Analista Administrativo Back Office

Urgo Medical Brasil; São José dos Campos; On-site; BRL 78,000 - 100,000; Full time

Job summary

A Urgo Medical Brasil busca um Analista Administrativo Back Office para atuar em São José dos Campos, com interface constante junto ao time Comercial, distribuidores e clientes dos segmentos hospitalar e clínico.

O profissional será responsável por assegurar a precisão das informações, cumprir as políticas comerciais e manter a qualidade dos processos operacionais, contribuindo para uma operação ágil e organizada.

Qualifications

• Ensino superior completo em Administração ou áreas correlatas.
• Experiência em Backoffice Comercial, Customer Service, Operações ou áreas similares, preferencialmente nos segmentos de saúde, medical devices, hospitalar ou farmacêutico.
• Experiência com sistemas ERP — Omega será considerado um diferencial relevante.
• Excel avançado.
• Conhecimento em rotinas de faturamento, emissão e conferência de notas fiscais e pedidos.
• Conhecimento em ferramentas de BI, como Power BI, será considerado um diferencial.
• Desejável familiaridade com exigências e regulamentações do setor médico-hospitalar, especialmente ANVISA.

Responsibilities

• Acompanhar e validar pedidos de venda, garantindo a correta aplicação das políticas comerciais e dos requisitos de compliance.
• Prestar suporte consultivo ao time Comercial, incluindo vendas, KAMs, gestores e distribuidores, fornecendo informações sobre prazos, disponibilidade de produtos, status de pedidos e regras comerciais.
• Monitorar níveis de estoque e apoiar previsões de demanda, identificando riscos de ruptura e propondo ações corretivas.
• Atuar no tratamento de ocorrências de pós-venda, como devoluções, divergências, estornos e substituições de produtos, buscando agilidade na resolução e satisfação do cliente.
• Elaborar, consolidar e analisar relatórios operacionais e comerciais, incluindo sell-in, sell-out, KPIs, giro e cobertura de estoque.
• Atuar no processo de faturamento, incluindo emissão e conferência de notas fiscais, validação de pedidos e interface com o operador logístico.
• Apoiar auditorias internas e externas, garantindo a organização de documentos, registros e evidências necessárias.
• Assegurar o cumprimento das normas da ANVISA e dos padrões corporativos globais aplicáveis à operação.
• Contribuir para a padronização de processos, automações e projetos de melhoria contínua, buscando maior eficiência para a área de Backoffice.
• Atuar como referência técnica do time, apoiando profissionais juniores e plenos e promovendo o compartilhamento de conhecimento e boas práticas.
• Identificar necessidades e oportunidades de melhoria na operação, propondo soluções que contribuam para a qualidade e agilidade dos processos.

Skills

Excel avançado

Análise de dados

Autonomia

Comunicação clara

Education

Administração ou áreas correlatas

Tools

Omega ERP

Power BI

Job description

Você quer dar mais significado a sua carreira e desempenhar um papel fundamental em uma empresa em rápido crescimento, certificada como Great Place To Work®, e que inova para melhorar a saúde dos pacientes?

Venha fazer parte da Urgo Medical como Analista Administrativo Back Office em São José dos Campos - SP.

Você procura uma empresa onde seu trabalho tenha significado, onde seja possível gerar impacto real e aprender todos os dias? Na Urgo Medical, acreditamos que a inovação pode transformar vidas. Nossa missão é ajudar pacientes a cicatrizarem mais rápido e melhor, por meio de produtos de ponta e serviços digitais inovadores.

Algumas feridas são graves, podem se tornar crônicas ou infectadas, causando dor e isolamento. Enfrentamos esse desafio diariamente ao desenvolver soluções que aceleram a cicatrização e ao liderar projetos ambiciosos, como o nosso objetivo de criar a primeira pele artificial do mundo!

A Urgo Medical também é uma empresa única: Francesa (mais de 80% de nossos produtos são fabricados na França); Familiar (priorizamos uma visão de longo prazo e colocamos nossas equipes no centro do nosso sucesso); A mais dinâmica do setor (+10% de crescimento em 2024); Internacional (presente em 17 países).

Ao se juntar a nós, você conhecerá nossa missão, nossa história, nosso compromisso com a industrialização local e a energia autêntica de nossas equipes. Na Urgo Medical, temos muitas competências — industriais, P&D, comerciais — e todas são essenciais. Se você deseja unir paixão, impacto e inovação, esta oportunidade é para você!

Sobre o Grupo URGO

A Urgo Medical faz parte do Grupo URGO, uma empresa francesa de origem familiar. O grupo atua em dois principais negócios: Urgo Medical e Urgo Healthcare, cuja missão é tratar problemas de saúde do dia a dia.

