Assistente Administrativo (a)

Reis, Souza, Takeishi & Arsuffi Advogados; São Paulo; Presencial; BRL 28 000 - 39 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Reis, Souza, Takeishi & Arsuffi Advogados está buscando um profissional para atuar como suporte administrativo, com foco em rotinas internas, financeira, compras e organização de agendas. O candidato ideal possui ensino médio completo e experiência em rotinas administrativas, preferencialmente em escritórios de advocacia ou ambientes corporativos.

O perfil deve incluir organização, discrição, proatividade e boa comunicação, contribuindo para manter o escritório funcionando com eficiência e

Qualificações

• Experiência anterior em funções administrativas e secretariado.
• Desejável experiência em escritório de advocacia ou ambiente corporativo.
• Conhecimento de rotinas bancárias, compras, fornecedores, correios e organização de viagens é diferencial.

Responsabilidades

• Organizar e acompanhar as rotinas administrativas gerais do escritório.
• Apoiar sócios, advogados e a equipe em demandas administrativas.
• Organizar documentos, correspondências, arquivos e controles internos.
• Realizar controles e atualizações em planilhas, sistemas e ferramentas administrativas.
• Apoiar o controle de pagamentos, notas fiscais, recibos e documentos administrativos.
• Acompanhar vencimentos e demandas administrativas recorrentes.
• Manter cadastros, listas de contatos e informações de fornecedores atualizados.
• Apoiar a organização logística de compromissos externos, reuniões e viagens.
• Recepcionar clientes e visitantes com cordialidade e profissionalismo.

Conhecimentos

Organização

Discrição

Proatividade

Resolução de problemas

Formação académica

Ensino médio completo

Descrição da oferta de emprego

Job description

O RST&A Advogados é um dos principais escritórios nas áreas do contencioso empresarial estratégico (judicial e arbitral), Propriedade Industrial e operações societárias.

Atendemos algumas das principais empresas nacionais e multinacionais, bem como associações e pessoas físicas, com foco em demandas estratégicas.

O escritório é formado por profissionais com ampla experiência técnica e acadêmica, sempre visando a máxima excelência em nossos serviços. Atuamos em diferentes setores de negócios e prestamos assessoria jurídica em todas as áreas do Direito, ligadas à atividade empresarial.

Main responsibilities

Rotinas Administrativas Internas

• Organizar e acompanhar as rotinas administrativas gerais do escritório.
• Apoiar os sócios, advogados e demais integrantes da equipe em demandas administrativas e operacionais.
• Organizar documentos, correspondências, arquivos e controles internos.
• Realizar controles e atualizações em planilhas, sistemas e ferramentas administrativas.
• Apoiar o controle de pagamentos, notas fiscais, recibos e documentos administrativos.
• Acompanhar vencimentos e demandas administrativas recorrentes.
• Manter atualizados cadastros, listas de contatos e informações de fornecedores.
• Apoiar a organização e manutenção dos procedimentos administrativos internos.

2. Bancos e Serviços Financeiros

• Realizar atividades operacionais junto a bancos e instituições financeiras, conforme orientação e autorização.
• Efetuar depósitos, retiradas, pagamentos e outras operações bancárias autorizadas.
• Organizar comprovantes e documentos relacionados às movimentações bancárias.
• Acompanhar solicitações e pendências junto aos bancos.
• Apoiar a organização de documentos necessários para abertura, manutenção ou atualização de contas e cadastros.
• Manter sigilo sobre informações financeiras e bancárias do escritório e de seus clientes.

3. Correios, Cartórios e Entregas

• Realizar envio e recebimento de correspondências e documentos.
• Controlar postagens, encomendas, Sedex, serviços de motoboy e transportadoras.
• Organizar protocolo e registro de documentos enviados e recebidos.
• Realizar, quando necessário, atividades externas em cartórios, bancos, fornecedores e outros estabelecimentos.
• Acompanhar entregas e prazos de documentos e materiais.

4. Compras e Suprimentos

• Realizar compras de materiais de escritório, copa, limpeza e demais insumos necessários à operação.
• Solicitar e comparar cotações de fornecedores.
• Efetuar pedidos de compra conforme as necessidades e aprovações internas.
• Acompanhar entregas, conferência dos materiais e eventuais trocas ou devoluções.
• Manter controle básico de estoque de materiais e comunicar necessidades de reposição.
• Apoiar a contratação e o relacionamento operacional com fornecedores e prestadores de serviços.
• Buscar alternativas de fornecedores e condições comerciais, sempre observando as políticas e aprovações do escritório.

5. Agenda e Apoio aos Advogados

• Prestar suporte à organização da agenda dos sócios e advogados, conforme orientação.
• Auxiliar no agendamento de reuniões internas e externas.
• Organizar compromissos, reservas e demais providências relacionadas à agenda.
• Apoiar a confirmação de reuniões e compromissos.
• Auxiliar na organização logística de compromissos externos, visitas e eventos.
• Apoiar a preparação de documentos, materiais e demais recursos necessários para reuniões.

6. Sala de Reuniões e Recepção

• Organizar e preparar as salas de reuniões antes dos compromissos.
• Conferir disponibilidade e funcionamento de equipamentos, materiais e recursos necessários.
• Providenciar água, café e demais itens de apoio para reuniões.
• Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade e profissionalismo.
• Comunicar a chegada de visitantes aos responsáveis.
• Manter as áreas comuns e salas de reunião organizadas e adequadas para atendimento.
• Apoiar a organização de reuniões com clientes, incluindo preparação do ambiente e suporte operacional.

7. Viagens e Passagens

• Realizar pesquisas e cotações de passagens aéreas, hotéis, transporte terrestre e outros serviços relacionados a viagens.
• Efetuar reservas e compras de passagens e hospedagens mediante aprovação.
• Organizar informações e documentos de viagens dos sócios e advogados.
• Apoiar a elaboração de roteiros e organização logística de viagens profissionais.
• Acompanhar alterações, cancelamentos e remarcações de reservas.
• Manter registro das despesas e documentos relacionados às viagens.

8. Apoio a Fornecedores e Serviços Gerais

• Manter contato com fornecedores e prestadores de serviços do escritório.
• Acompanhar serviços de manutenção, limpeza, tecnologia, telefonia, condomínio e outros serviços administrativos.
• Comunicar problemas ou necessidades de manutenção e acompanhar sua resolução.
• Apoiar a organização de contratos, propostas, orçamentos e documentos de fornecedores.
• Zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura administrativa do escritório.

Requirements and skills

• Ensino médio completo; desejável formação técnica ou superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.
• Experiência anterior em funções administrativas, secretariado executivo ou assistência administrativa.
• Desejável experiência em escritório de advocacia ou ambiente corporativo de serviços profissionais.
• Conhecimento de rotinas bancárias, compras, fornecedores, correios e organização de viagens será considerado diferencial.

Additional information

Características da Função

Trata-se de uma posição de suporte administrativo e operacional, com atuação transversal junto aos sócios, advogados e equipe do escritório. A profissional deverá ter perfil organizado, discreto, prestativo e resolutivo, sendo capaz de conduzir as demandas de rotina com autonomia, mantendo os responsáveis informados sobre assuntos que dependam de aprovação ou decisão.