• Draft high-quality communications on behalf of the CEO.
• Coordinate program execution for incubators and trainings.

Conhecimentos

Organizational Skills

Communication Skills

Emotional Intelligence

Fluency in Portuguese

Fluency in English

Project Management

CRM Systems

Formação académica

Experience as Executive Assistant

Experience in Operations Management

Ferramentas

Google Workspace

Zoom

Notion

Slack

Calendly

Descrição da oferta de emprego

Executive Assistant to the Managing Director

Executive Assistant to the Managing Director

Direct message the job poster from 360 Social Impact Studios

VC Lab C17 | Innovation Management & Culture | SBA Growth Accelerator Fund Awardee x2 ('24) | Neurodivergent | Venture Studio Founder | AR/VR…

Executive Assistant to the Managing Director

Location: Hybrid (with up to 30

% travel)

Executive Assistant to the Managing Director

Location: Hybrid (with up to 30

% travel)

Time Commitment: Full-time (open to 30+ hours/week)

Start Date: June 1, 2025

Compensation: Starting at R$5,000 up to R$10,000 per month + Benefits

360 Social Impact Studios is a global consulting and innovation firm committed to advancing transformational change across the Global North and South. We partner with visionary leaders and organizations to design and deliver inclusive, equity-driven solutions at the intersection of health, technology, and social impact.

Our work spans North America, Europe, LatAm, and Africa, driving initiatives that blend strategic innovation with community empowerment. The Managing Director is also the Managing Partner of Enough Ventures. Enough Ventures invests in and supports bold founders building the next generation of social impact ventures, providing catalytic capital and capacity-building resources.

Led by Managing Director, Chandler Lewis, our multidisciplinary and globally distributed team works across time zones, cultures, and sectors to transform ideas into action. At 360, we believe innovation is most powerful when it's human-centered, locally grounded, and globally connected. Our team thrives on building meaningful partnerships, scaling equitable innovations, and creating measurable impact where it's needed most.

Position Overview

We seek a dynamic Executive Assistant to serve as a high-level thought partner and strategic operator, supporting the Managing Director across administrative, operational, and partnership functions. This role extends beyond traditional EA responsibilities, requiring someone who can anticipate needs, create systems, manage workflows, and execute cross-cutting projects with precision. You'll be instrumental in advancing mission-critical work and maximizing our impact.

Key Responsibilities

Executive & Calendar Management

• Manage complex calendar prioritization based on strategic goals
• Schedule and coordinate meetings across multiple time zones
• Prepare briefing documents, agendas, and follow-up notes
• Handle travel logistics for conferences and field visits

Communications & Correspondence

• Triage and respond to email and message traffic across accounts
• Draft high-quality communications on behalf of the CEO
• Maintain organized systems for tracking action items and deadlines

Document & Workflow Coordination

• Format proposals, presentations, and program materials
• Organize files across Google Drive and Notion
• Create and maintain templates for key documents
• Manage data collection for KPIs and team progress metrics

Partnership & Program Support

• Maintain partnership development pipeline in CRM systems
• Prepare backgrounders on prospective partners
• Coordinate program execution for incubators, pilots, and trainings
• Liaise with team members and contractors on project timelines

Operations & Team Support

• Manage project dashboards and team workflows
• Support onboarding of new hires and program participants
• Handle administrative tasks including finance workflows
• Proactively identify and propose operational solutions

Qualifications

Required:

• 3-7 years' experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Consultant, Executive Coordinator, or Operations Manager
• Exceptional organizational and communication skills
• Portuguese and English fluency
• Strong emotional intelligence and reliability
• Familiarity with project management and CRM systems
• Experience working across cultures and time zones

Preferred:

• Interest in innovation, equity, health, or global development
• Experience in mission-driven organizations
• Proficiency in Google Workspace, Zoom, Notion, Slack, and Calendly

What We Offer

• Meaningful role driving transformational social impact
• Exposure to global partnerships and cutting-edge innovation
• Flexibility and autonomy with significant growth opportunities
• Collaborative, equity-focused team culture

How to Apply

Interested candidates should submit their resume and a cover letter explaining their interest in this role to [e-mail]. Please include "Executive Assistant Application" in the subject line. 360 Social Impact Studios is committed to diversity, equity, and inclusion in our hiring practices. We encourage applications from candidates of all backgrounds.

PORTUGUESE VERSION

Assistente Executivo(a) do Diretor Geral

Localização: Híbrido (com até 30% d

e viagem)

Compromisso de tempo: Período integral (aberto a 30+ horas/semana)

Data de início: 1 de junho de 2025

Remuneração: A partir de R$5.000 até R$10.000 por mês + Benefícios

A 360 Social Impact Studios é uma empresa global de consultoria e inovação comprometida em promover mudanças transformacionais no Norte e Sul Global. Fazemos parcerias com líderes e organizações visionárias para projetar e entregar soluções inclusivas e orientadas para a equidade na interseção entre saúde, tecnologia e impacto social.