Com um faturamento de € 870 milhões em 2024, o Grupo URGO emprega mais de 3.600 colaboradores, todos comprometidos com nossa missão na área da saúde.

Você sabia? O fundador do grupo, Hervé Le Lous, compartilha sua experiência empreendedora e sua visão de gestão no Instagram — uma ótima forma de conhecer a cultura da URGO.

Urgo Medical é oficialmente certificada Great Place to Work®!*

Esse reconhecimento é baseado na percepção dos colaboradores e reflete uma cultura de confiança, cuidado e engajamento.

Venha para a Urgo Medical e ajude a construir um ambiente onde todos possam se desenvolver e prosperar.

* Great Place To Work® é uma certificação internacional baseada na qualidade de vida no trabalho.

Sobre a Posição:

Buscamos um(a) profissional para atuar como referência técnica de Backoffice, garantindo a execução eficiente das rotinas que dão suporte ao time Comercial, distribuidores e clientes dos segmentos hospitalar e clínico.

Essa pessoa será responsável por assegurar a precisão das informações, o cumprimento das políticas comerciais e regulatórias e a qualidade dos processos operacionais, contribuindo diretamente para uma operação mais ágil, organizada e eficiente.

A posição possui interface constante com diferentes áreas e parceiros, envolvendo pedidos de venda, estoque, pós-venda, faturamento, importação, logística e análise de indicadores.

É uma oportunidade para quem gosta de atuar com autonomia, resolver problemas, analisar informações e transformar necessidades da operação em soluções práticas.

Principais responsabilidades:

• Acompanhar e validar pedidos de venda, garantindo a correta aplicação das políticas comerciais e dos requisitos de compliance;
• Prestar suporte consultivo ao time Comercial, incluindo vendas, KAMs, gestores e distribuidores, fornecendo informações sobre prazos, disponibilidade de produtos, status de pedidos e regras comerciais;
• Monitorar níveis de estoque e apoiar previsões de demanda, identificando riscos de ruptura e propondo ações corretivas;
• Atuar no tratamento de ocorrências de pós-venda, como devoluções, divergências, estornos e substituições de produtos, buscando agilidade na resolução e satisfação do cliente;
• Elaborar, consolidar e analisar relatórios operacionais e comerciais, incluindo sell-in, sell-out, KPIs, giro e cobertura de estoque;
• Atuar no processo de faturamento, incluindo emissão e conferência de notas fiscais, validação de pedidos e interface com o operador logístico;
• Apoiar auditorias internas e externas, garantindo a organização de documentos, registros e evidências necessárias;
• Assegurar o cumprimento das normas da ANVISA e dos padrões corporativos globais aplicáveis à operação;
• Contribuir para a padronização de processos, automações e projetos de melhoria contínua, buscando maior eficiência para a área de Backoffice;
• Atuar como referência técnica do time, apoiando profissionais juniores e plenos e promovendo o compartilhamento de conhecimento e boas práticas;
• Identificar necessidades e oportunidades de melhoria na operação, propondo soluções que contribuam para a qualidade e agilidade dos processos.

Requisitos:

• Ensino superior completo em Administração ou áreas correlatas;
• Experiência em Backoffice Comercial, Customer Service, Operações ou áreas similares, preferencialmente nos segmentos de saúde, medical devices, hospitalar ou farmacêutico;
• Experiência com sistemas ERP — conhecimento em Omega será considerado um diferencial relevante;
• Excel avançado;
• Conhecimento em rotinas de faturamento, incluindo emissão e conferência de notas fiscais e pedidos;
• Conhecimento em ferramentas de BI, como Power BI, será considerado um diferencial;
• Desejável familiaridade com exigências e regulamentações do setor médico-hospitalar, especialmente ANVISA.

Será um diferencial:

• Experiência no segmento de dispositivos médicos ou produtos hospitalares;
• Conhecimento em Power BI ou outras ferramentas de análise de dados;
• Experiência com análise de sell-in, sell-out, giro e cobertura de estoque;
• Conhecimento do sistema Omega;
• Experiência em ambientes multinacionais.
• Raciocínio analítico e capacidade de interpretar dados e informações;
• Organização, disciplina e atenção aos detalhes;
• Capacidade de priorização e resolução de problemas;
• Comunicação clara e facilidade para atuar com diferentes áreas e públicos;
• Autonomia e senso de responsabilidade;
• Resiliência para lidar com prazos e demandas simultâneas;
• Postura colaborativa e capacidade de influenciar e apoiar tecnicamente o time;
• Ética, comprometimento e foco na qualidade dos processos.