Assistente Administrativo

HOSPITAL SÃO VICENTE DE PAULO; Jundiaí; Presencial; BRL 20 000 - 36 000; Tempo integral

Resumo da oferta

O Hospital São Vicente de Paulo procura um profissional para atuar na rotina administrativa de TI. Você irá receber, conferir e lançar notas fiscais de produtos e serviços, além de encaminhar documentação aos setores financeiros.

O cargo exige Ensino Médio completo, com 6 meses de experiência e conhecimentos em ERP. A posição é voltada para atuação administrativa, com foco em contratos, controle de estoque e atendimento a fornecedores.

Qualificações

• Ensino médio completo; superior cursando ou completo é desejável.
• Experiência mínima de 6 meses em rotinas administrativas.
• Conhecimento em lançamento de notas fiscais, contratos e ERP, preferencialmente em ambiente hospitalar.

Responsabilidades

• Receber e conferir notas fiscais de TI, validando valores, quantidades e descrições.
• Lançar entradas no sistema com centro de custo e classificação contábil.
• Encaminhar documentação ao Contas a Pagar e Contabilidade dentro dos prazos.
• Tratar divergências de notas fiscais com fornecedores e suprimentos.
• Organizar contratos, aditivos, propostas e ordens de serviço de TI, com vigências.

Conhecimentos

Administração

Rotinas administrativas

Lançamento de notas fiscais

Formação académica

Ensino Médio Completo

Superior em curso

Ferramentas

ERP

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades:

• Receber e conferir notas fiscais de produtos e serviços de TI (equipamentos, licenças, links de dados, telefonia e contratos de manutenção), validando valores, quantidades e descrição contra o pedido de compra, a ordem de serviço ou o contrato correspondente.
• Lançar a entrada das notas fiscais no sistema, atribuindo corretamente o centro de custo e a classificação contábil.
• Encaminhar a documentação ao Contas a Pagar e à Contabilidade dentro dos prazos estabelecidos, acompanhando o status dos pagamentos e sinalizando pendências à Coordenação.
• Tratar divergências de notas fiscais junto ao fornecedor e ao setor de Suprimentos antes do vencimento.
• Organizar e manter atualizado o arquivo de contratos, aditivos, propostas e ordens de serviço da TI, controlando prazos de vigência e comunicando a Coordenação com antecedência das renovações.
• Atuar como ponto de contato administrativo com fornecedores para questões de documentação, faturamento e agendamentos.
• Receber, triar, protocolar e encaminhar documentos, e-mails e demandas administrativas dirigidas à TI, acompanhando o retorno junto aos setores envolvidos.
• Emitir, coletar assinatura e arquivar os termos de responsabilidade dos equipamentos entregues aos colaboradores (celulares, tablets, notebooks e demais ativos).
• Apoiar o controle patrimonial dos equipamentos de TI, mantendo atualizado o registro de entradas, saídas, transferências e baixas, com a correspondência entre número de patrimônio, número de série e responsável.
• Apoiar a realização dos inventários periódicos do parque de equipamentos.
• Elaborar e manter planilhas e relatórios gerenciais do setor.
• Solicitar e controlar o material de consumo da TI.
• Organizar a agenda de reuniões da Coordenação, elaborar atas e acompanhar os encaminhamentos definidos.
• Manter organizada e atualizada a documentação do setor, apoiando a Coordenação no atendimento a auditorias internas e externas e em processos de acreditação.
• Zelar pelo sigilo das informações contratuais, financeiras e de colaboradores às quais tem acesso, em conformidade com a LGPD e com as políticas institucionais.

Escala: Seg à Sex das 08h às 17h

Requisitos:

• Ensino Médio Completo (Desejável Ensino Superior, cursando ou completo, em Administração, Ciências Contábeis, Gestão ou áreas correlatas.).
• Experiência mínima de 6 meses em rotinas administrativas.
• Desejável vivência com lançamento de notas fiscais, controle de contratos e utilização de sistema de gestão (ERP), preferencialmente em ambiente hospitalar.

Esta oportunidade também é acessível para pessoas com deficiência (PCD).

O Hospital São Vicente de Paulo valoriza a diversidade e trata todas as candidaturas com respeito e sigilo.