Nosso trabalho abrange a América do Norte, Europa, América Latina e África, impulsionando iniciativas que combinam inovação estratégica com empoderamento comunitário. O Diretor Geral também é o Sócio Gestor da Enough Ventures. A Enough Ventures investe e apoia fundadores audaciosos que constroem a próxima geração de empreendimentos de impacto social, fornecendo capital catalisador e recursos de capacitação.

Liderada pelo Diretor Geral, Chandler Lewis, nossa equipe multidisciplinar e globalmente distribuída trabalha através de fusos horários, culturas e setores para transformar ideias em ação. Na 360, acreditamos que a inovação é mais poderosa quando é centrada no ser humano, fundamentada localmente e conectada globalmente. Nossa equipe prospera na construção de parcerias significativas, na ampliação de inovações equitativas e na criação de impacto mensurável onde é mais necessário.

Visão Geral da Posição

Buscamos um(a) Assistente Executivo(a) dinâmico(a) para servir como parceiro(a) de pensamento de alto nível e operador(a) estratégico(a), apoiando o Diretor Geral em funções administrativas, operacionais e de parceria. Esta função vai além das responsabilidades tradicionais de um AE, requerendo alguém que possa antecipar necessidades, criar sistemas, gerenciar fluxos de trabalho e executar projetos transversais com precisão. Você será fundamental para avançar o trabalho crítico para a missão e maximizar nosso impacto.

Responsabilidades Principais

Gestão Executiva e de Agenda

• Gerenciar a priorização complexa da agenda com base em objetivos estratégicos
• Agendar e coordenar reuniões em múltiplos fusos horários
• Preparar documentos informativos, pautas e notas de acompanhamento
• Gerenciar logística de viagens para conferências e visitas de campo

Comunicações e Correspondência

• Triar e responder ao tráfego de e-mails e mensagens em várias contas
• Redigir comunicações de alta qualidade em nome do CEO
• Manter sistemas organizados para acompanhar itens de ação e prazos

Coordenação de Documentos e Fluxo de Trabalho

• Formatar propostas, apresentações e materiais de programa
• Organizar arquivos no Google Drive e Notion
• Criar e manter modelos para documentos-chave
• Gerenciar coleta de dados para KPIs e métricas de progresso da equipe

Suporte a Parcerias e Programas

• Manter pipeline de desenvolvimento de parcerias em sistemas CRM
• Preparar documentos de contextualização sobre parceiros prospectivos
• Coordenar execução de programas para incubadoras, pilotos e treinamentos
• Fazer a ligação com membros da equipe e contratados sobre cronogramas de projeto

Suporte Operacional e de Equipe

• Gerenciar painéis de projetos e fluxos de trabalho da equipe
• Apoiar a integração de novos contratados e participantes do programa
• Lidar com tarefas administrativas, incluindo fluxos de trabalho financeiros
• Identificar proativamente e propor soluções operacionais

Qualificações

Obrigatórias:

• 3-7 anos de experiência como Assistente Executivo(a), Assistente Pessoal, Consultor(a), Coordenador(a) Executivo(a) ou Gerente de Operações
• Habilidades organizacionais e de comunicação excepcionais
• Fluência em português e inglês
• Forte inteligência emocional e confiabilidade
• Familiaridade com sistemas de gerenciamento de projetos e CRM
• Experiência em trabalhar com diversas culturas e fusos horários

Preferenciais:

• Interesse em inovação, equidade, saúde ou desenvolvimento global
• Experiência em organizações orientadas por missão
• Proficiência em Google Workspace, Zoom, Notion, Slack e Calendly

O Que Oferecemos

• Papel significativo impulsionando impacto social transformador
• Exposição a parcerias globais e inovação de ponta
• Flexibilidade e autonomia com significativas oportunidades de crescimento
• Cultura de equipe colaborativa e focada em equidade

Como Se Candidatar

Candidatos interessados devem enviar seu currículo e uma carta de apresentação explicando seu interesse nesta função para [e-mail]. Por favor, inclua "Candidatura para Assistente Executivo" na linha de assunto. A 360 Social Impact Studios está comprometida com a diversidade, equidade e inclusão em nossas práticas de contratação. Incentivamos candidaturas de candidatos de todos os contextos.

Seniority level

• Seniority level

  Mid-Senior level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Administrative

• Industries

  Professional Training and Coaching

Referrals increase your chances of interviewing at 360 Social Impact Studios by 2x

Executive Assistant To The Managing Director

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