Auxiliar Administrativo - São Paulo

Hubert - Gestão De Ativos Imobiliários E Outsourcing; São Paulo; On-site; BRL 20,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Plano de Saúde/Odontológico

Vale Transporte / Auxílio Combustível

Vale Refeição ou Alimentação

Incentivo a Cursos e Capacitações

Plano de Carreira Estruturado

Job summary

A Campinas ACSP SERVIÇOS DE APOIO ADMINISTRATIVO LTDA oferece vaga para Auxiliar Administrativo na Central de Notas Fiscais, visando garantir o recebimento, conferência, organização e controle das notas de compras e patrimônio.

Você ficará responsável pelo lançamento das notas nos sistemas, assegurando conformidade das informações e o encaminhamento para pagamento, além de recepcionar e organizar documentos, mantendo o fluxo adequado entre Compras, Patrimônio e Financeiro.

Qualifications

• Comunicação escrita e verbal assertiva.
• Operação de sistemas de gestão administrativa.
• Domínio de pacote Office (Excel, Word) e sistemas da área.
• Experiência com atendimento ao público (diferenciais).
• Noções de rotinas administrativas.
• Familiaridade com o portal Meu INSS.
• Técnicas de redação empresarial.
• Gestão de tempo e prioridades.

Responsibilities

• Atuar na Central de Notas Fiscais, responsável pelo recebimento, conferência, organização e controle das notas fiscais de compras e Patrimônio, garantindo o fluxo documental entre Compras, Patrimônio e Financeiro.
• Lançar as notas fiscais nos sistemas da empresa, assegurando a conformidade das informações e o encaminhamento adequado para pagamento.
• Recepcionar as notas fiscais de compras provenientes dos Departamentos de Compras e Patrimônio; classificar, conferir e organizar os documentos fiscais recebidos.
• Realizar o lançamento das notas fiscais nos sistemas corporativos; encaminhar para aprovação e processamento de pagamento; controlar o fluxo de recebimento e tramitação das notas fiscais.
• Manter os documentos fiscais organizados de acordo com os procedimentos internos; apoiar atividades administrativas relacionadas ao controle e gestão de documentos fiscais.
• Atuar em conformidade com as normas e procedimentos internos da empresa

Skills

Boa comunicação escrita e verbal

Organização e controle de documentos

Atenção aos detalhes

Proatividade e responsabilidade

Trabalho em equipe

Education

Ensino médio - Completo

Tools

Excel

Pacote Office

Job description

• Empregos para Auxiliar administrativo são paul...

• Conhecimento básico em documentos fiscais e rotinas administrativas;
• Experiência com lançamento e conferência de notas fiscais será considerada um diferencial;
• Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel;
• Facilidade para organização e controle de documentos;
• Atenção aos detalhes e capacidade analítica;
• Boa comunicação e relacionamento interpessoal;
• Proatividade, comprometimento e senso de responsabilidade;
• Capacidade de trabalhar com prazos e volume de demandas
• Atuar na Central de Notas Fiscais, sendo responsável pelo recebimento, conferência, organização e controle das notas fiscais de compras e Patrimônio, garantindo o corret flow documental entre os Departamentos de Compras, Patrimônio e Financeiro.
• O profissional será responsável pelo lançamento das notas fiscais nos sistemas da empresa, assegurando a conformidade das informações e o encaminhamento adequado para pagamento
• Recepcionar as notas fiscais de compras provenientes dos Departamentos de Compras e Patrimônio;
• Classificar, conferir e organizar os documentos fiscais recebidos;
• Realizar o lançamento das notas fiscais nos sistemas corporativos;
• Encaminhar as notas fiscais para aprovação e processamento de pagamento;
• Controlar o fluxo de recebimento e tramitação das notas fiscais;
• Manter os documentos fiscais organizados e arquivados de acordo com os procedimentos internos;
• Apoiar as atividades administrativas relacionadas ao controle e gestão de documentos fiscais;
• Atuar em conformidade com as normas e procedimentos internos da empresa

Campinas ACSP SERVIÇOS DE APOIO ADMINISTRATIVO LTDA

Descrição Do Trabalho

Missão do cargo

Prestar suporte administrativo ágil e preciso, garantindo a organização documental e a excelência no atendimento inicial aos clientes. O objetivo é assegurar a fluidez dos processos internos e o suporte eficiente à equipe de consultores.

