Assistente Administrativo Ii - Diretoria

Grupo Orizonti; Belo Horizonte; Presencial; BRL 28.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Grupo Orizonti procura profissional para organizar agendas e salas de reuniões, recepcionar documentos e apoiar a diretoria com logística de viagens e suporte ao comercial.

Responsável por atendimento telefônico/presencial e pela manutenção da organização do escritório, garantindo eficiência e qualidade no suporte às demandas diárias.

Formación

• Ensino médio completo.
• Experiência em gestão de agendas e organização de salas.
• Atendimento telefônico e presencial com foco em qualidade e eficiência.

Responsabilidades

• Controlar a agenda de reuniões e reservas de salas.
• Recepcionar documentos, correspondências e pessoas, solicitando assinaturas nos contratos.
• Organizar viagens, reservas de passagem e hospedagem para a diretoria e apoiar a área comercial.
• Apoiar o suporte administrativo geral, mantendo o ambiente organizado e eficiente.
• Atender chamadas e presencialmente, fornecendo suporte aos setores.

Conocimientos

Gestão de agenda

Recepção/ atendimento

Organização de eventos

Contato com diretoria/clientes

Logística de escritório

Educación

Ensino médio completo

Médio

Descripción del empleo

Controlar a agenda das reuniões e reservas das salas através do sistema de agenda compartilhada para assegurar o cumprimento das atividades e fluxo do trabalho. Organizar salas de audioconferências através do sistema de comunicação para realizar reuniões. Recepcionar documentos, correspondências e pessoas, fazendo a triagem dos documentos quando necessário, colher as assinaturas dos diretores nos contratos e direcionar aos setores responsáveis. Solicitar serviço de alimentação e limpeza para organização dos coffees e almoços, através de emails e sistema para as reuniões da alta direção (CEO e Conselho), a fim de manter o ambiente agradável. Realizar atendimento telefônico e presencial, garantindo qualidade e eficiência no suporte às demandas. Providenciar o abastecimento de itens de materiais de escritório e demais demandas através de sistema. Acompanhar e controlar a higienização dos ambientes, bem como a reposição de materiais nos banheiros. Controlar o abastecimento e a organização dos itens de consumo da copa e dos lanches. Acionar e acompanhar o atendimento de profissionais do condomínio sempre que necessário. Acompanhar e organizar as demandas relacionadas à manutenção das instalações e dos ambientes. Apoiar o Comercial na organização de reuniões com clientes, parceiros e demais públicos externos, providenciando lanches e organização do ambiente. Providenciar a compra de passagens aéreas, reservas de hospedagem e solicitações de transfer, conforme as necessidades da diretoria. Organizar e direcionar as demandas relacionadas aos motoristas. Atender a diversas demandas da Diretoria, assegurando agilidade e precisão nas solicitações.

Pré-requisitos:

Ensino médio completo

Formação acadêmica:

Médio