Assistente Executiva Bilingue - Confidencial

Pay Competitive

Employment type Full-Time

Job Description

Empresa de infraestrutura a nível America Latina busca profissional para atuar no planejamento e execução dos serviços de secretaria, assessorar os executivos no que for necessário para organizar seu tempo e administrar a manutenção geral do escritório.

Main responsibilities

• Assessorar os Diretores em suas atividades, tais como: organização das agendas de reuniões; organização de viagens corporativas, sendo responsável por toda a logística, emissão de passagens aéreas, reserva de hotéis, locação de carros, liberação de cartão para uso no exterior, solicitação de seguro viagem, solicitação de plano de dados quando necessário e controle de pagamento dos gastos; solicitação de reembolso médico e seu acompanhamento. E demais atividades solicitadas;
• Supervisionar a compra de materiais de escritório/copa/limpeza e higiene, planejar com a recepção as aquisições de forma a realizá-las no tempo correto, na quantidade certa, além de trabalhar o desenvolvimento de fornecedores não produtivos, com o objetivo de sempre ter estoque suficiente para a realização das atividades da Empresa;
• Manutenção geral do escritório, promovendo ao menor custo possível conforto, higiene, segurança, manutenção e infraestrutura para que as pessoas possam desempenhar as suas funções de forma produtiva no escritório;
• Administrar os contratos com fornecedores (agência de viagem, operadora de celular e internet, serviço de limpeza/copa), realizar as negociações de forma justa, garantindo sempre as melhores condições para a empresa, principalmente no que se refere às condições de pagamento equilibrando preço, prazo e qualidade;
• Prestar contas dos cartões corporativos - reunindo as notas fiscais com o apoio dos utilizadores e fazendo o rateio. Incluindo as despesas com transporte urbano (táxi);
• Responsável pelo fundo fixo e pagamentos das contas (Aluguel, condomínio, energia, serviço de limpeza, aluguel da impressora, celular, internet, cartório, ar-condicionado, filtro, plantas e flores);
• Organizar a parte administrativa na utilização dos celulares, comprando os chips, alocando ao usuário solicitado, fazendo acompanhamento e rateio das contas;
• Supervisionar a recepção em suas atribuições, auxiliar no controle de sala de reuniões, atendimento telefônico e seu direcionamento, recebimento documentos e itens diversos e serviços de logística.

Requirements and skills

• Graduação concluída ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas;
• Pacote Office;
• Inglês avançado;
• Espanhol será um diferencial.

Additional information

Vaga para pessoas com deficiência

Em sua jornada, você será apoiado com:

• Assistência Médica e odontológica;
• Seguro de Vida;
• Vale Refeição;
• Vale Transporte;
• Remuneração variável.

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