Responsabilidades

• Realizar o primeiro atendimento e cadastro de clientes em canais multicanais (WhatsApp, Telefone, E-mail, Zoom e Presencial)
• Registrar, atualizar e conferir informações no sistema, incluindo senhas de portais oficiais e honorários
• Organizar, digitalizar, arquivar e protocolar documentos garantindo a integridade dos arquivos e processos
• Acompanhar prazos processuais e realizar a solicitação proativa de documentos necessários aos clientes
• Prestar suporte administrativo operacional aos consultores e demais membros da equipe interna
• Tempo médio de resposta nos canais de atendimento
• Índice de assertividade nos cadastros e lançamentos em sistema
• Cumprimento dos prazos de solicitação e protocolo de documentos
• Volume de documentos organizados e digitalizados sem erros
• Nível de satisfação do cliente no primeiro atendimento

Requisitos obrigatórios

• Comunicação escrita e verbal assertiva
• Operação de sistemas de gestão administrativa

Diferenciais

• Experiência com atendimento ao público
• Noções de rotinas administrativas
• Familiaridade com o portal Meu INSS
• Técnicas de redação empresarial
• Gestão de tempo e prioridades

Competências comportamentais

• Organização e atenção aos detalhes
• Proatividade e iniciativa
• Comunicação e relacionamento interpessoal
• Trabalho em equipe
• Adaptabilidade e flexibilidade
• Foco no cliente (Alinhado aos valores)
• Plano de Saúde/Odontológico
• Vale Transporte / Auxílio Combustível
• Vale Refeição ou Alimentação
• Incentivo a Cursos e Capacitações
• Plano de Carreira Estruturado

Oportunidades de desenvolvimento

• Domínio de rotinas administrativas e operacionais de suporte
• Aprimoramento em atendimento multicanal ao cliente
• Conhecimento prático em sistemas de gestão e portais governamentais
• Desenvolvimento de visão analítica para conferência documental
• Capacidade de autogestão e cumprimento de prazos processuais

• Superior cursando na área correlata desejável.
• Experiência prévia em rotinas administrativas.
• Conhecimento de pacote Office (Excel, Word); sistemas da área desejável.
• Organização e atenção a detalhes.
• Experiência no setor de construção civil.

Como Auxiliar Administrativo, você focará em:

• Presta suporte à gestão da empresa, auxiliando áreas administrativas, de finanças, de logística, de pessoal e da área operacional, com o atendimento telefônico, organização de arquivos, envio de documentos, gestão de planilhas, digitação, arquivamento e organização de documentos, distribuição de correspondências e serviços externos, elaboração de relatórios, documentos e planilhas de controle.

Recepção e Agendamento Ativo/Receptivo: Atender chamadas, mensagens de WhatsApp, e-mails ou solicitações no site para marcar horários na oficina;

Campanhas de Revisão: Contatar ativamente clientes cujos veículos estão próximos do período de revisão programada ou manutenção preventiva;

Gestão e Distribuição da Agenda: Organizar a capacidade diária da oficina para evitar gargalos, ociosidade ou sobrecarga em dias e horários específicos;

Confirmação de Presença: Realizar contatos prévios para confirmar os agendamentos, reduzindo o índice de ausências (no-show);

Integração com Sistemas (DMS/CRM): Atualizar cadastros de clientes e registrar o histórico de interações e manutenções nas plataformas da concessionária;

Esclarecimento de Dúvidas: Informar valores estimados, tempo médio de execução do serviço e orientações sobre a entrega do veículo.

Requisitos e qualificações:

• Boa comunicação verbal e escrita.
• Domínio do pacote Office.
• Experiência em atendimento telefônico.
• Organização e atenção aos detalhes.

Benefícios: Vale transporte 6% (caso solicitar), Cesta básica, Vale Refeição de R$ 25,00

Jornada de trabalho: Segunda à Sexta das 07h às 16h com sábados alternados das 07h às 12h. Segunda à Sexta das 09h às 18h com sábados alternados das 07h às 12h.

Conhecimentos:

Escolaridade: Ensino médio - Completo