Assistente de Marketing - Eventos

AGAFARMA-ASSOCIACAO GAUCHA DE FARMACIAS E DROGARIAS INDEPEND; Porto Alegre; On-site; BRL 33,000 - 61,000; Full time

Job summary

A Rede Agafarma de Farmácias busca um profissional para atuar na gestão completa de eventos, transformando planejamento em entregas dentro do orçamento e do cronograma. Será responsável por alinhamento com o Analista, contratação de fornecedores, controle de custos e divulgação dos materiais.

O cargo envolve atuação presencial em Porto Alegre, com participação em toda a operação desde a montagem até o fechamento de pendências, incluindo notas fiscais e documentação.

Qualifications

• Experiência em planejamento e coordenação de eventos.
• Capacidade de gestão de fornecedores e orçamentos.
• Habilidade em comunicação e cumprimento de prazos.

Responsibilities

• Montar o check-list operacional do evento a partir do briefing.
• Acompanhar prazos do cronograma e sinalizar riscos de atraso.
• Buscar fornecedores para necessidades do evento e levantar preços, opções e datas.
• Conduzir contatos operacionais com fornecedores e briefings de entrega.
• Editar artes de divulgação no Canva e convites dos eventos.
• Participar presencialmente da operação (montagem, credenciamento e suporte).
• Organizar notas fiscais e boletos e encaminhar ao financeiro dentro dos prazos.
• Controlar custos previstos vs realizados e o estoque de materiais.
• Fechar pendências com fornecedores e devolver ou armazenar materiais.

Skills

Gestão de projetos

Negociação com fornecedores

Organização

Comunicação efetiva

Tools

Canva

Planilhas

Job description

O profissional atua transformando o planejamento definido pelo Analista em entregas no prazo, dentro do orçamento e com qualidade, sempre contemplando todas as lojas e regionais da rede.

Entre suas responsabilidades está montar o check-list operacional de cada evento a partir do briefing do Analista, acompanhando os prazos do cronograma e sinalizando com antecedência qualquer risco de atraso. Cabe a ele buscar fornecedores para cada necessidade do evento, como espaço, hospedagem, alimentação, transporte, equipamentos, materiais e brindes, levantando preços, opções, formas de pagamento e datas disponíveis. Com essas informações, monta os comparativos e os encaminha ao Analista para a tomada de decisão.

Após a definição, conduz o contato operacional com os fornecedores, o que inclui confirmações, briefings de entrega e acompanhamento de prazos. Também mantém atualizada a base de fornecedores por tipo de serviço e por região, além de arquivar e organizar os contratos e documentos de cada evento. Na frente de comunicação, edita no Canva as artes de divulgação e os convites dos eventos.

Durante a realização, participa presencialmente da operação, atuando na montagem, recepção, credenciamento, suporte a palestrantes e parceiros, resolução de imprevistos e desmontagem.

No âmbito administrativo e financeiro, organiza notas fiscais e boletos e os encaminha ao Financeiro dentro dos prazos, além de manter atualizado o controle de custos de cada evento (previsto x realizado), que serve de base para a análise do Analista. Também é responsável por controlar o estoque de materiais de eventos, como banners, displays, brindes e kits. Ao final de cada evento, fecha as pendências com fornecedores e garante que os materiais sejam devolvidos ou armazenados corretamente.

• Montar o check-list operacional de cada evento a partir do briefing do Analista.
• Acompanhar os prazos do cronograma e sinalizar com antecedência qualquer risco de atraso.
• Buscar fornecedores para cada necessidade do evento: espaço, hospedagem, alimentação, transporte, equipamentos, materiais e brindes.
• Levantar preços, opções, formas de pagamento e datas disponíveis.
• Montar os comparativos e encaminhá-los ao Analista para a decisão.
• Fazer o contato operacional com os fornecedores: confirmações, briefings de entrega e acompanhamento de prazos.
• Manter atualizada a base de fornecedores por tipo de serviço e por região.
• Arquivar e manter organizados os contratos e documentos de cada evento.
• Editar no Canva as artes de divulgação e convite de eventos;
• Participar presencialmente da operação: montagem, recepção, credenciamento, suporte a palestrantes e parceiros, resolução de imprevistos e desmontagem.
• Organizar notas fiscais e boletos e encaminhá-los ao Financeiro dentro dos prazos.
• Manter atualizado o controle de custos de cada evento (previsto x realizado), que serve de base para a análise do Analista.
• Controlar o estoque de materiais de eventos (banners, displays, brindes, kits).
• Fechar pendências com fornecedores e devolver ou armazenar corretamente os materiais.