Assistente administrativo

Confidencial; Jundiaí; Presencial; BRL 28 000 - 47 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Hospital São Vicente de Paulo procura profissional de suporte administrativo para atuar na área de TI e compras, com foco em recebimento de notas fiscais, conferência de contratos e gestão documental.

A posição envolve controle de estoques, elaboração de relatórios e atendimento a auditorias, com horário de segunda a sexta, das 08h às 17h.

Qualificações

• Ensino Médio completo.
• Experiência mínima de 6 meses em rotinas administrativas.
• Desejável Superior em Administração/Contabilidade (cursando ou completo).
• Experiência com notas fiscais, contratos e uso de ERP; preferencialmente em ambiente hospitalar.

Responsabilidades

• Receber e conferir notas fiscais de TI, validando valores, quantidades e descrição.
• Lançar entradas no ERP com centro de custo e classificação contábil.
• Encaminhar documentação ao Contas a Pagar e à Contabilidade dentro dos prazos.
• Tratar divergências de notas junto ao fornecedor e ao setor de Suprimentos.
• Organizar contratos, aditivos e ordens de serviço da TI, controlando vigência.
• Atuar como ponto de contato administrativo com fornecedores.
• Receber e triagem de documentos dirigidos à TI, encaminhando aos setores.
• Emitir e arquivar termos de responsabilidade de ativos de TI.
• Apoiar controle patrimonial e inventários de equipamentos.
• Organizar agenda de reuniões e atas, acompanhar encaminhamentos.
• Zelar pela confidencialidade conforme LGPD e políticas institucionais.

Conhecimentos

Rotinas administrativas

Comunicação eficaz

Organização de informações

Formação académica

Ensino Médio Completo

Superior em Administração/Contabilidade (cursando)

Ferramentas

ERP

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades

• Receber e conferir notas fiscais de produtos e serviços de TI (equipamentos, licenças, links de dados, telefonia e contratos de manutenção), validando valores, quantidades e descrição contra o pedido de compra, a ordem de serviço ou o contrato correspondente.


• Lançar a entrada das notas fiscais no sistema, atribuindo corretamente o centro de custo e a classificação contábil.


• Encaminhar a documentação ao Contas a Pagar e à Contabilidade dentro dos prazos estabelecidos, acompanhando o status dos pagamentos e sinalizando pendências à Coordenação.


• Tratar divergências de notas fiscais junto ao fornecedor e ao setor de Suprimentos antes do vencimento.


• Organizar e manter atualizado o arquivo de contratos, aditivos, propostas e ordens de serviço da TI, controlando prazos de vigência e comunicando a Coordenação com antecedência das renovações.


• Atuar como ponto de contato administrativo com fornecedores para questões de documentação, faturamento e agendamentos.


• Receber, triar, protocolar e encaminhar documentos, e-mails e demandas administrativas dirigidas à TI, acompanhando o retorno junto aos setores envolvidos.


• Emitir, coletar assinatura e arquivar os termos de responsabilidade dos equipamentos entregues aos colaboradores (celulares, tablets, notebooks e demais ativos).


• Apoiar o controle patrimonial dos equipamentos de TI, mantendo atualizado o registro de entradas, saídas, transferências e baixas, com a correspondência entre número de patrimônio, número de série e responsável.


• Apoiar a realização dos inventários periódicos do parque de equipamentos.


• Elaborar e manter planilhas e relatórios gerenciais do setor.


• Solicitar e controlar o material de consumo da TI.


• Organizar a agenda de reuniões da Coordenação, elaborar atas e acompanhar os encaminhamentos definidos.


• Manter organizada e atualizada a documentação do setor, apoiando a Coordenação no atendimento a auditorias internas e externas e em processos de acreditação.


• Zelar pelo sigilo das informações contratuais, financeiras e de colaboradores às quais tem acesso, em conformidade com a LGPD e com as políticas institucionais.


• Escala: Seg à Sex das 08h às 17h

Requisitos

• Ensino Médio Completo (Desejável Ensino Superior, cursando ou completo, em Administração, Ciências Contábeis, Gestão ou áreas correlatas.).


• Experiência mínima de 6 meses em rotinas administrativas.


• Desejável vivência com lançamento de notas fiscais, controle de contratos e utilização de sistema de gestão (ERP), preferencialmente em ambiente hospitalar.

Esta oportunidade também é acessível para pessoas com deficiência (PCD).

O Hospital São Vicente de Paulo valoriza a diversidade e trata todas as candidaturas com respeito e sigilo.